[小學(xué)教育]項目三：文書的管理

1、我想去遠方，我想要怒放,汪峰-怒放的生命.wma,我想去遠方，我想要怒放,,文秘11級,,文書工作與檔案管理實務(wù),項目三,,文書的管理,教學(xué)規(guī)劃,教學(xué)目的 1、了解文書收集的范圍 2、掌握收集文書的方法 3、了解文書歸檔的范圍 4、掌握文書整理與歸檔工作的程序 5、掌握文書整理與裝訂的基本要求教學(xué)重點 1、文書收集的范圍和收集文書的方法 2、

2、文書整理與裝訂工作的基本要求教學(xué)難點 1、收集文書的方法 2、文書整理與裝訂工作的要求教學(xué)方法 講授、討論、實操教學(xué)時數(shù) 6課時,,項目構(gòu)成,任務(wù)一：文書的收集,任務(wù)二：文書的整理與歸檔,,,任務(wù)一 文書的收集,任務(wù)導(dǎo)入,作為A房地產(chǎn)集團公司第一分公司的辦公室秘書，李蕓在日常工作中接觸到大量的文件：有上級來文、本公司對外的發(fā)文，也有下級上報的文件。領(lǐng)導(dǎo)要求李蕓在日常工作中保管好這些文件，以便在年末

3、將其中有價值的文件歸檔。為了防止文件遺失，在日常工作中李蕓非常注意收集往來的文書。但這次在整理所收集的文件時，她發(fā)現(xiàn)總公司《關(guān)于設(shè)立培訓(xùn)部的請示》一文的批復(fù)找不到了。 假定你是李蕓，根據(jù)以上背景， 你將如何完成文件的收集和保管工作？,任務(wù)分析,及時、全面地收集各類文書，是歸檔工作的重要前提，也是保證檔案價值的重要保障。 在實際工作中，客觀上存在著文書及管理文書的專兼職文書人員分散在各個部門的現(xiàn)狀，給文書收

4、集工作及其統(tǒng)一規(guī)范性帶來困難。 為較好地完成文書的收集與管理工作，秘書應(yīng)了解文書收集的范圍、對需要保存的文書能夠進行鑒別，并熟練掌握收集文書的基本方法，能夠妥善保管辦畢文書。,,本節(jié)知識點,,1、文書收集的范圍2、對需要保存的文書能夠進行鑒別3、收集文書的基本方法4、能夠妥善保管辦畢文書,一、文書收集的范圍,1、文書收集涉及部門和人員的范圍（較廣）,重點部門：辦文機構(gòu)（辦公室）、核心部門（如商貿(mào)企業(yè)的銷售部或市場部、財

5、務(wù)部）重點崗位和人員：單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、部門主要領(lǐng)導(dǎo)、秘書及部門內(nèi)勤人員。,誰來統(tǒng)一收集,部門自行收集本部門文書，加以整理保管，定期歸檔,一、文書收集的范圍——,2、收集文書的內(nèi)容與類型,凡本單位在工作中形成或使用的、辦理完畢的，具有利用價值的公文、電報、各種記錄、機關(guān)出版物及各種圖表、簿冊、照片、錄音錄像等資料均需收集。 收集的文書主要有正式文件、非正式文件兩類（P29）,二、收集文書的基本方法,,1、做好日常

6、收集工作發(fā)文注意留存、在辦收文跟蹤收集、定期收集2、充分利用文件登記表的線索作用收文登記表、文件處理單、傳閱文件登記表3、專項活動的文書集中收集保管專題會議、慶典、項目等相關(guān)文書及時收集歸檔4、請示與批復(fù)的文書收集請示與批復(fù)應(yīng)歸為一件，但批復(fù)往往容易“遺失”①財務(wù)或業(yè)務(wù)部門需將批復(fù)用做憑證的情況②以電話或口頭方式對請示進行的非正式批復(fù)③領(lǐng)導(dǎo)直接在請示原件上進行批復(fù)的情況,齊全完整,三、鑒別篩選文書,,依據(jù)歸檔文件目錄

7、對文書進行鑒別篩選 以本單位為主將沒有保存價值的文書另行存放或銷毀 非本單位文件、不需辦理文件,四、妥善保管辦畢文書,,1、保證文書的齊全與完整 做好平時整理工作 關(guān)鍵詞：隨收隨歸2、嚴格管理臨時借閱文書 借閱登記3、定期調(diào)整,HOW？,初步整理（平時整理）,平時整理即初步整理，是指文書部門的工作人員依據(jù)文書產(chǎn)生的規(guī)律，預(yù)設(shè)案盒，將已經(jīng)處理完畢的文件材料，隨時收集、整理，隨時歸入案盒，以為年終

8、或第二年年初系統(tǒng)整理歸檔做高效準備的工作。 隨收隨歸，年底調(diào)定。,,平時整理的意義 反示圖,1、有利于文件的完整，防止丟失和遺漏。 2、有利于平時查找利用，方便工作。 3、有利于分門別類地整理，保證檔案的質(zhì)量。 4、有利于節(jié)省人力和時間，減輕年終工作負擔。,平時整理的操作要點,1、做好平時整理的物質(zhì)準備；（卷夾-對號入座；衣柜-抽屜） 2、及時收集

9、辦畢文書； 3、細心裝訂； 4、適時或定期清查； 5、有些辦理完畢的文件材料可及時整理成檔；（一次會議、一個案件、一個客戶）,,任務(wù)實施,李蕓發(fā)現(xiàn)總公司《關(guān)于設(shè)立培訓(xùn)部的請示》一文的批復(fù)找不到了。如果你是李蕓，你將如何完成該份批復(fù)的收集呢？,1、判斷遺失的文書是否需要收集保存標準：是否辦畢；是否有價值2、查找索要遺失的文書依線索追回：文件傳閱登記表 文件處理單3、對收集

10、的文書加以整理保管圖2-1-1,1、收集的范圍2、鑒別篩選文書,本節(jié)知識應(yīng)用,應(yīng)用知識點,技能訓(xùn)練,你是某電子公司的辦文人員 一、判斷以下文書是否需要進行收集，澄清理由。 …… 二、你發(fā)現(xiàn)一份文件名為《關(guān)于同意購買財務(wù)管理軟件的批復(fù)》，而相應(yīng)的請示原件找不到。該如何查找遺失的請示？,,項目構(gòu)成,任務(wù)一：文書的收集,任務(wù)二：文書的整理與歸檔,,,任務(wù)二 文書的整

11、理與歸檔,任務(wù)導(dǎo)入,A房地產(chǎn)集團公司第一分公司辦公室在年終時共收到數(shù)十份公司文件，辦公室決定對這些文件進行必要的整理，如期向檔案室移交。 假定你是李蕓，根據(jù)以上背景，該如何完成對這些文件的整理與歸檔呢。,任務(wù)分析,李蕓應(yīng)根據(jù)企業(yè)文書歸檔的范圍對收集的文書進行篩查，確定符合歸檔條件的歸檔文書，對歸檔文書進行整理，保證文檔的質(zhì)量，并將整理妥當?shù)奈臋n按要求移交檔案機構(gòu)。,,本節(jié)知識點,,1、文書的整理與歸檔2、文書的歸檔范圍

12、——確定歸檔文書3、歸檔文書的整理4、歸檔,一、文書整理歸檔,,文書整理歸檔是指將辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)過系統(tǒng)整理移交檔案館（室）保存的過程。,文書整理歸檔工作由誰做？,二、文書的歸檔范圍,,◆是對收集的文書進行衡量和篩選的依據(jù)；◆是文檔工作的指導(dǎo)性材料；◆具有科學(xué)性、標準性和規(guī)范性。,,歸檔文件的三個條件：◆ 反映本部門的職能活動；◆ 文件辦理完畢；◆ 具有查考利用價值；,國家標準、行業(yè)標準1、《機關(guān)文件材料歸

13、檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》06-12-18國家檔案局第8號令；2-2-12、企業(yè)機構(gòu)文書歸檔范圍（2-2-2）,三、歸檔文書的整理,,,我國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》中，將歸檔文件整理概括為“將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程”,文書工作環(huán)節(jié)：歸檔文書整理的單位：以件為單位進行裝訂,1、歸檔文書整理的單位,以件為單位進行裝訂。件的定義：一份文件為一件： ◆ 文件正本與定稿為一件

14、； ◆ 正件與附件為一件； ◆ 原件與復(fù)制件為一件； ◆ 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； ◆ 請示與批復(fù)為一件；來函與復(fù)函為一件； ◆ 發(fā)文稿紙及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的文件處理單與被處理文件合為一件； ◆ 報表、名冊、圖冊等，一冊（本）為一件； ◆ 會議紀要或會議記錄一年為一件。,2、歸檔文書整理的原則（要求）,1）遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系和完整性（立足于本單位，以問題為主）； 2）嚴格區(qū)分文件

15、的不同價值； 3）便于文件的保管和利用。,任務(wù)實施,李蕓年末該如何完成公司數(shù)十份文件的整理與歸檔？,1、依據(jù)公司文書歸檔范圍，確定歸檔文件（表2-2-3）；2、修整文件（P44）；3、裝訂文件裝訂順序：圖2-2-1；對方方式：圖2-2-2；裝訂方法：三孔一線式裝訂、不銹鋼夾裝訂；不銹鋼書釘裝訂4、辦理移交歸檔文件移交手續(xù)（清單）：表2-2-4,1、企業(yè)文書歸檔范圍2、歸檔文書的初步整理,本節(jié)知識應(yīng)用,應(yīng)用知識

16、點,一、歸檔文件整理練習(xí)將下列各組文件進行歸檔整理。要求：操作規(guī)范、完整。,練習(xí)1： ①上海自行車一廠1993年生產(chǎn)計劃②上海自行車一廠1993年生產(chǎn)情況報告③上海自行車二廠1993年生產(chǎn)計劃④上海自行車二廠1993年生產(chǎn)情況報告⑤上海自行車三廠1993年生產(chǎn)計劃⑥上海自行車三廠1993年生產(chǎn)情況報告,練習(xí)2： ①××縣人民政府《關(guān)于做好2003年防汛工作的通知》②×

17、5;縣人民政府《關(guān)于2003年防汛工作的報告》③××縣人民政府《關(guān)于再接再勵繼續(xù)做好防汛防臺的工作》④××縣人民政府《關(guān)于防汛、防臺工作的總結(jié)》,練習(xí)3： ①海賓市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)工人的計劃②海賓市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)工人的工作報告③海賓市工業(yè)局關(guān)于加強物資管理的通知④海賓市工業(yè)局關(guān)于加強物資管理的幾項規(guī)定,二、技能訓(xùn)練,作為公司的辦公室秘書，你收集到以下文書(47)。