淺議基層煙草企業(yè)檔案工作人員隊伍建設

1、<p>　　淺議基層煙草企業(yè)檔案工作人員隊伍建設</p><p>　　摘要：檔案工作是煙草企業(yè)整體事業(yè)科學發(fā)展的重要基礎和前提。做好檔案工作關鍵在人。本文針對基層煙草企業(yè)檔案工作人員隊伍存在的問題，提出應從完善機制、整體聯(lián)動、學習培訓、創(chuàng)新服務等環(huán)節(jié)入手，切實加強煙草企業(yè)檔案工作人員隊伍建設。 </p><p>　　關鍵詞：煙草企業(yè) 檔案員 隊伍 檔案工作 </p>

2、<p>　　煙草企業(yè)產(chǎn)生、保存的各類檔案是煙草行業(yè)改革發(fā)展的真實記錄和寶貴財富，是煙草文化的重要組成部分。其中從事檔案工作的人員始終處于檔案工作的核心位置以及企業(yè)管理的關鍵環(huán)節(jié)，作用十分突出、不可替代。 </p><p>　　1 目前基層煙草企業(yè)檔案工作人員隊伍存在的問題 </p><p>　　相對其他企業(yè)，煙草企業(yè)檔案工作基礎較好。目前常德市及所屬7個縣級分公司全部晉升了省特

3、級，實施了檔案工作規(guī)范化管理。盡管煙草企業(yè)基層領導普遍重視廣義上的檔案工作，但對檔案工作人員的管理則明顯滯后，存在的問題不容忽視。 </p><p>　　1.1 檔案員的配備不力 </p><p>　　當前，基層煙草企業(yè)對于檔案工作人員的編制、配置、工作權責等沒有明確的規(guī)定，配備的隨意性較大。據(jù)了解，常德市及所屬煙草企業(yè)均只配備了一名檔案員，絕大多數(shù)為兼職，工作常常是“單兵作戰(zhàn)”。一是省特

4、級檔案室明確要求配備專職檔案員，但確有部分晉升了省特級的煙草公司是辦公室文秘兼職檔案工作，甚至還有檔案員沒有解決正式編制。加之檔案員評職稱、提待遇、職位晉升等渠道有限，工作積極性可想而知。二是檔案員往往兼職過多，難有更多的精力用于做好檔案工作。這往往導致檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、管理欠到位、安全難保障。當前，大部分基層煙草公司兼職檔案員自身業(yè)務不熟，沒有親自參與整理年度文件材料，而是聘請外面的專業(yè)公司或?qū)I(yè)人員集中整理。三是檔案員知識

5、結構不合理。多數(shù)為半路出家，專業(yè)不對口，專業(yè)程度不高，學習機會不多。煙草企業(yè)檔案員不僅應知曉檔案基礎業(yè)務知識，還需了解規(guī)范建檔、檔案信息化等實際操作。然而檔案員隊伍中多數(shù)達不到要求，并且平時主動學習、請教的也很有限。個別檔案員甚至對于本企業(yè)室藏檔案的底子也不清楚，情況也不了解，導致檔案目錄建立欠規(guī)范，難以準確、及時地查閱檔案。 </p><p>　　1.2 檔案員的素質(zhì)不一 </p><p&g

6、t;　　檔案工作的政治性、業(yè)務性、服務性都很強。首先，政治性要求檔案員具有較強的責任心、進取心，包括具有較強的安全保密、收集歸檔意識。然而部分煙草企業(yè)的檔案員身在其位，不謀其職，認為檔案工作出不了效益，也出不了大問題，滿足于將檔案束之高閣，“用時翻一翻，閑時放一邊”。同時工作中怕麻煩，圖簡便，沒有嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，缺乏起碼檔案意識的屢見不鮮。如有的領導或業(yè)務人員沒有及時移交文件材料，而檔案員沒有主動督促歸檔，結果造成文件流失、企業(yè)損失。

7、又如借出檔案時未登記，領導要查時到處找，影響了企業(yè)的利益。其次，業(yè)務素質(zhì)參差不齊，整體水平較低。有的檔案員既不注重檔案材料的收集歸檔，也不能按照業(yè)務規(guī)范整理檔案，更不善于學習先進的管理手段。當然，有的檔案員是因為兼職過多、企業(yè)更重看得見的效益等原因很少有時間、有機會參加系統(tǒng)的檔案業(yè)務知識培訓，加上自身檔案意識不強，缺乏相關的激勵機制，平時難以自覺地學習這方面的專業(yè)知識。然而如此下去，勢必直接造成檔案工作規(guī)范化水平的下降。再次，服務全局的

8、意識和能力有待加強。譬如檔案員主動利用檔案資源，匯總情報或數(shù)據(jù)服務公司的少，積極出謀劃策的少，沒有真正體現(xiàn)檔案的利用價值。另有部</p><p>　　1.3 檔案員隊伍的穩(wěn)定性不夠 </p><p>　　由于體制不完善，缺少相關的政策依據(jù)，基層煙草企業(yè)往往在人事安排上對檔案員缺乏全面、長遠的統(tǒng)籌規(guī)劃，不僅人員素質(zhì)欠缺保障，而且隊伍不夠穩(wěn)定。往往是好不容易培養(yǎng)了一個檔案員，相關業(yè)務比較熟悉了

9、，情況比較清楚了，不久又在人員調(diào)整中離開了檔案工作崗位，然后由另外一個新手接替，并且交接手續(xù)沒有或不規(guī)范。據(jù)反映，大多數(shù)檔案員都兼職辦公室文秘或其他工作，并且辦公室人員崗位變動又較頻繁。辦公室人員異動，往往檔案員也隨之變動，隊伍很不穩(wěn)定。加之檔案員工作量大而難以得到領導重視，辛苦卻難以看到“前途”和“地位”。大家都不大情愿接受這項工作，已接受的大多也想把它推出去。難有檔案員愿意長期做下去，或是為檔案工作長遠打算。由于檔案員隊伍的流動性大

10、，工作往往容易停滯，難以接上，更談不上檔案工作的科學、可持續(xù)發(fā)展。 </p><p>　　2 關于基層煙草企業(yè)檔案工作人員隊伍建設的探討 </p><p>　　基層煙草企業(yè)應堅持人本理念，大處著眼、細節(jié)著手，以“抓管理、抓效益、抓文化”的高度來重視和加強檔案員隊伍建設，以期戰(zhàn)略性、全局性、長遠性地推進檔案工作，服務自身發(fā)展。筆者認為，加強煙草企業(yè)檔案工作人員隊伍建設應從完善機制、整體聯(lián)動、

11、學習培訓、創(chuàng)新服務等環(huán)節(jié)入手，多措并舉，不斷推進。 </p><p>　　2.1 完善相關機制，強化檔案員地位 </p><p>　　一是煙草企業(yè)應切實把檔案工作列入年度工作規(guī)劃和重要議事日程，與其他工作同部署、同推進、同考核，并讓檔案員有效參與其中。二是應在企業(yè)人事規(guī)章制度中補充檔案員的配置要求，為檔案員定編定崗，規(guī)定檔案員的任職條件、職責權利、責任追究等。要結合精細化管理，將那些勤快細

12、心、工作熱情、責任心強的員工選配到檔案員崗位上來。在崗位調(diào)整時，要充分考慮保持煙草企業(yè)檔案員隊伍穩(wěn)定的重要性，慎重以及盡量少調(diào)整檔案員。如確需調(diào)整的，應按規(guī)定辦理交接手續(xù)。三是要依照檔案工作規(guī)范化管理的要求，確保省特級單位配備一名專職檔案員。對于兼職的檔案員應確保其60%以上的精力用于檔案工作?？紤]吸收檔案學、計算機等專業(yè)的員工進入檔案員隊伍。四是制定適當激勵機制，從政治上愛護、工作上關心、待遇上傾斜檔案員，鼓勵他們干一行、愛一行、專一

13、行，充分激發(fā)他們的熱忱和潛能。五是學習宣傳檔案法規(guī)知識，提升上下的檔案意識，營造一種人人重視、支持檔案工作的良好氛圍。 　　2.2 實施整體聯(lián)動，促成檔案工作合力 </p><p>　　在以住的檔案工作中，基層煙草企業(yè)經(jīng)常是辦公室個把檔案員“孤軍奮戰(zhàn)”，其他部門、其他員工則是“作壁上觀”，容易導致各類失誤。當前，煙草企業(yè)必須順應檔案工作規(guī)范化管理的時代要求，切實健全檔案工作網(wǎng)絡，實施整體聯(lián)動。在公司各業(yè)務部門明

14、確一名兼職資料員，協(xié)助檔案員開展工作。建立包括相關領導、檔案員、兼職資料員在內(nèi)的檔案工作網(wǎng)絡，明確各自的工作職責，使檔案員的工作得到多方的支持。同時發(fā)揮團隊精神，變“單兵作戰(zhàn)”為整體聯(lián)動，促成檔案工作的合力。如果把檔案按人事檔案、會計檔案、專賣檔案、銷售檔案等進行分類，而且各業(yè)務部門兼職資料員能在檔案員、專業(yè)人員的指導下，按規(guī)定負責定期做好對口檔案的收集、分類乃至規(guī)范整理，統(tǒng)一移交綜合檔案室，定能極大地提高基層煙草企業(yè)檔案工作的效率與質(zhì)

15、量。與此同時，檔案員要與各業(yè)務部門兼職資料員建立密切的業(yè)務交流和良好的互動關系。檔案員負責對兼職資料員的業(yè)務指導，需經(jīng)常去各業(yè)務部門了解檔案工作情況，發(fā)現(xiàn)問題須及時解決，使兼職資料員能盡快掌握基本技能和知識，盡快進入角色，轉(zhuǎn)為“內(nèi)行”。此外，還需建立相應的考核機制。制定適用的考核標準和評分細則，由檔案員參與考核。例如對各業(yè)務部門的</p><p>　　2.3 加強學習培訓，提升檔案業(yè)務水平 </p>

16、<p>　　首先，檔案員要特別培養(yǎng)自主學習、自我成才的能力。要以高度的責任感和事業(yè)心學習檔案業(yè)務知識，熟悉檔案室檔案資料的分類及存放位置，掌握檔案數(shù)據(jù)錄入、檔案數(shù)字化等專業(yè)技能，加強對新形勢、新載體、新內(nèi)容檔案（如機讀型、微縮型、視聽型檔案）的管理能力，使自己成為業(yè)務能手和復合型人才。而且，檔案員要勤于思考，善于總結，要在實際工作中積累經(jīng)驗、探索工作規(guī)律，不斷提高自己的業(yè)務水平。其次，要制定檔案工作規(guī)范并組織學習。譬如要在充

17、分了解煙草企業(yè)各部門工作職能的基礎上，依據(jù)國家檔案局頒布的法令，確定企業(yè)歸檔文件材料的歸檔范圍和保管期限。然后組織檔案工作網(wǎng)絡全體成員參加的學習培訓，讓大家都熟悉理解，運用實踐。再次，要組織檔案基礎知識的學習培訓。檔案員只有領會、掌握檔案法律法規(guī)及檔案工作業(yè)務知識，熟悉檔案管理的各種環(huán)節(jié)和基本技能，才能“先當學生，后當老師”?？梢愿鶕?jù)實際，適時舉辦煙草行業(yè)檔案基礎知識和業(yè)務技能培訓，培養(yǎng)適應新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。最后，要組織學習

18、交流。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案行政主管部門的領導、專家上門指導、授課；另一方面，要組織檔案工作網(wǎng)絡相關成員到本地、本行業(yè)做得好</p><p>　　2.4 創(chuàng)新服務理念，發(fā)揮檔案利用價值 </p><p>　　檔案工作的“建、管、用”中，“用”即功用，充分發(fā)揮檔案的價值是終極目標，利用檔案做好服務是落腳點。一是優(yōu)秀的檔案員隊伍應創(chuàng)新服務理念和服務模式，加強檔案工作的宣傳力

19、度，使領導和員工認識檔案、了解檔案、重視檔案，懂得利用檔案為企業(yè)服務。檔案員應逐步扭轉(zhuǎn)目前只應付建檔與日常性管理的工作模式，將“等人上門”上升至“靠檔案說話”，變被動服務為主動服務。例如，煙草專賣人員對違法煙販的處罰幅度確定可從業(yè)務檔案中查找到其以前違法事實作依據(jù)，可查找到類似的處罰情況作參考；在開展有關職能檢查活動時，可從相關的檔案中提取到有效依據(jù)；業(yè)務經(jīng)營活動中應執(zhí)行的有關政策、法規(guī)，更是隨時可從檔案中查找利用。二是利用檔案服務企業(yè)

20、決策。企業(yè)管理的核心在于決策。檔案員應創(chuàng)造條件，主動整合檔案資源、編研數(shù)據(jù)、情報、材料為領導決策提供依據(jù)和參考，為煙草行業(yè)的整體發(fā)展貢獻力量。編研檔案資料，除編著《煙草志》外，還可編著行業(yè)書籍公開出版，發(fā)揮檔案的社會效益和經(jīng)濟效益。三是檔案員還應根據(jù)行業(yè)發(fā)展的要求，充分發(fā)揮檔案資源的文化價值。可以利用檔案這一不可再生的文化母資源，開辟榮譽陳列室、編著行業(yè)發(fā)展歷程教材、展示企業(yè)特色文化，把“死檔</p><p>&

21、lt;b>　　參考文獻： </b></p><p>　　[1]張燕.如何當好一名企業(yè)檔案員[J].中外企業(yè)家，2010（16）. </p><p>　　[2]肖軼，惲婭華.入世后國有企業(yè)基層檔案工作的探討[A].檔案工作應對入世挑戰(zhàn)學術研討會文集[C].2002. </p><p>　　[3]王愛萍.淺析新形勢下企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)[A].河南省建