電子商務系統(tǒng)設計與實現 - 檔案館

1、電子文件上傳,1.單個電子文件上傳2.多個電子文件上傳,,單個電子文件上傳,1.1 進入電子文件上傳頁面一、進入“檔案文件信息管理”頁面，可見“全文”圖標（如下圖紅框所示）,,,單個電子文件上傳,1.1 進入電子文件上傳頁面二、在需要添加電子檔案的文件右邊，點擊“全文”圖標即可進入電子文件上傳頁面。也可以在“編輯文件”頁面下直接點擊“輸入員”右側的“全文”按鈕,,,單個電子文件上傳,1.1 進入電子文件上傳頁面三、點擊“全文”圖

2、標進入電子文件上傳頁面,,,單個電子文件上傳,1.2 電子文件上傳,,電子文件上傳頁面分別支持用戶實現案卷或文件全文提要信息的錄入和附件包括電子文件全文的上載。,,單個電子文件上傳,1.2 電子文件上傳一、全文提要信息錄入 用戶可以在頁面上部的文本框中錄入案卷或文件全文的提要信息。如：在下圖我們錄入了案卷或文件責任者的個人信息作為其提要內容。同時，也可以將其它文本的內容粘貼上去。錄入完成后，務必用鼠標左鍵點擊下方的“保存”按

3、鈕，出現對話框，點擊“確定”，完成錄入。,,,,單個電子文件上傳,1.2 電子文件上傳二、單個附件的上傳 在電子文件上傳頁面點擊中下側的“瀏覽”按鈕，用戶可以查找本地計算機以及局域網上所要上載的電子文件,,,單個電子文件上傳,1.2 電子文件上傳二、單個附件上傳 （例子）上載文檔為本地計算機E盤下的“江蘇師范大學檔案館文件.doc”，設置“上傳方式”為“上傳整個文件”；“提取全文”為“將附件內容追加到全文”，點擊

4、“上傳”按鈕。 （如有多個附件，參考批量上傳方法，也可以分別單個上傳）,,,單個電子文件上傳,1.2 電子文件上傳二、單個附件上傳 如果上傳的電子文件不是PDF格式，上傳完畢后點擊“轉換”,,點擊“轉換”后，出現下圖,,單個電子文件上傳,1.2 電子文件上傳二、單個附件上傳 等待幾十秒時間（如果電子文件比較大，等待時間要長一些），點“刷新”按鈕，待“轉換中”變?yōu)椤耙艳D換”，即已將文件格式轉換為PDF格式。,,,電

5、子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳一、進入檔案文件信息管理頁面，點擊“全文” 。,,,電子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳 二、點擊“電子文件上傳”,,,電子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳三、彈出“電子文件批量告訴上傳”界面,,,電子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳四、點擊下圖左上部的▼下拉菜單，選擇電子文

6、件所在磁盤文件夾（如下圖）。,,,電子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳五、點鼠標左鍵選中2012年檔案年檢自查報告（2012年檔案年檢自查報告、附件1 xxxxx和附件2 xxxxx批量上傳），如下圖,,,電子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳六、把鼠標光標放在選中的“2012年檔案年檢自查報告”上，點鼠標左鍵并下拉，將附件1 xxxxx和附件2 xxxxx同時選中（如果要選

7、擇的電子文件不集中，可以按住鍵盤上的“Ctrl”鍵，同時用鼠標選中要上傳的電子文件）?！疤崛∪摹碧庍x擇“提取并追加”， 如果之前有上傳的電子文件，并且不需要繼續(xù)保留，則選擇“提取并替換”。如下圖,,,電子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳七、點擊上圖中的“上傳”按鈕，彈出下面的窗口。,,,電子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳八、點擊上圖中的“確定”按鈕，彈出下面的窗口。,,

8、,電子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳九、點擊上圖右上角的關閉按鈕，顯示出下面的頁面。,,,電子文件批量上傳,2.1 對應一個文件/案卷記錄的電子文件批量上傳,,十、分別將上傳的電子文件轉換成PDF格式。如果用戶不需要將電子文件中的附件內容追加到全文中，可以將電子文件和其對應的附件分兩次進行上傳。上傳附件時全文設置選擇“不提取全文”。,,電子文件批量上傳,2.2對應于不同文件/案卷記錄的的電子文件批量上傳

9、,,對于文件\案卷記錄已經存在的情況,可以分別將對應的電子文件自動掛接到所屬的文件案卷記錄上，有兩種情況，一種是電子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名相同，一種是電子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名不同。,,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名相同時,,一、進入檔案文件信息管理頁面，批量上傳下圖中的“2012年檔案年檢自查報告”和“關于印發(fā)《江蘇省高等學校檔案管理辦法》的通知”2份文件。,,電子文件批量上

10、傳,2.2.1電子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名相同時,,一、點擊上圖中的“上傳文件”按鈕，彈出“電子文件批量上傳”窗口。,,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名相同時,,二、點擊上圖左上部的▼下拉菜單，選擇電子文件所在磁盤文件夾，如下圖,,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名相同時,,二、按住鍵盤上的“Ctrl”鍵，同時用鼠標選中要上傳的電子文件“2012年檔案年檢自查報

11、告”和“關于印發(fā)《江蘇省高等學校檔案管理辦法》的通知”,接著，提取全文選擇“提取并追加”，上傳方式后的“√”去掉，掛接方式選擇“正題名”，如下圖。(提取全文設置時也可以選擇“不提取全文”，等到所有錄入文件目錄的電子文件上傳完后，在檔案管理界面檔案表名上點擊鼠標右鍵，選擇“提取全文”即可),,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名相同時,,三、點擊上圖中的“上傳”按鈕，出現下圖,,電子文件批量上傳,2.2.1電

12、子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名相同時,,四、點擊“確定”按鈕，出現下圖,,電子文件批量上傳,2.2.1電子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名相同時,,五、點擊上圖右下角的“刷新”按鈕，全文顯示所上傳電子文件數量，如下圖,,電子文件批量上傳,2.2.2電子文件名稱和對應的文件/案卷目錄題名不同時,,六、要將對應的電子文件自動掛接到所屬的文件案卷記錄上，電子文件的命名要按照下面列出的規(guī)則命名。電子文件名稱中要有所要掛接的文件案卷的檔

13、號信息。如：文件的檔號為實體分類號：2002-JX13 案卷號：1.0001所要上傳是有2個word文件，則所要掛接到該文件的電子文件的名稱應該為：2002-JX13,1.0001,電子文件名稱,1.doc2002-JX13,1.0001,電子文件名稱,2.doc上傳時需將上傳方式的勾選取消。系統(tǒng)將會根據電子文件名稱中的檔號信息自動搜索對應的文件案卷記錄，如果搜索到，則將電子文件掛接到對應的記錄上，如果沒有搜索到對應的文件案卷