4、高效會(huì)議管理技巧(講師版)

1、高效會(huì)議管理技巧,融道講堂,課程綱要,會(huì)議的類型和目的,制定決策,解決問題,交流匯報(bào),會(huì)議是有必要的嗎？,,時(shí)間成本會(huì)議直接成本機(jī)會(huì)成本,會(huì)議的成本計(jì)算,時(shí)間成本 ＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋會(huì)議秘書工作＋會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資會(huì)議直接成本 ＝會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)＋會(huì)議場地費(fèi)＋旅費(fèi)、食宿費(fèi)＋文件準(zhǔn)備費(fèi)機(jī)會(huì)成本,,會(huì)議必須成功以回收成本,會(huì)議是有

2、必要的嗎？,什么時(shí)候需要召開會(huì)議,什么時(shí)候沒必要開會(huì)？,“必要”的會(huì)議,,,,,,,會(huì)議目的單純化 會(huì)議資料有準(zhǔn)備 會(huì)前先行溝通,書面解決無法當(dāng)場決定的事項(xiàng) 報(bào)告內(nèi)容有摘要 有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門,,,案例討論：最失敗的一次會(huì)議，會(huì)議成功的關(guān)鍵,,,一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn),會(huì)議議程,會(huì)議的準(zhǔn)備,會(huì)后的跟蹤,兩個(gè)基本點(diǎn),一個(gè)中心,會(huì)議規(guī)范流程,開始 歡迎 會(huì)議目的 議程 時(shí)間安排 規(guī)章制度,結(jié)束會(huì)議 總結(jié)

3、安排下次會(huì)議,跟進(jìn) 會(huì)議紀(jì)要 跟進(jìn)計(jì)劃,,準(zhǔn)備會(huì)議,,哪些人參加？,相關(guān)問題的主要決策人,能夠提供相關(guān)意見的人員,為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員,將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議做出的決定的人員,對(duì)問題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員,會(huì)議議程,由重要到不重要會(huì)議開始時(shí)即討論重要議題,以免延誤時(shí)影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)

4、議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會(huì)議造成挫折感。,會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)清單,高效會(huì)議在開始之前就開始了,會(huì)議的四個(gè)階段,會(huì)議結(jié)束,總結(jié)會(huì)議討論結(jié)果,落實(shí)行動(dòng)責(zé)任人,感謝與會(huì)者,會(huì)議評(píng)估,會(huì)議評(píng)估,會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)技巧,會(huì)議記錄者應(yīng)具有的技能與會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)主持人的會(huì)后跟進(jìn),,,,,跟,跟,跟,主持會(huì)議與參與會(huì)議,主持人的守則與責(zé)任,營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的

5、想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度,如何開場,背景：除了會(huì)議召開的背景，也可讓與會(huì)人員自我介紹，并說明對(duì)會(huì)議的期待，以促進(jìn)與會(huì)人員及會(huì)議氣氛的融洽會(huì)議目的議程會(huì)議期待,與會(huì)者的守則與責(zé)任,會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)

6、的肢體語言會(huì)后總結(jié),積極傾聽的技巧,什么是傾聽？傾聽與你是否同意其他人的講話是毫無關(guān)系的。傾聽就是接收到其他人所講的一切。傾聽就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽中的障礙,聽力測試1：商店打烊時(shí),學(xué)會(huì)聽,要學(xué)會(huì)聽，首先要學(xué)會(huì)沉默把所有個(gè)人見解放在一邊聚精會(huì)神，不要走神注意一些非言語的示意動(dòng)作(沉默、手勢模仿、表示贊同、反對(duì)、思考、懷疑、有興趣 或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢 或動(dòng)作。)不加篩選地收集所

7、有的觀點(diǎn)。,采用合適的態(tài)度,傾聽能力測試2,你是哪種態(tài)度？,積極傾聽,重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對(duì)方剛說的話或者直接引用他的話或者用自己的語言重組對(duì)方的話,積極傾聽,重新組合是有利于溝通的重要技巧它可以檢驗(yàn)本人是否聽懂了對(duì)方的意思可以證實(shí)本人聽懂了對(duì)方的意思… (檢驗(yàn)服從個(gè)人動(dòng)機(jī)。證實(shí)則是關(guān)系到剛剛說話的人，這樣他便確信自己的話對(duì)方已經(jīng)明白)可以使討論繼續(xù)下去：當(dāng)信息已經(jīng)被正確接受，我們可使對(duì)方繼續(xù)說下去、進(jìn)一步表達(dá)。

8、在曲解了本意的情況下，或是解釋得過了分，對(duì)方會(huì)立刻糾正，詳細(xì)解釋，改正錯(cuò)處。,重新組合,重新組合可以在會(huì)面中制造一種氣氛；某些重新組合可能會(huì)幫助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶龊舷掳l(fā)言，使他們的話更好被人們聽進(jìn)去；使那些原本沒有理解的或是沒有聽見的人重新跟上發(fā)言者的話。,積極傾聽,就是告訴對(duì)方你對(duì)他的信息的理解！,積極傾聽在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對(duì)方的意思時(shí)當(dāng)對(duì)方給予的是重要的，或感情上的信息時(shí),聽,,用口去聽,,,用耳朵聽

9、；用眼睛看 用心聆聽,聽,,,,,,提問題的技巧,封閉式問題,你是哪里人？ 你多大啦？ 結(jié)婚了嗎？ … …,開放式問題,這種問題需要解釋和說明，同時(shí)向?qū)Ψ奖硎灸銓?duì)他們說的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容,提問題,提問題增強(qiáng)你的控制能力，牢記：,空投指定,站在對(duì)方的角度思考問題,提問題時(shí)常見的問題,問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問題可能是最封閉的問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內(nèi)容,高效

10、會(huì)議的八大特征,1. 只有在必要時(shí)才召集,2. 仔細(xì)籌劃過,3. 擬定和分發(fā)了議程表,4. 遵守時(shí)間,5. 一切按計(jì)劃進(jìn)行,6. 邀請(qǐng)了有經(jīng)驗(yàn)的人士和決策人,7. 作出了結(jié)論和歸納,8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人,決策方式,,,,一致通過法,多數(shù)票通過法,領(lǐng)導(dǎo)決定法,決定,阿羅悖論,影響群體決策的因素,心理定勢自尊、自信從眾行為,合理化動(dòng)機(jī)權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴(kuò)散、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移,會(huì)議成功的小竅門,在頭腦風(fēng)暴會(huì)議上，絕不允許對(duì)別人的建議進(jìn)行

11、評(píng)判,竅門一,,視頻案例：頭腦風(fēng)暴,學(xué)員演練,決策制定會(huì)議，一定要把方案的提出與方案的評(píng)價(jià)分開,竅門二,,奧美廣告─大人閉嘴　請(qǐng)吃棒棒糖,讓每個(gè)人都有發(fā)言的機(jī)會(huì),竅門三,,會(huì)議室放置一個(gè)活頁板/白報(bào)紙架/白板,竅門四,,郭三條,麥肯錫思維導(dǎo)圖,制造幽默的會(huì)議氛圍,竅門五,,奧美廣告的文字接龍游戲,適時(shí)應(yīng)用切臘腸策略：對(duì)取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié),竅門六,,會(huì)議達(dá)成目的的七大技巧,,,注意人際關(guān)系,選擇最佳時(shí)機(jī),鼓勵(lì)積極的發(fā)言,,,正面發(fā)言,

12、提出并強(qiáng)調(diào)問題,克服脾氣,,假想對(duì)方的反對(duì)意見,,,,,目的,,說服方式,切身 利誘 煽情,說服型Persuasive,說服方式,Facts 無可爭辯的事實(shí),Implication Resulting from Facts 事實(shí)導(dǎo)出的影響、結(jié)果,Counter Position/Your Position 對(duì)方位置/我方位置,說服方式,,四種說服型方式,1) Analytical Approach:

13、 Present facts, Logic & Sound Reasoning 曉之以理2) Consequence Approach: Present Reward/Punishments 誘之以利唬之以害,,四種說服型方式,3) Management-By-Objective Approach:

14、Present Your Position in Enthusiastic, Goal-Oriented Terms 目標(biāo)管理4) Emotional Approach: Present Your Position in Dramatic Terms That w

15、ill Appeal to Listener’s Hearts & Minds 動(dòng)之以情,會(huì)議的四大惡習(xí),會(huì)而不議議而不決決而不行行而不實(shí),七種會(huì)議陷阱,員工會(huì)議太頻繁 會(huì)議時(shí)間太長 會(huì)前缺乏準(zhǔn)備主持人話說得太多 討論結(jié)構(gòu)松散 發(fā)言內(nèi)容重復(fù) 會(huì)議常流于形式,會(huì)議的十大致命傷,1.沒有議程,2.跑題，偏離討論主題,3.主持人不能拍板決定,4.少

16、數(shù)人壟斷發(fā)言，意見無法流暢地溝通,5.一言堂，與者迎合附會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的想法,會(huì)議的十大致命傷,6. 沒有設(shè)法先了解別人的觀點(diǎn)而經(jīng)常打斷別人的談話，強(qiáng)行、迫切表達(dá)自己的觀點(diǎn)，造成爭辯，或彼此爭奪資源，或邀功討好，將會(huì)議作為明爭暗斗或刻意展示才華的場合7. 在會(huì)議中，有結(jié)論但沒有做出決議，或決議中無行動(dòng)計(jì)劃及明白責(zé)任歸屬,,,會(huì)議的十大致命傷,,8. 與會(huì)人員不對(duì)，即參與會(huì)議的人員與會(huì)議主題相關(guān)性不大9. 會(huì)議場所不佳，易于分心，會(huì)議人員頻頻

17、進(jìn)出，辦理與會(huì)議無關(guān)的事情，破壞會(huì)議的氣氛10. 與會(huì)者沒有充分準(zhǔn)備,參會(huì)者的守則和責(zé)任,會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié),如何處理會(huì)議中的沖突,,決斷：滿足自己的要求,,,回避,遷就（適應(yīng)）,不合作,合作,妥協(xié),競爭（暴力）,協(xié)作,決斷,不決斷,會(huì)議記錄,

18、會(huì)議記錄者的功能誰能勝任會(huì)議記錄者對(duì)會(huì)議記錄的10大建議,會(huì)議記錄者的功能,僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的 順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納,會(huì)議記錄者的才能,反應(yīng)快打/寫字快知識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng),會(huì)議記錄的10大建議,對(duì)重要的會(huì)議可進(jìn)行錄音定期召開的會(huì)議不用錄音大多數(shù)會(huì)議應(yīng)指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面,會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容會(huì)

19、議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯(cuò)誤部分紀(jì)要簽批后發(fā)送給與會(huì)者,團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū),社會(huì)性懈怠 團(tuán)體思維 團(tuán)體極化,會(huì)后跟進(jìn),作為參與者的會(huì)后跟進(jìn)作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)自我評(píng)定怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量關(guān)于習(xí)慣,參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容,拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會(huì)者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始,主持人的會(huì)后跟進(jìn),請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表針對(duì)意見做出改進(jìn)措施詢

20、問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議會(huì)議之后檢討得失,,主持人會(huì)后自我評(píng)定問卷（一）,在開會(huì)中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題？有沒有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？面對(duì)別人說話的時(shí)候是不是很緊張？,處理說話緊張最好的方式是排練,主持人會(huì)后自我評(píng)定問卷（二）,是否遇到只有主持人說話而沒人參與？談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？在分派工作時(shí)大家是否

21、都看著我而不提問?總會(huì)把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？是否會(huì)在會(huì)議結(jié)束時(shí)問大家還有什么問題嗎?,提高下次會(huì)議質(zhì)量,只有必要時(shí)才開會(huì) 會(huì)前要做準(zhǔn)備事先頒發(fā)議程準(zhǔn)時(shí)開會(huì)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束有意識(shí)把握會(huì)議的方向注意力集中在政策和行動(dòng)上會(huì)議記錄應(yīng)闡明最后的結(jié)論會(huì)議成功只有用結(jié)果衡量強(qiáng)調(diào)實(shí)施所有的決定鼓勵(lì)沉默的人發(fā)言，闡明糊涂的觀點(diǎn)，刪除重復(fù)的話題,,,改變舊時(shí)的習(xí)慣,寫下想改變的習(xí)慣