簡(jiǎn)介:,辦公室5S管理,,,,主講高峰,,辦公室5S管理,主講高峰,,電話是現(xiàn)代企業(yè)和外界聯(lián)絡(luò)的重要渠道,不規(guī)范的、沒(méi)有職業(yè)風(fēng)范的電話方式,不但影響著個(gè)人形象,也影響著公司的外在形象和商業(yè)信譽(yù)。換言之,人們通過(guò)你在電話的表現(xiàn),可以判斷出你的素質(zhì),甚至公司的品位。,,辦公室電話禮儀的基本常識(shí),,,一、如何規(guī)范地打接電話,在辦公室里,當(dāng)電話響起時(shí),應(yīng)盡快接聽(tīng),一般應(yīng)在電話響第二聲或第三聲時(shí)接起,在禮貌稱(chēng)呼后要主動(dòng)報(bào)出公司或部門(mén)(如內(nèi)線)名稱(chēng),如果因某種特殊情況讓電話響了四次以上,拿起電話在問(wèn)好完畢后要向?qū)Ψ街虑浮皩?duì)不起,讓您久等了。”,外線“您好,百洋集團(tuán)”“您好,百洋食品”,內(nèi)線“您好,部”,如,,,,當(dāng)來(lái)電話的人說(shuō)明找誰(shuí)之后,不外乎三種情況,一、如何規(guī)范地打接電話,剛好是本人接電話;,本人在,但不是他接電話;,1,2,3,是本人不在時(shí),來(lái)電話的人說(shuō)明找誰(shuí)之后,不外乎三種情形,第一種情形(本人),接話人說(shuō)“我就是,請(qǐng)問(wèn)您是哪位”(如聽(tīng)出對(duì)方是誰(shuí)了,要主動(dòng)道出,以免對(duì)方再自我介紹。文職人員要練就聽(tīng)覺(jué)識(shí)別功夫,以顯示對(duì)對(duì)方的尊重。),第二種情形(非本人),接話人說(shuō)“他在這里,請(qǐng)稍候。”上司不方便接電話時(shí),要善于圓場(chǎng)。,三種情形,,第三種情形(本人不在),接話人說(shuō)“對(duì)不起,他出去了(或他不在這里)。你需要留言嗎”切忌只說(shuō)一聲“不在”就把電話掛了。,一、如何規(guī)范地打接電話,,1、盡量不要在對(duì)方工作時(shí)間打電話溝通私人問(wèn)題。2、盡量不要在對(duì)方休息時(shí)間打電話,如深夜、午休、假日等。3、要考慮到時(shí)差(如我國(guó)東西部或和國(guó)外聯(lián)系以及各類(lèi)單位作息時(shí)間差異等。)4、如果電話內(nèi)容重要或要通話時(shí)間很長(zhǎng),要問(wèn)對(duì)方是否方便。,一、如何規(guī)范地打接電話,打電話的人要考慮接電話的人是否方便,同時(shí)注意,,一、如何規(guī)范地打接電話,,,要結(jié)束通話,一般應(yīng)由打電話的人提出,說(shuō)“再會(huì)”。出于禮貌,接電話的人要聽(tīng)到忙音后方可掛機(jī)。對(duì)公司職員來(lái)說(shuō),我們提倡后掛機(jī),尤其是接上司電話、客戶電話。,,,,在通話過(guò)程中因意外電話突然中斷,打電話的人應(yīng)再撥對(duì)方電話并道歉。,在通話過(guò)程中發(fā)生緊急情況要處理,要告訴對(duì)方電話暫停,并讓對(duì)方理解。事情處理完畢后馬上致電并道歉。(對(duì)外聯(lián)絡(luò)要盡量避免此情況發(fā)生。),如打錯(cuò)了電話,應(yīng)說(shuō)“對(duì)不起,我拔錯(cuò)了號(hào)碼?!比绻拥酱蝈e(cuò)的電話要禮貌地告訴他“對(duì)不起,你打錯(cuò)了。”,,,,通話注意事項(xiàng),,一、如何規(guī)范地打接電話,如辦公室多人使用一部電話,應(yīng)由主管規(guī)定接電話程序,小王是第一接電話,小李是第二接電話,小劉是第三接電話,第一程序人在時(shí),第二程序人不在或忙時(shí),第一程序人不在或忙時(shí),○一般誰(shuí)的電話較多,就把誰(shuí)排在前面?!鹨?guī)定接聽(tīng)程序主要是避免電話響起,大家相互希望他人能接起電話,造成電話響很久而無(wú)人聽(tīng)。,一、如何規(guī)范地打接電話,,,,秘書(shū)、助理人員接到外線要轉(zhuǎn)接公司主要領(lǐng)導(dǎo)的話,要學(xué)會(huì)“過(guò)濾”,哪些是要領(lǐng)導(dǎo)親自接聽(tīng)的,哪些是要讓分管領(lǐng)導(dǎo)接聽(tīng)的,哪些是接電話的人就可以處理的。類(lèi)別要判斷準(zhǔn)確,言詞要禮貌委婉。接電話的人,對(duì)外代表公司,對(duì)內(nèi)代表部門(mén)。,,電話交談所持續(xù)時(shí)間,以談話內(nèi)容多少來(lái)定事多、事復(fù)雜則長(zhǎng),反之則短。一般控制在5分鐘以內(nèi)。如對(duì)方說(shuō)話冗長(zhǎng)無(wú)條理,我們要會(huì)替對(duì)方簡(jiǎn)潔歸類(lèi);當(dāng)對(duì)方啰啰嗦嗦,你不愿再花費(fèi)時(shí)間和他無(wú)聊地談下去,你可禮貌地說(shuō)“我不想占你太多時(shí)間,有事再聯(lián)系,好嗎”或“耽誤了你很長(zhǎng)時(shí)間了,以后再聯(lián)絡(luò),好嗎”或者說(shuō)自己馬上要參加重要會(huì)議職場(chǎng)人員要告訴親朋,無(wú)特殊情況不要在上班時(shí)間打自己電話(包括手機(jī))。因?yàn)樯习鄷r(shí)間每一分鐘都是屬于公司的,堅(jiān)決反對(duì)在其時(shí)間段煲“電話粥”。(此類(lèi)情況應(yīng)視同曠工。),二、合理控制通話時(shí)間,?,?,?,?,?,為了強(qiáng)迫自己不煲“電話粥”,要站立接打電話,如有必要可單腿站立。,1、造成長(zhǎng)時(shí)間占線,影響正常訊息的暢通;2、浪費(fèi)時(shí)間,降低工作效率;3、浪費(fèi)公司資金;4、干擾別人工作,“強(qiáng)迫”他人做你的聽(tīng)眾”5、影響公司形象。,如內(nèi)線聯(lián)系需要二十分鐘以上的,一般應(yīng)放下電話,約見(jiàn)溝通。上班時(shí)間煲“電話粥”的不良影響,二、合理控制通話時(shí)間,,三、做好電話記錄,,1、客戶或其他部門(mén)電話聯(lián)絡(luò)需自己辦理或協(xié)作處理某項(xiàng)事務(wù)時(shí),即刻可完成的一般不需記錄,其他情況均記錄何時(shí)、何事、何人參與、工作質(zhì)量(配合)要求、聯(lián)絡(luò)人等。2、如電話需聯(lián)絡(luò)的當(dāng)事人不在工作場(chǎng)所,接聽(tīng)電話的人要自覺(jué)記錄,且記錄宜詳不宜略,如對(duì)方姓名、性別、電話、來(lái)電時(shí)間等,有留言的更要準(zhǔn)確無(wú)誤。為了記錄準(zhǔn)確,記錄完畢后,要讀一遍給來(lái)電者聽(tīng),得到對(duì)方認(rèn)同方可。,3、電話記錄要在當(dāng)事人回工作場(chǎng)所后立即交予。如為緊急電話的要在第一時(shí)間通過(guò)必要途徑讓當(dāng)事人盡快知道記錄內(nèi)容。4、如接到上級(jí)部門(mén)電話通知,應(yīng)迅速將完整記錄交給所屬領(lǐng)導(dǎo)處理。5、記錄者要對(duì)記錄內(nèi)容準(zhǔn)確與否以及交付時(shí)間負(fù)責(zé)。,電話鈴響時(shí),要調(diào)整情緒,微笑著去接聽(tīng)電話,讓對(duì)方似乎“看”到了你的微笑。,電話交談中停止手中、口中的一切活動(dòng),必要時(shí)手中持筆以記下重要信息。,對(duì)外聯(lián)絡(luò)以公司公開(kāi)、正確的信息為原則,或施“緩兵之計(jì)”。,可做手勢(shì)等肢體語(yǔ)言,要相信對(duì)方能“聽(tīng)”出來(lái)。,四、接聽(tīng)電話注意要點(diǎn),電話結(jié)束時(shí),要感謝對(duì)方打來(lái)電話;等對(duì)方掛斷電話后,再掛斷電話;永遠(yuǎn)不能摔掉話筒,這事關(guān)個(gè)人修養(yǎng)和公司管理水平問(wèn)題。,盡量不用電話免提功能。,不了解的事務(wù)不能輕易表態(tài),尤其是否定。,1,2,3,4,5,6,五、打電話注意要點(diǎn),,,,,1,2,3,4,五、打電話注意要點(diǎn),,,,,,5,6,7,8,,9,在集體辦公場(chǎng)所打電話聲音要控制適中,以免影響他人。,,1、公共場(chǎng)所,如商場(chǎng)、車(chē)站、車(chē)上、公園內(nèi)等接聽(tīng)電話不要大聲喧嘩;2、會(huì)場(chǎng)、劇場(chǎng)(影院)、加油站、醫(yī)院等場(chǎng)合,原則上關(guān)機(jī);3、在辦公區(qū)要將手機(jī)鈴聲調(diào)小、或調(diào)到振動(dòng)檔;4、職場(chǎng)人員的手機(jī)不提倡設(shè)各種流行彩鈴,尤其是一些搞怪彩鈴,與辦公氣氛和職場(chǎng)人士的身份不符。5、辦公區(qū)接打手機(jī)要簡(jiǎn)潔明了,不要喋喋不休,不要大聲嚷嚷;6、在多人共公辦公場(chǎng)所接打手機(jī)時(shí),最好走出去,以免干擾他人。(案例各類(lèi)企業(yè)工作環(huán)境之比較),六、關(guān)于手機(jī)的注意事項(xiàng),,六、關(guān)于接打手機(jī)的注意事項(xiàng),在上級(jí)辦公室時(shí),一般不接電話,如是重要要電話,應(yīng)說(shuō)“我可以接一個(gè)很重要的電話嗎”當(dāng)上級(jí)點(diǎn)頭后要說(shuō)“謝謝”案例1應(yīng)聘的女大學(xué)生在主考官面前接電話“除了跳舞,你還會(huì)什么”2.應(yīng)聘的某男士在主考官前接電話“老地方見(jiàn),不醉不罷休,我可多帶幾個(gè)兄弟嗎”下級(jí)人員必須接上級(jí)電話,特殊情況未能及時(shí)接聽(tīng),要以最快速度回復(fù);拒接上級(jí)電話,是嚴(yán)重失職行為。休息時(shí)間無(wú)時(shí)效性很強(qiáng)的重要事務(wù),一般不要致電上級(jí)或同事。在公共場(chǎng)合接電話時(shí),注意保密。手機(jī)費(fèi)用為公司提供者,須每日24小時(shí)開(kāi)機(jī);討論當(dāng)公司以外人員索要上司手機(jī)號(hào)時(shí),我們?nèi)绾翁幚?,,,,,,,,建議開(kāi)通提醒業(yè)務(wù);建議手機(jī)內(nèi)儲(chǔ)存的通訊錄要有文字備份;手機(jī)是跨越時(shí)空的通訊工具,要善用,不要濫用;參加聚會(huì)或工作交流時(shí),一般不打電話,當(dāng)有重要來(lái)電時(shí),要征求對(duì)方同意,如“我可以接一個(gè)電話嗎”可用短信交流一般工作信息(重要訊息不可),可用短信向同仁致意(反對(duì)低級(jí)趣味)。手機(jī)為專(zhuān)用電話,未經(jīng)同意,他人不可接打。,六、關(guān)于接打手機(jī)的注意事項(xiàng),,,,,,,,辦公用具放置、資料文件整理的基本知識(shí)辦公場(chǎng)所窗明幾凈,工作設(shè)備放置有序,不僅使在其間工作的職員心情愉悅,也反映工作人員素養(yǎng)和公司的管理水平。,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,,,,,,,,,辦公桌、文件柜、,保險(xiǎn)柜、電腦、,復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、,電視機(jī)、沙發(fā)、,飲水機(jī)(水瓶)、,報(bào)架、花盆,傳真機(jī),茶幾、,都要根據(jù)科學(xué)合理、美觀方便之原則予以放置。通過(guò)一周時(shí)間試放置,如未發(fā)現(xiàn)什么不妥,即為固定位置,不能隨意改變。,?,?,,,,,辦公桌、文件柜、,保險(xiǎn)柜、電腦、,復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、,電視機(jī)、沙發(fā)、,傳真機(jī),,2、三個(gè)月左右用一次的物品,放在本部門(mén)適當(dāng)場(chǎng)所。,1、一年沒(méi)用過(guò)的物品,或廢棄或放入倉(cāng)庫(kù)。,5、堅(jiān)決反對(duì)將各種用和不用(或不常用)的物品混亂放置。,4、三天用一次的物品,放在身體不要移動(dòng)就可以取到的地方。,3、一星期用一次的物品,放在使用地易拿易取之處。,垃圾桶放置靠近辦公桌且隱秘處,掃帚、拖把之類(lèi)清潔用具可放入洗手間),七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,物品分類(lèi)擺放,?辦公場(chǎng)所電話要固定放在某一具體位置。?煙灰缸、茶具等放在茶幾上,如在使用時(shí)有挪位,使用完畢后應(yīng)及時(shí)復(fù)位。?辦公桌有很多抽屜,最常用的一類(lèi)物品要放置在最容易取到的自上而下的第一個(gè)抽屜,如膠水、剪刀、回形針、計(jì)算器、美工刀、涂改液、名片、筆等(如是集體辦公多人共用同一用具則不宜放在抽屜里,可放在文具盒內(nèi)放置在桌面一固定位置)。而便用箋、筆記本、講義等放第二抽屜。)?每個(gè)抽屜放置的物品要基本是一類(lèi)的,便于不需思索隨手就可取出。?每周末下午下班前用五分鐘時(shí)間清理整頓各抽屜、案頭,檢查有無(wú)放錯(cuò)位置之物品。丟棄、處理不用物品。?私人用品要盡量少帶入辦公場(chǎng)所(雨傘、茶杯、隨身攜帶的包除外)。,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,,,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,?雨傘不準(zhǔn)在辦公撐開(kāi)放置,不準(zhǔn)放在桌上、茶幾上、沙發(fā)上(椅子上),要折疊緊放在茶幾下或其他不顯目處。?新報(bào)紙、刊物要及時(shí)上報(bào)架。報(bào)架上只存當(dāng)月報(bào)紙,上月報(bào)紙中有價(jià)值資料要剪輯,專(zhuān)業(yè)報(bào)紙要完整保存,其他可送公司后勤部門(mén)統(tǒng)一處理。?所有用具使用完畢后要回歸常態(tài),如膠水、剪刀,便箋,都要放回原來(lái)的抽屜。椅子要和桌子合攏。?桌面除常用文件架(筐)、筆筒、電話、電腦或一、二件高雅工藝品為固定放置物以外,不再放置其他東西。,,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,,離開(kāi)辦公室一小時(shí)以上或下班,要收拾桌面,使桌面回歸初始狀態(tài),并鎖好各柜各抽屜。有空間的辦公室要放置宜于室內(nèi)養(yǎng)護(hù)的花草,美化環(huán)境、凈化空氣。辦公場(chǎng)所要注意節(jié)約用電用水,工作人員離開(kāi)辦公室十分鐘以上的,要關(guān)燈、關(guān)電扇(或空調(diào))。用水要做到隨開(kāi)隨關(guān)。窗戶上班時(shí)打開(kāi),此責(zé)任為第一到工作場(chǎng)所者;下班關(guān)閉,此責(zé)任為最后離開(kāi)者。,,,,,,整理前,整理后,七、辦公設(shè)備及用具的擺放位置,,,,八、辦公用具、工作場(chǎng)所清潔衛(wèi)生,,,,,2、每天早晨早會(huì)前清潔衛(wèi)生工作結(jié)束。,1、建立清潔清掃責(zé)任區(qū),將室內(nèi)、室外、地面、墻壁、門(mén)窗、辦公設(shè)備以及垃圾桶等的清洗衛(wèi)生工作分配到每個(gè)人。責(zé)任區(qū)不重疊不留空白點(diǎn)。,3、每天要清潔清掃的項(xiàng)目有室內(nèi)外地面先掃后拖,辦公設(shè)備、桌椅、茶具、煙灰缸等擦拭一遍。,,4、每周最后一個(gè)工作日的早晨外加清潔墻壁、擦拭門(mén)窗及走廊玻璃。檢查清潔死角、轉(zhuǎn)角,擦拭配線、配管。,,每次清潔衛(wèi)生工作結(jié)束后,使用清潔工具者必須將清潔用具清潔后歸位。,,,,,,垃圾桶要使用塑料袋,每天一清理。,櫥柜上下部靠墻面每月最后一個(gè)工作日之早晨清理。,花盆每天早晨擦拭一次,盆花澆水宜采用不干不澆,澆必澆透。,花盆底部應(yīng)有托盤(pán)存滲水,無(wú)托盤(pán)的要及時(shí)理地面水漬。,八、辦公用具、工作場(chǎng)所清潔衛(wèi)生,5,9,6,7,8,10,1、每月最后一個(gè)工作日結(jié)束前二十分鐘,檢查、整理個(gè)人及公共資料、文件等;2、保留經(jīng)常使用和絕對(duì)必要的資料。如客戶資料、合同協(xié)議、培訓(xùn)教材、專(zhuān)業(yè)資料,以及要經(jīng)常使用的公司信箋、信封、介紹信、正在使用的各種空白表單。3、保留機(jī)密文件和公司標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)書(shū)(工作說(shuō)明書(shū)),以及公司現(xiàn)行的所有文件。4、保留本崗位工作輪換時(shí)必須移交的其他專(zhuān)業(yè)資料。5、廢棄過(guò)時(shí)和沒(méi)有必要的資料。,九、資料文件的清理,,6、丟棄或銷(xiāo)毀不用的資料文件所有廢止的機(jī)密文件和管理制度,如考核制度、薪資制度、銷(xiāo)售方略、實(shí)施細(xì)則、財(cái)務(wù)制度、生產(chǎn)制度等等,都必須由行政部在公司宣布廢止時(shí)收回,除各留一份存檔外,其余一律粉碎。此文件資料屬管制銷(xiāo)毀,其他部門(mén)和個(gè)人無(wú)權(quán)銷(xiāo)毀或丟棄。7、一般的廢棄表單或其他資料背面可以再利用(節(jié)約)。,九、資料文件的清理,,1、過(guò)期的通知書(shū)、聯(lián)絡(luò)單、招待卡、賀年卡、禮儀性信函、便條修改打印完畢后的手稿和無(wú)保留價(jià)值的傳真可以及時(shí)廢棄。2、一般性報(bào)紙保存一個(gè)月,專(zhuān)業(yè)性報(bào)紙保存二年,專(zhuān)業(yè)性雜志保存三年,地方政府機(jī)關(guān)報(bào)如廣西日?qǐng)?bào)、南國(guó)早報(bào)由行政部完整地各保存一份,存期一年,過(guò)此期限即可送后勤部門(mén)處理。3、公司在各個(gè)歷史時(shí)期獲得的獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、證書(shū)以及各領(lǐng)導(dǎo)人視察時(shí)的照片等物品要造冊(cè)登記,并永久保存。4、各部門(mén)工作表單及相關(guān)輔助資料原則上須妥善保管不少二年(財(cái)務(wù)部、人力資源部以及工程技術(shù)部門(mén)按國(guó)家相關(guān)部門(mén)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行)。,九、資料文件的清理,文件資料清理基準(zhǔn),5、各部門(mén)工作表單、輔助資料如需銷(xiāo)毀,在銷(xiāo)毀前應(yīng)由專(zhuān)人檢查、清理、登記明細(xì),并造冊(cè)上報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)書(shū)面批示。6、在公布欄張貼的通知過(guò)期即揭,處罰通告張貼一周,其他情況控制在十天。什么部門(mén)張貼,什么部門(mén)清理。7、辦公室墻上不準(zhǔn)貼滿各種電話名冊(cè)、制度,不準(zhǔn)在墻上打釘懸掛各種報(bào)表資料。8、辦公室墻上不準(zhǔn)掛貼有迷信、宗教或太過(guò)生活化色彩的圖片,也不提倡掛貼太過(guò)夸張的抽象派、印象派圖畫(huà)。禁止在墻壁上掛衣物(可放在椅后背或?qū)S玫穆涞厥揭录埽?、辦公室要保持空氣潔凈,不能有毒氣、煙味或其他異味,必要時(shí)可使用空氣清新劑。,文件資料清理基準(zhǔn),九、資料文件的清理,1、整理所有文件資料,并進(jìn)行分類(lèi)。2、所有文件夾(盒)均需有名稱(chēng)標(biāo)識(shí),名稱(chēng)標(biāo)識(shí)字體大小、款式要一致。3、不同類(lèi)別的資料要分放在不同的柜格里。4、如柜格有限,不同類(lèi)別的資料必須放在同一柜格的,可選用不同顏色同一款式的文件夾(盒)以便識(shí)別。5、同一類(lèi)資料達(dá)10個(gè)文件夾(盒)以上的,不僅要標(biāo)明資料名稱(chēng),還要標(biāo)明文件夾序號(hào)(用阿拉伯?dāng)?shù)字),并按序號(hào)順序排列。6、如沒(méi)用序號(hào)的,要在文件夾(盒)上劃斜線。7、每次使用完畢,文件資料要立即歸位。,十、資料檔案管理,,8、每一文件夾(盒)里均應(yīng)有一頁(yè)本夾(盒)內(nèi)資料名稱(chēng)目錄。如未設(shè)置目錄者,可在各種資料最前一頁(yè)上端引用一厘米長(zhǎng)寬的色紙(各種資料引出的色紙要顏色不同,且不能重疊),以使索引檢出。9、一周內(nèi)要匯報(bào)、回復(fù)、處理的文件資料等要設(shè)置一有上下多層的文件架(筐),放辦公桌上靠墻一側(cè)(桌不靠墻的,則放右邊),并自上而下在每層用文字依次標(biāo)明;須立即公布(下發(fā))資料,需及時(shí)回復(fù)資料、本周相關(guān)部門(mén)發(fā)布資料、擬議資料等。10、桌上未放置文件架(筐)的,可將資料放入抽屜(依然按上述資料分類(lèi)標(biāo)識(shí))。,十、資料檔案管理,11、文件資料上有標(biāo)明秘密等級(jí)或“注意保存”內(nèi)容的,須妥善保管,未經(jīng)發(fā)文單位同意不準(zhǔn)復(fù)印、不準(zhǔn)擴(kuò)大閱讀范圍。12、公司下發(fā)但已宣布廢止的文件,必須上交發(fā)文機(jī)關(guān)統(tǒng)一處理。13、政府等部門(mén)下發(fā)的文件各部門(mén)要登記管理,過(guò)時(shí)廢止的文件要上交資料檔案室保存。14、其他不涉及商業(yè)機(jī)密的過(guò)時(shí)、沒(méi)價(jià)值資料及時(shí)處理掉。15、有價(jià)值但二年以內(nèi)很少使用的資料存入資料室。,十、資料檔案管理,十一、管理權(quán)限與責(zé)任,,2、各級(jí)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)有指導(dǎo)檢查此項(xiàng)工作的權(quán)力和義務(wù)。,3、行政部有對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行處罰權(quán)力。,1、各部門(mén)第一負(fù)責(zé)人對(duì)本部辦公室設(shè)備位置、室內(nèi)外清潔,以及文件資料管理負(fù)責(zé)。,
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上傳時(shí)間:2024-01-06
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