簡介：一、整潔干凈的辦公桌,,,,,,1、辦公室目視化管理,標(biāo)準(zhǔn)辦公桌上應(yīng)該從左到右依次擺放綠色植物、水杯、電話、顯示器、鼠標(biāo)墊、鼠標(biāo)、文件欄、文件架。,類別辦公區(qū)域,,,,,11、綠色植物放置標(biāo)準(zhǔn),,,標(biāo)準(zhǔn)綠色植物應(yīng)放置在辦公桌左前方，距離辦公桌左邊緣10CM處，應(yīng)對綠色植物定期進行保養(yǎng)，如有黃葉應(yīng)及時剪除。,類別辦公區(qū)域,,,,,12、茶杯放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)茶杯應(yīng)放置在辦公桌于綠色植物旁邊，杯柄向右與辦公桌前邊緣方向平行，距離綠色植物約10CM。,類別辦公區(qū)域,,,,,13、電話放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)電話機應(yīng)放置在辦公桌前方，前側(cè)靠住前隔版，垂直放距，距離水杯相隔10CM的距離。,類別辦公區(qū)域,,,,,14、電腦顯示器放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)電腦顯示器屏幕朝向操作人員，顯示屏幕在桌面的投影線與辦公桌后邊緣成45度角。,類別辦公區(qū)域,,,,,15、鍵盤放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)鍵盤應(yīng)與顯示器平衡正對，而且應(yīng)該保持10CM。,類別辦公區(qū)域,,,,,16、鼠標(biāo)墊和鼠標(biāo)放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)①鼠標(biāo)墊應(yīng)該平行的放在鍵盤的右邊位置。②鼠標(biāo)應(yīng)該放在鼠標(biāo)墊的正中間。,類別辦公區(qū)域,,,,,17、文件欄放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)1文件欄中的文件夾應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格，高度一致。2文件夾應(yīng)該整齊的放在文件欄上，并在每個文件夾上標(biāo)明該文件來的名稱，并且需要整齊擺放。,類別辦公區(qū)域,,,,,18、文件架放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)1臨時文件應(yīng)放置在統(tǒng)一的文件架上，待整理完后再進行歸類處理。2文件架上應(yīng)該用標(biāo)簽標(biāo)明各類文件的名稱，相關(guān)資料和文件應(yīng)該整理整齊后放入相應(yīng)的位置上。,類別辦公區(qū)域,,,,,19、椅子放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)1辦公椅應(yīng)該與桌面平行，輕靠辦公桌。2職員離開座位時，應(yīng)隨手將自己的辦公椅放置相應(yīng)的位置。3應(yīng)該保持辦公椅的整潔，完好，如有損壞應(yīng)及時申請修復(fù)或更換。4辦公椅上不準(zhǔn)放置個人物品如衣服，手提包等,類別辦公區(qū)域,,,,,110、電源線、網(wǎng)線等捆綁標(biāo)準(zhǔn),標(biāo)準(zhǔn)所有辦公設(shè)備的電源線、網(wǎng)線應(yīng)該用扎帶捆綁一起（先整理一下，再用扎帶捆綁）,類別辦公區(qū)域,,,,,,二、辦公三層抽屜目視化管理,,標(biāo)準(zhǔn)三層文件柜應(yīng)該把相關(guān)物品按照順序分類放于相應(yīng)的抽屜中第一層常用文件類；第二層辦公工具類；第三層日常雜物類。抽屜內(nèi)所有物品應(yīng)該擺放整齊，層次有序，不允許雜亂無章。,類別辦公區(qū)域,,,,,21、第一層抽屜放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)第一層抽屜常用文件類整齊放置保密性文件、相關(guān)票據(jù)、個人筆記本等日常用文件。,類別辦公區(qū)域,,,,,22、第二層抽屜放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)第二層抽屜辦公工具類整齊放置辦公文具,類別辦公區(qū)域,,,,,23、第三層抽屜放置標(biāo)準(zhǔn),,標(biāo)準(zhǔn)第三層抽屜日常雜物類整齊的放置個人日常用（如手提包、衣服等）,類別辦公區(qū)域,,,,,三、文件柜目視化管理,,標(biāo)準(zhǔn)1文件柜中的所有文件夾應(yīng)該是按照類別分類。2文件柜中的文件夾應(yīng)應(yīng)該統(tǒng)一，高度一致。3文件夾應(yīng)整齊的放在文件柜中，并在每個文件夾上標(biāo)明該文件的名稱。4文件柜頂部不允許放置任何物品。,類別辦公區(qū)域,,,,,四、公共區(qū)域的擺放,,,,,,41、桶裝水水瓶的放置標(biāo)準(zhǔn),,,,,,標(biāo)準(zhǔn)1桶裝水水瓶應(yīng)放置于指定的黃色斑馬線內(nèi)，桶裝水和空瓶應(yīng)該分開放置于指定的位置內(nèi)。2左邊放桶裝水，空瓶。3桶裝水水瓶應(yīng)該整齊按照順序擺放，不能超出黃色班馬線。,42、垃圾桶的放置標(biāo)準(zhǔn),,,,,,標(biāo)準(zhǔn)1垃圾桶應(yīng)放置在指定的黃色斑馬線內(nèi)。2垃圾桶里的垃圾應(yīng)當(dāng)天及時清理，以免發(fā)生異味。3垃圾桶應(yīng)該定期進行清洗。,

簡介：辦公室禮儀,趙明敏,培訓(xùn)大綱,一、禮儀漫談二、個人禮儀修養(yǎng)三、交際禮儀四、商務(wù)場合禮儀五、商務(wù)書寫,一、禮儀漫談,何謂禮何為儀禮是標(biāo)準(zhǔn)、是人際關(guān)系交往的方式儀是行為，是禮節(jié)動作、容貌舉止的行為商務(wù)禮儀的意義,意義,商務(wù)行為標(biāo)準(zhǔn)自信優(yōu)雅的職場形象懂得尊重他人、理解他人，獲得認(rèn)可，取得成功。,二、個人禮儀修養(yǎng),儀容,發(fā)式發(fā)型不亂，發(fā)色不艷妝容揚長避短、淡妝為主配飾配不過三，珍珠最佳,二、個人禮儀修養(yǎng),著裝,二、個人禮儀修養(yǎng),著裝,問題1靴子能不能在正式商務(wù)場合穿,問題2鞋子的顏色如何選擇,著裝,二、個人禮儀修養(yǎng),絲襪知多少,二、個人禮儀修養(yǎng),儀容,發(fā)式三不過細(xì)節(jié)修面、體味,二、個人禮儀修養(yǎng),著裝,二、個人禮儀修養(yǎng),著裝,男人的酒窩?,二、個人禮儀修養(yǎng),著裝,紐扣皮帶皮鞋配飾襪子公文包,二、個人禮儀修養(yǎng),著裝,1．西裝與襯衫之間能否穿毛衣或毛背心2．西裝搭配白色的運動襪子是否合適,二、個人禮儀修養(yǎng),語言禮貌用語1、見面介紹自我介紹為他人介紹（順序）,二、個人禮儀修養(yǎng),語言2、問候問候的順序問候的場合問候的內(nèi)容,二、個人禮儀修養(yǎng),語言3、沖突處理沖突發(fā)生在一切組織中。發(fā)生的原因認(rèn)識、價值觀、信息、本位（角色）、利益處理辦法競爭、回避、克制、合作、協(xié)調(diào),二、個人禮儀修養(yǎng),表情眼睛心靈的窗戶無視、斜視、掃描翻白眼目光的落點微笑伸手不打笑臉人發(fā)自內(nèi)心，展示自信,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言1、坐,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言1、坐,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言1、坐,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言1、坐,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言1、坐,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言2、立,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言2、立,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言3、行,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言3、行,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言4、蹲,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言4、蹲,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言5、手勢引導(dǎo)賓客時，應(yīng)用右手進行指引。手指自然并攏，在同一平面上，與地面呈45度，指示正確方向。,二、個人禮儀修養(yǎng),舉止和身體語言5、手勢,三、交際禮儀,名片,三、交際禮儀,會面問候介紹行禮握手,三、交際禮儀,邀請請柬書信傳真電報便箋電子郵件簡單明了、表達清楚、署名和聯(lián)系方式,三、交際禮儀,拜訪提前預(yù)約準(zhǔn)時直達主題,三、交際禮儀,接待不可冷落客人接待次序不可輕率表態(tài)不接聽電話或告知對方稍后回復(fù)禮貌拒絕不合理要求注意節(jié)奏和時間,三、交際禮儀,接待飲料選擇倒水、奉茶,三、交際禮儀,電話表情帶動語調(diào)得體的問答細(xì)心的電話留言留意時間,辦公室1、分清哪里是個人空間，哪里是公共區(qū)域。2、保證工位整潔，個人物品的陳列3、和他人溝通時，控制音量，避免打擾旁人工作4、問早與道別5、轉(zhuǎn)接電話6、及時表達謝意7、不討論他人隱私8、未經(jīng)允許不反動他人桌上文件，甚至動用他人電腦,四、商務(wù)場合禮儀,四、商務(wù)場合禮儀,辦公室與同事相處沒人愿意幫助那種老是無法完成自己工作，愛偷懶的人；而大多數(shù)人還是樂意主動地幫助那些曾經(jīng)也幫助過自己的同事；最好不要有財務(wù)糾紛。上下級相處尊重，慎重，了解工作方式辦公室的潛規(guī)則,四、商務(wù)場合禮儀,乘車,四、商務(wù)場合禮儀,乘車,四、商務(wù)場合禮儀,乘車,四、商務(wù)場合禮儀,乘車,四、商務(wù)場合禮儀,會議場所盡量穿工作裝提前五分鐘到場（主持會議則需更早準(zhǔn)備）手機關(guān)閉或調(diào)成振動，外出接電話輕手輕腳，不交頭接耳外出參加大型會議，聽從工作人員的引導(dǎo),會議場所,會客廳的座位排序,四、商務(wù)場合禮儀,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會,B,A,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會,B,A,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會,四、商務(wù)場合禮儀,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會中餐筷子勺子盤子水杯餐巾牙簽,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會酒文化眾歡同樂、切忌私語瞄準(zhǔn)賓主、把握大局言語得當(dāng)、詼諧幽默勸酒適度、切莫強求敬酒有序、主次分明察言觀色、穩(wěn)坐泰山,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會西餐,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會西餐,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會西餐,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會西餐,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)宴會西餐,四、商務(wù)場合禮儀,商務(wù)談判與簽約談判準(zhǔn)備談判之初談判之中談后簽約,五、服務(wù)場合禮儀,大廳客服臺點頭、微笑、詢問、引領(lǐng)假裝沒有看到，愛理不理，不耐煩回答不知道客服部虛心道歉找出原因?qū)で蠼鉀Q之道重視送客,五、服務(wù)場合禮儀,顧客家中營業(yè)商鋪電梯間,六、特殊場合禮儀,婚禮首戒一定不要搶新娘的風(fēng)頭二戒穿著隨便衣著不整三戒言語不當(dāng)四戒鬧洞房時過分取笑五戒敬酒發(fā)言沒完沒了,六、特殊場合禮儀,商務(wù)旅行1、了解行程和目的2、和對方聯(lián)系確認(rèn)3、預(yù)訂車票4、安排住宿5、隨身攜帶物品6、臨行工作安排7、動身之前8、啟程之后9、返程之后,六、特殊場合禮儀,商務(wù)旅行1、飛機火車的乘坐禮儀2、商務(wù)旅行的行李準(zhǔn)備3、入住賓館需要注意的事項,六、特殊場合禮儀,商務(wù)娛樂照顧每一個客人的喜好，熱情細(xì)心可以高消費，但不要浪費注意企業(yè)形象和個人形象注意賓主之序,六、特殊場合禮儀,商務(wù)體育活動穿著準(zhǔn)時關(guān)閉電話或離開接聽更衣室的禮貌不要吸煙保持風(fēng)度對客人適當(dāng)謙讓，與同事良性競爭,五、商務(wù)書寫,商務(wù)書信按照書信格式把內(nèi)容表達清楚（5W1H）遣詞造句得體和緩，不要有錯別字禁忌用紅筆和圓珠筆郵寄人、附件再次確認(rèn)落款（公司/部門日期）確認(rèn)書信是否收到,五、商務(wù)書寫,私函書寫,課程結(jié)束預(yù)祝大家工作道路一帆風(fēng)順,,

簡介：,辦公室效率管理,第一節(jié)時間管理策略,周一上班，秘書小周需要完成以下工作。她迅速地開始逐一工作，搞得手忙腳亂，臨近下班時間，仍有部分工作沒有完成。（1）給某客戶打電話，與對方聯(lián)系，說明自己的上司下周四將安排與他約會的事宜。（2）為下午部門經(jīng)理會議所要討論的報告復(fù)印每人一份（8人，每份10頁）及會議日程表。（3）向人力資源部門寫報告，申請今年的休假日。（4）復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存，原件郵寄給對方。（5）拆封、分類和傳遞今天收到的郵件。,（6）部署檢查下午開會要使用的會議室，準(zhǔn)備茶水和咖啡。（7）為上司預(yù)定周末去天津的火車票（從北京出發(fā)）。（8）將財務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費報銷規(guī)定復(fù)印一份備存，原件放置文件傳閱夾中給部門同事傳閱。（9）在做這些事情的同時，她還接待了3位訪客、接了幾個電話。思考秘書小周怎樣做才能高效率地完成上述工作,,第一節(jié)時間管理策略,一、時間管理的方法1ABCD分類法（輕重緩急分類法或者四象限法）,,,,,A,B,C,D,重要,緊急,,,2、NTL分類法NNOWTTODAYLLATER,案例,于雪是某集團公司新來的秘書，這天早上一進辦公室，辦公室主任就讓她整理一份材料，明天下班之前交給他，說下個星期開會要用。她估摸了一下，差不多3萬字，有20多頁；剛從辦公室主任的辦公室出來，她還沒來得及坐下，周總來電話，說今下午2點他要與財務(wù)總監(jiān)、市場總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作，讓她通知他們幾個；剛放下電話，機要室就送來一份傳真,傳真是一個代理商發(fā)來的，說他們的一個副總過幾天要來本地辦事，請接待一下；她剛看完傳真，主任又來電話，說田副總下個月初到電視臺為一周財經(jīng)觀察做嘉賓的事，由于時間關(guān)系他不去了，讓她給打個電話通知對方；她剛喘口氣，人力資源部門的人又過來通知她，讓她填寫參加存檔新方法講座的報名表，明天下班之前為報名的最后期限。,分析,于雪這天早晨的幾項工作就應(yīng)該這么劃分給主任寫報告是T類工作；通知幾位總監(jiān)開會是N類工作；把傳真交給具體經(jīng)辦人是T類工作；給電視臺打電話是L類工作，而參加檔案培訓(xùn)也是L類工作。分出了輕重緩急，于雪就可以這樣按步就班地工作了首先到行政部門預(yù)訂4人開會用的小會議室，之后與3位總監(jiān)聯(lián)系；周總下午開會的事落實好之后，就去辦公室主任的辦公室，將傳真給主任過目，聽取主任對這份傳真的指示，馬上把它轉(zhuǎn)給具體的經(jīng)辦人；把傳真的事辦妥了，就趕緊給主任寫報告，爭取在今天下班之前把報告寫出來；至于參加檔案培訓(xùn)報名和給電視臺打電話的事不急，記在本子上，明天什么時候有空再去辦也不遲。,3、制定時間計劃表法1年計劃表。公司在一年中的例行活動或公司所屬母公司在一年中的例行活動，商界在一年中的例行活動，以及根據(jù)公司年度工作計劃，可以確認(rèn)的必須參加的活動，要事先列入表中。,2月計劃表。從全年計劃表抄下日程安排，填寫出差和聚會等預(yù)定事項，要抓住當(dāng)月的重大活動。,3周計劃表。正確地填寫會議、約會等預(yù)定活動，包括時間等安排。在周末要向領(lǐng)導(dǎo)報告下周計劃，并得以確認(rèn)。,4日程表。上司在一天中要做許多工作，為使其事先掌握自己所要從事的重要活動，必須提供給上司日程表。在前一日下午或者當(dāng)日清晨，根據(jù)周計劃表，抄制當(dāng)日日程表，并得到上司確認(rèn)如果不制作日程表，根據(jù)周計劃表安排工作時，也必須于前一日或當(dāng)日清晨得到確認(rèn)。,第一節(jié)時間管理策略,4習(xí)慣使用待辦單1將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時間，以突出工作重點。避免遺忘，未完事項留待明日。2待辦單主要包括的內(nèi)容非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。3使用待辦單注意每天在固定時間制定待辦單一上班就做、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時間、最關(guān)鍵的一項提前解決，做到每天堅持。,第一節(jié)時間管理策略,二、時間管理的實施1明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。2要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。3動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的工作、緊急的工作先做，科學(xué)有序地一項一項地完成工作任務(wù)，不是機械地來一件事干一件事,第一節(jié)時間管理策略,4巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率。5使用辦公輔助手段幫助組織工作。6安排工作要適應(yīng)整個流程的正常運轉(zhuǎn)，不間斷、不延誤、不降低團隊的整體效益。7要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只憑個人想象和愛好安排工作。,案例緊張忙碌的一周過去了，臨下班前，秘書小張想到今天是周五，得在下班前把下周一即11月26日的工作日志做好。因為周一特別忙，如果到時再做，恐怕來不及。按照公司的慣例，每周星期一上午1030在董事會辦公室舉行會議，所有部門經(jīng)理都參加。小張利用這段時間可以去銀行提取少量現(xiàn)金。中午1230王總與美國代理商詹姆斯先生在香格里拉酒店共進午餐。查出下列案卷19234號、78943號、43217號，并查一下王總的出國手續(xù)是否辦妥。人事部李小姐周一下午300前來拜會王總。在周一某一適當(dāng)時候，小張還必須空出半小時的時間以便王總與自己商談公司慶功大會的日程和相關(guān)事宜但不能占用上午900至1000的時間，因為王總想在這段時間處理他的郵件。王總晚上730出發(fā)去天宇公寓出席晚800開始的高爾夫俱樂部聚餐會。思考秘書小張如何做好工作日志的編寫,第二節(jié)工作日志,第二節(jié)工作日志編制,一、工作日志分類及使用方法1手工工作日志2電子工作日志1提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填上相關(guān)內(nèi)容，并于當(dāng)日一早再修定和補充。2提前在自己的日志上清楚標(biāo)出自己當(dāng)日應(yīng)完成的工作。3填寫的信息要清楚、方便閱讀，保持日志整潔，最好先用鉛筆填寫，確認(rèn)后，再用水筆正式標(biāo)明，還可以使用不同色彩的筆填寫。4填寫的信息要完整，要標(biāo)明各項活動的時間、地點、姓名、聯(lián)絡(luò)等必要信息。,第二節(jié)工作日志編制,5填寫的信息要準(zhǔn)確，當(dāng)日出現(xiàn)情況變化，應(yīng)立即更新日志，并告知上司。6在上司日志變化的同時，應(yīng)更改自己的日志，并做好變更的善后工作。7在自己的日志上要清楚標(biāo)出為上司的有關(guān)活動所做的準(zhǔn)備，并逐項予以落實。8協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計劃，在需要時能幫助上司排除干擾。,第二節(jié)工作日志編制,二、工作日志填寫的信息內(nèi)容1上司在單位內(nèi)部參加的會議、活動情況，要記錄清楚時間、地點、內(nèi)容。2上司在單位內(nèi)部接待的來訪者，要記錄清楚來訪者的姓名、單位詳情、約會時間。3上司在單位外部參加的會議、活動、約會等情況，要記錄清楚時間、地點的確切細(xì)節(jié)、對方的聯(lián)絡(luò)辦法等。4上司個人的安排，5上司私人的信息，6上司的各項活動需要秘書人員協(xié)助準(zhǔn)備的事宜7上司交代自己的工作，8自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動。,第三節(jié)日程安排,一、日程安排的內(nèi)容1各種接待、約會，包括接待和會見本單位員工、外單位來賓和國外來賓。2商務(wù)旅行活動。3參加各類會議。4到車間進行實地檢查或指導(dǎo)。5組織的各類重大活動的安排。6領(lǐng)導(dǎo)私人活動的安排。,第三節(jié)日程安排,二、日程安排的總體原則（1）統(tǒng)籌兼顧（2）區(qū)分輕重緩急（3）留有余地，隨時補充調(diào)整（4）適當(dāng)保密（5）征得領(lǐng)導(dǎo)同意（6）勞逸結(jié)合,第三節(jié)日程安排,三、日程安排的信息與技巧1每周、每日的工作活動都不要安排得太滿，要保證可能出現(xiàn)的臨時性工作所占用的時間，具體安排要有彈性。2周一和出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)。另外，領(lǐng)導(dǎo)出差和休假之后，等待他批閱的文件往往比平時多，所以在領(lǐng)導(dǎo)離開公司一段時間回來的第一天，一般不要安排會議、約會等活動，以便于讓領(lǐng)導(dǎo)專門處理內(nèi)部各種文件，并了解公司經(jīng)營管理的基本狀況。3在兩個約會間留出機動時間，防止會議延長引起時間沖突，并給領(lǐng)導(dǎo)留出整理思路的時間。這樣可以保證領(lǐng)導(dǎo)與客人會見時精神飽滿，同時預(yù)留時間處理日常事務(wù)。,第三節(jié)日程安排,4根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣留出適當(dāng)固定時間閱讀報刊、資料及其他信息。5對于領(lǐng)導(dǎo)的各項安排熟記于心，及時提醒已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對的固定時間與領(lǐng)導(dǎo)核對日程，保證兩者日程表內(nèi)容一致。6不要代替領(lǐng)導(dǎo)作決定。在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對其工作習(xí)慣和時間對各種預(yù)約酌情處理。7控制約會時間。秘書要靈活，適時打斷，防止拖延，以免影響后面的日程。8關(guān)注和掌握近期要回避的人物。,課后訓(xùn)練,一、秘書每天要做的事情很多，請根據(jù)時間“四象限”法，把下面要做的事情分出輕重緩急。A．復(fù)印員工的職稱原件用以存檔B．為領(lǐng)導(dǎo)預(yù)定今晚飛往沈陽的機票C．安排領(lǐng)導(dǎo)與某公司老總本周末的晚宴D．購買并且分發(fā)辦公用品,課后訓(xùn)練,二、案例閱讀分析某公司的秘書小張，他要在今天下午300陪同公司的王總經(jīng)理去拜訪天昊公司的吳總經(jīng)理，這個拜訪是幾天前就安排好的，而且雙方都已經(jīng)溝通過，小張?zhí)匾庠诠就蹩偟娜粘瘫砩嫌浵铝诉@次拜訪的時間和地點?？墒蔷驮谙挛?30，天昊公司吳總經(jīng)理的秘書小劉打來電話，說吳總經(jīng)理今天下午有急事要出門，希望把約定好的時間改在明天下午300。但是，明天下午王總經(jīng)理已經(jīng)定好了去廣廈公司談廣告代理的業(yè)務(wù)。分析討論如果你是秘書小張，此時你怎樣來處理這件事三、技能訓(xùn)練題1會務(wù)公司要為一機構(gòu)舉辦“第二屆中國企業(yè)職業(yè)經(jīng)理人‘魅力獎’”頒獎活動，具體安排如下,課后訓(xùn)練,

簡介：辦公室接待工作概述,關(guān)于接待工作的若干體會,YOUXIANG,,,,,主要內(nèi)容,,什么是接待工作,,如何做好接待工作,,接待禮儀及注意事項,,,,,常見座次安排,,什么是接待工作,接待工作的定義接待工作的原則接待工作的分類,接待工作的定義,接待，是一定的社會組織對公務(wù)活動中的來訪者所進行的迎接、接洽和招待活動，是社會組織間人員相互交往的方式。接待是一項展示單位形象、體現(xiàn)水平、彰顯實力的工作。接待水平從一定程度上反映辦公室整體工作水平。,接待工作的原則,熱情禮貌。秘書是客人最先見到的單位成員，秘書的形象直接影響著客人對單位形象的判斷。因此，秘書在接待來訪者時，不論是誰，都要做到熱情禮貌，周到大方，平等對待，主動為來賓提供各種必要的服務(wù)。細(xì)致周到。不論在哪個接待環(huán)節(jié)，都需要秘書人員認(rèn)真、細(xì)致。耐心。如客人到來，秘書要主動迎上去，微笑問候，仔細(xì)詢問對方來意。對于初次來訪的客人，應(yīng)主動引路，在客人告辭時要提醒對方有無遺漏物品，在計劃性接待工作中，秘書要擬寫出詳細(xì)的接待方桉，直至實施的每個具體環(huán)節(jié)上，分清部門職責(zé)，明確個人任務(wù)，在安排布置時，也要檢查督促。,接待工作的原則,勤儉節(jié)約。接待工作是辦公室的常規(guī)工作，每年都有各種各樣的接待任務(wù)，秘書人員在做好接待準(zhǔn)備和服務(wù)工作的同時，也要注意接待經(jīng)費的控制。要從簡節(jié)約，精打細(xì)算，避免鋪張浪費，要學(xué)會做好接待經(jīng)費預(yù)算，節(jié)約成本。在安排宴請、參觀、娛樂、座談會等項目時，盡量減少不必要的開支，縮短接待時間，控制參與人員，提高接待工作效率。嚴(yán)守機密。嚴(yán)守機密是指秘書在接待過程中，要注意各方面的保密工作。既要體現(xiàn)熱情友好的合作態(tài)度，又要注意的信息透露的度，做到該說的一字不少，不該說的一字不多。要按照單位規(guī)定，協(xié)調(diào)行動，統(tǒng)一對外口徑，特別在涉外接待中要謹(jǐn)言慎行，嚴(yán)格按單位的保密制度辦事，嚴(yán)防泄密。,接待工作的原則,尊重個人。接待工作也要注重以人為本，尊重個人的醫(yī)院和隱私。例如，秘書在接待工作中會主動幫客人提行李，但如果客人不愿意，就不要勉強，有的可能是客人的私人貴重物品；在如喝酒，中國人習(xí)慣認(rèn)為向他人敬酒是禮貌客氣熱情的表現(xiàn)，因此不管對方酒量大小，都要一而再，再而三地向?qū)Ψ筋l頻舉杯，以致最后雙方酩酊大醉，洋相百出。在接待客人時，對于個人疾病、年齡、婚姻、收入、私人電話、宗教信仰、政治態(tài)度等都要避免過問。尊重個人，就是尊重他的選擇、尊重個人習(xí)慣、尊重個人隱私。,如何做好接待工作,做好接待工作的意義接待的一般程序客人抵達前的準(zhǔn)備客人抵達后的接待服務(wù)客人離去（后）的有關(guān)工作常用接待形式及注意事項會見、會談會議宴請參觀和娛樂,做好接待工作的意義,接待工作意義重大，主要體現(xiàn)在三個有利于第一，有利于增進上下級間和單位之間的了解，為領(lǐng)導(dǎo)和同志們開展工作提供方便。第二，有利于加強與外界的廣泛聯(lián)系，進一步推動企業(yè)發(fā)展。第三，有利于擴大企業(yè)對外影響，提高企業(yè)的知名度，同時，也能開闊視野，學(xué)習(xí)其他單位的好的經(jīng)驗。,接待的一般程序,客人抵達前的準(zhǔn)備客人抵達后的接待服務(wù)客人離去（后）的有關(guān)工作,客人抵達前的準(zhǔn)備,1對來訪客人要有所了解，做到“四個知道”知道客人的基本情況知道客人來訪的主要目的、抵離時間以及客人抵達時所乘交通工具知道客人的活動日程、意見和要求知道我方的接待指導(dǎo)思想和接待規(guī)格,客人抵達前的準(zhǔn)備,2制定接待方案是接待準(zhǔn)備工作最核心的環(huán)節(jié)，在接待工作中起到規(guī)劃指導(dǎo)的作用，要做到“九個明確”迎送安排要明確住地安排要明確就餐安排要明確活動和日程安排要明確車輛安排要明確宴請安排要明確費用支持要明確新聞報道要明確分級接待要明確,客人抵達后的接待服務(wù),客人抵達后的接待服務(wù)工作包括迎接客人、會見、會談、宴請、會議、合影、娛樂、參觀等。在接待的過程中，特別是負(fù)責(zé)人，一定要掌握全局，整合好各方面的力量。在迎接客人時，一定要提前做好溝通，掌握到達和離開的時間、確定迎送規(guī)格。,客人離去（后）的有關(guān)工作,核實客人離去所乘航班或車次抵達時間、地點有無變化，以及飛機（火車）?？康那闆r。按照接待方針和接待方案，設(shè)計和實施歡送禮儀，視情況贈送禮物。如有需要，參加接待的人員在客人住地列隊歡送。歡送人員目送客人所乘汽車、火車、飛機啟動后，再返回。做好新聞報道工作。,常用接待形式及注意事項,會見、會談會議宴請參觀,會見、會談,會見會談的程序我方人員應(yīng)先到會客室；工作人員在門口迎接客人，客人進入會議室后，我方人員應(yīng)立即起身表示歡迎；如要合影，宜安排在賓主握手后，合影再入座；記者來訪一般安排在正式會談前；會見結(jié)束后，將客人送到車前或門口，揮手告別并目送客人離去。注意事項了解會見和會談的基本情況。包括會見會談的人員、職務(wù)、人數(shù)、會見會談的目的和性質(zhì)。通知有關(guān)人員和部門做好準(zhǔn)備。安排好會見（談）程序。安排好座次。,會議,會議的主要程序制發(fā)會議通知選定會場確定會標(biāo)、回頭標(biāo)和宣傳標(biāo)語排列會場座次組織發(fā)獎等會場布置（大中型會場布置中的要求）會標(biāo)一般用紅底貼白字的橫式布幅制成會徽懸掛在主席臺的天幕中央，形成會議視覺中心標(biāo)語醒目，一般不超過13個字旗幟主席臺上多選用紅旗懸掛在會徽兩側(cè)；會場上紅旗、彩旗交叉懸掛花卉主席臺前擺放我國原產(chǎn)的蘭花、梅花、牡丹、月季等，大量綠葉植物,宴請,宴請的三個環(huán)節(jié)排好菜單定好形式排好座次宴請安排的注意事項預(yù)先把宴會的時間、地點告知客人和陪同的領(lǐng)導(dǎo)。掌握宴請的人數(shù)、時間、地點、宴請方式和標(biāo)準(zhǔn)，并提前通知餐飲部門。要求餐飲部門做好宴會設(shè)計，編制好宴會菜單。提前到達宴會廳，督促檢查有關(guān)服務(wù)。對座簽的擺放進行確認(rèn)核對。嚴(yán)格按宴會菜單進行準(zhǔn)備，遇有服務(wù)對象的特殊要求，要及時予以安排做好引導(dǎo)和服務(wù)。,參觀,參觀安排要結(jié)合來訪客人的目的、意愿、興趣和要求進行安排。注意事項精心選擇參觀點、反復(fù)預(yù)看路線，做好參觀考察的各項準(zhǔn)備工作。明確領(lǐng)導(dǎo)和隨行陪同人員。做好賓客在外的相關(guān)服務(wù)工作和聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)工作。協(xié)助接待地做好接待過程中的有關(guān)突發(fā)情況的現(xiàn)場處理。安排好沿途解說人和解說向客人進行介紹和講解。,接待禮儀及注意事項,怎樣稱呼怎樣介紹怎樣握手怎樣致意怎樣遞送名片怎樣引導(dǎo)怎樣保持良好的儀表形象,怎樣稱呼,稱呼的方式泛尊稱女士、先生、小姐職務(wù)稱主任、書記、閣下職稱稱高工、教授職業(yè)稱老師、律師、醫(yī)生稱呼用語要求舉止文雅表達恰當(dāng)言簡意賅表情自然聲音優(yōu)美注意口腔衛(wèi)生,怎樣介紹,介紹分為自我介紹和相互介紹，介紹順序采用尊者居后的原則，如將客人介紹給主人將地位低者介紹給地位高者將資歷淺的介紹給資歷深的先將年輕者介紹給年長者將非官方人士介紹給官方人士將男士介紹給女士將公司同事介紹給客人把遲到者介紹給早到者介紹時動作手心向上，介紹時一般應(yīng)站立。,怎樣握手,伸手次序由尊者決定。公務(wù)場合職務(wù)高、身份高者先伸手，非公務(wù)場合，年長者、女姓先伸手。握手動作雙目注視對方，面帶微笑。對方伸手后，我方應(yīng)迅速迎上去，身體稍前傾，伸出右手，手掌與地面平行，四指并攏，拇指張開，用大約2公斤的力，持續(xù)36秒，初次見面一般3秒以內(nèi)。避免上下過分地?fù)u動。握手的注意事項1必須用右手，與異性握手不可用雙手。2伸出的手是潔凈的。3握手前要先脫帽、摘墨鏡、摘手套。女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應(yīng)摘下手套。4握手時眼睛注視對方，不要做其他事情或與他人交談。5不宜交叉握手。6不宜坐著與人握手。7不在握手時長篇大論，或點頭哈腰過分熱情。8涉外場合需要照相時，握著的手則不要很快松開。,怎樣致意,致意是向他人表示敬意的一種禮儀形式，在很多場合都適用，主要表現(xiàn)形式是微笑、點頭、招手、欠身、鞠躬、脫帽等?；疽?guī)范1男士首先向女士致意2年輕者先向年長者致意3下級應(yīng)當(dāng)首先向上級致意4當(dāng)年輕的女士遇到比自己年歲大的多的男士的時候，應(yīng)首先向男士致意。,怎樣遞送名片,動作要求1遞名片時要起身站立，雙手拿出自己的名片齊胸遞出，將名片的正面朝上，印有自己的姓名的一方朝向客人。2遞送順序按職務(wù)的先高后低和與自己距離的先近后遠進行遞送。注意事項1不要一只手去接別人遞過來的名片，也不看一眼就把它塞進衣袋。這是非常不禮貌的。2不要無意識的玩弄對方的名片。3不要當(dāng)場在對方的名片上寫備忘事情。4不要先于你的領(lǐng)導(dǎo)向?qū)Ψ竭f交名片。5收取名片的一方如果備有名片，也應(yīng)迅速遞上自己的名片，若沒有，則應(yīng)該道歉。6名片應(yīng)放入專用的名片夾內(nèi)，而不應(yīng)該隨便的放入錢夾或衣袋，這也代表了尊重之意。7會客前檢查和確認(rèn)名片夾內(nèi)是否有足夠的名片。,怎樣引導(dǎo),怎樣引導(dǎo)引導(dǎo)時，接待人員走在前面，應(yīng)走在客人左前方約15米處，并用手勢示意。如領(lǐng)導(dǎo)并排行進時，引領(lǐng)者走在外側(cè)。單行行進時，引導(dǎo)者應(yīng)走在前。出入房門時，引領(lǐng)者主動開門、關(guān)門。引導(dǎo)的規(guī)范手勢手臂自然伸出，腕關(guān)節(jié)伸直，手心向上，四指并攏，手與前臂形成直線，以肘關(guān)節(jié)為軸，彎曲140度左右為宜，手掌與地面基本上形成45度角。,27,怎樣保持良好的儀表形象,良好的儀表形象是做好接待工作的基礎(chǔ)和開始，在接待工作中要始終堅持做到以下幾點注意事項精神飽滿自然，態(tài)度和藹端莊。儀表著裝要干凈整潔。說話客氣，注意身份。公共場所要安靜有序。與人交往要禮貌守約。尊重個人隱私。與人交往“五不問”不問年齡不問婚否不問去向不問收入不問住址。,常見座次安排,會見會談簽約小型會議大型會議宴請合影乘車觀看節(jié)目,會見,1與外賓會談2與上級領(lǐng)導(dǎo)座談注A為主方，B為客方注A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方領(lǐng)導(dǎo),1外事活動時，通常將外賓安排在主方人員的右側(cè)，譯員、記錄員在主方人員和主賓的后面，其他人員按次序在倆側(cè)就座。2與上級領(lǐng)導(dǎo)會見時，一般將上級領(lǐng)導(dǎo)安排在主方人員的左側(cè)。,會談,長條桌沙發(fā)室注A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席,1賓主一般相對而坐，以正門為準(zhǔn)，主人坐背門一側(cè)，客人坐面門一側(cè)。主談人居中，譯員在主談人右側(cè)，記錄員在主談人后面。2如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準(zhǔn)，右為客方，左為主方。,簽約,,,簽約的注意事項簽約時雙方簽字人的座位，按主左客右進行排列。如是與外方簽字，桌子中間分別懸掛簽字國的國旗。,簽約場次圖,32,小型會議,小型會議分兩種就座形式1自由就座；2面門設(shè)座座次排定以面門為上，居中為上，以左為上,大型會議,大型會議主席臺的排列按中央高于兩側(cè)，左側(cè)高于右側(cè)，前排高于后排的次序排列。當(dāng)主席臺人數(shù)較多時（如職代會），主席臺可設(shè)多排，領(lǐng)導(dǎo)分排就座。以面向臺下來看，當(dāng)主席臺人數(shù)為單數(shù)時，如圖一1號人員居中，2號人員在1號人員左手位置，3號人員在1號人員右手位置，以此類推。當(dāng)主席臺人數(shù)為雙數(shù)時，如圖二1號人員在中心點偏右的位置，2號人員在中心點偏左的位置。注意大型會議，如準(zhǔn)備“發(fā)言席”，發(fā)言席一般在主席臺的正前方和右前方。,,,宴請,桌次排列主桌位置，圓廳居中為上，橫排以右為上，縱排以遠為上（指的是距離門的位置），有講臺時臨臺為上。其它以離主桌位置的遠近確定定，近高遠低，右高左低。（桌數(shù)較多時，要擺桌次牌、通常安排每桌10人）。座次排列只有一位主人時，1號來賓坐在主人右側(cè)，2號來賓坐主人左側(cè)，其余人員依次就坐。當(dāng)有兩位主人時，1號來賓坐第一主人的右側(cè)，2號來賓坐第一主人的左側(cè)，3號來賓坐第二主人右側(cè)，4號來賓坐在第二主人左側(cè)，其他來賓依次就座。,合影,合影就座安排居前為上、居中為上、居左為上1來賓合影和與上級領(lǐng)導(dǎo)合影排列順序不同2與來賓合影時一般由主人居中，主人右側(cè)為上，合影時，兩端均由主方人員把邊。3如果是上級領(lǐng)導(dǎo)來視察，要將所有合影人員排出次序，有座位的要貼上座簽。合影時保證主要領(lǐng)導(dǎo)居中，通常排單數(shù)就座，2號人員在領(lǐng)導(dǎo)左側(cè)，3號人員在領(lǐng)導(dǎo)右側(cè)，以此類推。,合影座次圖,乘車,乘坐轎車有專職司機開車時，司機的右后方為上座。其次是正后方。如果是主人自己開車，主人的右側(cè)（副駕駛）為上座。乘坐中大型面包車時，司機后邊的第一排右側(cè)臨窗的位置為上座。其他位置，前座高于后座，右座高于左座；距離前門越近，座次越高。,觀看節(jié)目,1觀看文藝節(jié)目時，一般以第七、八排座位居中為最佳。2觀看電影則是第十五排前后居中為最佳。3這兩個最佳位置也就是我們說的貴賓席，VIP區(qū)域。專場演出時，要把貴賓席留給主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由出入。,謝謝,YOUXIANG,

簡介：辦公室常用公文寫作,高時石材集團行政人事部,1、請示寫作2、報告寫作3、總結(jié)寫作4、通知寫作5、紀(jì)要寫作,目錄,一、請示寫作,（一）請示的含義請示，是指下級部門向上級部門請示審核批準(zhǔn)某事項時使用的呈請性的上行公文。請示的結(jié)構(gòu)，一般由標(biāo)題、主送部門、正文、發(fā)文部門、日期五部分組成。（二）請示的特點1、緊迫性請示的事項一般都是急需上級予以批復(fù)明確和解決。,2、單一性請示一般一文一事。不可將多項請示內(nèi)容放到一起請示。通常主送一個部門，不多頭主送，如需同時送其他部門,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得在請示的同時又抄送下級部門。3、預(yù)先性請示必須在事前行文上呈。不能先斬后奏。4、逐級性請示應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級請示,一般情況不得越級請示。如確需越級請示,應(yīng)同時抄報直接主管部門。,一、請示寫作,（一）請示的類型1、請求指示的請示此類請示一般是政策性請示,是下級部門需要上級部門對原有政策規(guī)定作出明確解釋,對變通處理的問題作出審查認(rèn)定,對如何處理突發(fā)事件或新情況、新問題作出明確指示等請示。2、請求批準(zhǔn)的請示此類請示是下級部門針對某些具體事宜向上級部門請求批準(zhǔn)的請示,主要目的是為了解決某些實際困難和具體問題。3、請求批轉(zhuǎn)的請示此類請示是下級部門就某一涉及面廣的事項提出處理意見和辦法,需各有關(guān)方面協(xié)同辦理,但按規(guī)定又不能指令平級部門或不相隸屬部門辦理,需上級部門審定后批轉(zhuǎn)執(zhí)行。,,（三）請示的寫作1、標(biāo)題居中寫關(guān)于的請示（報告）2、上款頂格寫ＸＸＸ（上報單位）或尊敬的ＸＸＸ領(lǐng)導(dǎo)（業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)）3、正文主要由請示的緣由、內(nèi)容、要求三部分組成。應(yīng)將理由陳述充分,提出的解決方案應(yīng)具體,切實可行。,比如召開會議或舉辦培訓(xùn)班之類的請示，就要依次寫清時間、地址、參加人員、主要內(nèi)容、組織形式等。如果還需要上級在人、財、物等方面提供支持幫助，就需要把具體數(shù)量表述具體。另外，請求撥款的應(yīng)附預(yù)算表請求批準(zhǔn)規(guī)章制度的,應(yīng)附規(guī)章制度的內(nèi)容。4、結(jié)尾另起一段空兩格。一般寫妥否，請批示；當(dāng)否，敬請批示。5、落款蓋章正文結(jié)尾之后空兩行的右下角，分兩行。第一行寫報送單位，第二行寫報送的年、月、日。將報送單位的公章（公安局備案）紅印章蓋在報送單位和年月日的正中位置。切忌公章決不能蓋歪斜或顛倒。,（四）請示寫作范例關(guān)于召開共青團山西省委十三屆五次全會的請示省委辦公廳會務(wù)處經(jīng)省委批準(zhǔn)，共青團山西省委十三屆五次全體（擴大）會議擬定于3月7日至8日在太原花園國際大酒店召開。會議的主要任務(wù)是傳達學(xué)習(xí)中央和我省有關(guān)會議精神，回顧總結(jié)2010年全省團的工作，安排部署2011年工作，表彰年度先進，聽取省委領(lǐng)導(dǎo)講話等。參會人員為團十三屆委員會委員、候補委員；各團市、縣（市、區(qū)）委書記；省直、國防、國資委團委書記，部分高校、企業(yè)和駐晉單位團委書記。3月7日上午900舉行第一次全體會議。懇請省委副書記金道銘同志出席并作重要講話。妥否，請批示。附第一次全體會議議程共青團山西省委２０１3年3月4日,二、報告寫作,（一）報告的含義報告，是指下級部門向上級部門或主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況、回應(yīng)上級部門或領(lǐng)導(dǎo)重要批示的上行公文。（二）報告的特點報告，一般分為工作報告、情況報告、建議報告、答復(fù)報告和遞送報告五個種類。辦公室最常用的是情況報告。情況報告是指某一突發(fā)事件、某一問題、某一項工作、某一次會議的具體情況，或者上級領(lǐng)導(dǎo)的某一項批示的落實情況，向上級單位或業(yè)務(wù)主管部門或作批示的領(lǐng)導(dǎo)提交報告。,1、時效性撰寫和提交情況報告務(wù)必及時。2、具體性報告反映事件的發(fā)生時間、地址以及發(fā)展情況，要一一具體詳細(xì)，表述清楚。決不能含糊和籠統(tǒng)。3、真實性報告反映的情況要客觀真實，數(shù)字準(zhǔn)確，用詞恰當(dāng)。既不能憑空想象捏造，更不能故意虛報或瞞報事情真相。4、歸納性對比較復(fù)雜的情況要進行邏輯歸納整理，使內(nèi)容分類科學(xué)、情況清晰明了、文字通順精練。不要拖泥帶水，把原本簡單清晰的問題搞得復(fù)雜化。,二、報告寫作,（三）報告的寫作1、標(biāo)題居中寫關(guān)于的情況報告報告的題目用詞要準(zhǔn)確簡練、一目了然。如果內(nèi)容緊急，則在標(biāo)題中“報告”前面加上“緊急”二字。2、上款頂格寫ＸＸＸ（上報單位）或尊敬的ＸＸＸ領(lǐng)導(dǎo)（業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)）3、正文各種報告的寫法有所不同，但一般都有報告的目的、內(nèi)容和結(jié)尾三部分組成。,（1）開頭開門見山，說明報告的目的。用“先將具體情況報告如下?！钡膽T例語句銜接主體報告內(nèi)容。（2）主體寫報告的主要內(nèi)容。包括主要情況、突出成績、存在問題、改進建議等。（3）結(jié)尾另起一段空兩格。寫以上報告妥否，請批示?；蛘邔懱卮藞蟾?。如果是呈轉(zhuǎn)性報告，寫以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)部門執(zhí)行。4、落款正文結(jié)尾之后空兩行的右下角，分兩行。第一行寫報送單位，第二行寫報送的年、月、日。日常工作中，也有常常把報送單位排到大標(biāo)題下面。,（三）報告的寫作,（四）情況報告寫作范例赴開發(fā)區(qū)考察有關(guān)情況的報告為深入貫徹落實市委的要求，加快開放型經(jīng)濟發(fā)展，鐵嶺經(jīng)濟開發(fā)區(qū)組成兩個考察組，對全省13家開發(fā)區(qū)進行了學(xué)習(xí)考察。通過考察，學(xué)習(xí)了外地開發(fā)區(qū)快速發(fā)展的經(jīng)驗?，F(xiàn)將有關(guān)情況和研究意見報告如下一、各開發(fā)區(qū)發(fā)展現(xiàn)狀及評析對各開發(fā)區(qū)考察的總體印象可概括為以幾方面一是發(fā)展的速度快，經(jīng)濟總量高；二是改革的力度大三是開放水平高二、各開發(fā)區(qū)發(fā)展的基本經(jīng)驗通過這次考察、座談、討論，我們感到這些地區(qū)發(fā)展較快的基本經(jīng)驗主要是1、思想解放，觀念更新。2、發(fā)展方向明確，定位準(zhǔn)確。3、投入到位，基礎(chǔ)設(shè)施完善。4、沒有社會包袱，輕裝上陣。三、幾點建議通過此次學(xué)習(xí)考察，我們感到各地開發(fā)區(qū)發(fā)展氛圍濃，對外開放、招商引資的經(jīng)驗做法非常值得借鑒，特提出以下幾點建議1、進一步解放思想，高度重視開發(fā)區(qū)發(fā)展。2、加大力度，解決權(quán)限和投入不到位的問題。3、搶抓機遇，盡快制定相關(guān)優(yōu)惠政策。二○一三年二月八日,三、總結(jié)寫作,（一）總結(jié)的含義總結(jié)泛指工作總結(jié)。是各機關(guān)、企事業(yè)單位和個人經(jīng)常使用的一種文體。主要用于對一定階段內(nèi)的工作進行全面系統(tǒng)地回顧，總結(jié)取得的成績和成功經(jīng)驗，研究分析存在的問題及其原因，以便具有針對性地改進今后工作。（二）總結(jié)的基本要素1、總體概述。2、主要成績（數(shù)字量化）。3、經(jīng)驗做法。4、存在問題。5、努力方向。,（三）總結(jié)的寫作1、標(biāo)題標(biāo)題一般包括時間、工作類別、文種三要素。標(biāo)題的寫法，一般可以直接寫ＸＸ年ＸＸ工作總結(jié)。如果總結(jié)的內(nèi)容多、文字長，可以采用主、副標(biāo)題的寫法。2、正文開頭。是對所要總結(jié)的工作進行高度概括性的總體綜述。包括指導(dǎo)思想、上級要求、履行職能等。結(jié)尾以“在各個方面都取得了明顯成效?！眮磴暯酉旅娴闹饕獌?nèi)容。,2、主要內(nèi)容一般分為“主要成績及做法”、“存在的問題及原因”、“今后的努力方向”三大部分來展開。但在實際寫作實踐中，常常以“主要成績及做法”為主要內(nèi)容展開來寫，而把“存在的問題及原因”、“今后的努力方向”兩部分合并起來寫。甚至在寫完成績與做法之后，在結(jié)尾時蜻蜓點水地點出主要一些問題，一帶而過。3、落款在右下角注明寫總結(jié)的日期。,（三）總結(jié)的寫作,（四）總結(jié)寫作范例圍繞一條主線狠抓兩大工程2009年全省共青團重點工作推進情況山西各級共青團組織以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，認(rèn)真貫徹落實黨的十七屆四中全會、團的十六屆二中全會和省委九屆十次全會精神，，各項重點工作扎實推進，并取得了明顯成效。一、全面履行“組織青年”職能，基層組織建設(shè)和基層工作有了新突破1、深入開展團干部教育培訓(xùn)工作。2、扎實做好“駐點工作”和“試點工作”。3、持續(xù)加大對基層的扶持力度。二、全面履行“服務(wù)青年”職能，促進青年就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作邁上新臺階三、全面履行“引導(dǎo)青年”職能，青少年思想政治教育取得新成效四、對下一步工作的思考和建議1、進一步抓實青年就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作。2、進一步加強團干部成長觀教育。3、進一步加大團干部掛職交流力度。,（五）總結(jié)寫作需要注意的問題1、充分占有基本資料“巧婦難為無米之炊”。翔實的數(shù)據(jù)和主要做法，是寫總結(jié)的主要依據(jù)。2、遵循工作布局要求就是要把握好總結(jié)工作的基本角度。角度把握準(zhǔn)確新穎，就基本確定了總結(jié)的基本體力和框架。3、擺對相互邏輯關(guān)系就是要擺對工作中幾方面工作的大小、輕重、輩分關(guān)系的排序位置。,4、理順段落表述層次每一段中，一般都有三個層次做了什么、怎么做的、做的效果。5、正確使用題目句式就寫總結(jié)的中標(biāo)題（各方面工作段落標(biāo)題）句式，一般詞語排列順序是名詞動詞形容詞名詞?；蛘呙~形容詞。6、高度重視題目提煉題目是總結(jié)的核心和精華。一開始不要在擬寫題目上浪費精力和時間。等總結(jié)寫完之后，在修改過程中再認(rèn)真提煉。,（五）總結(jié)寫作需要注意的問題,四、通知寫作,（一）通知的含義通知，是用于發(fā)布規(guī)章、會議和活動，批示下級單位事項或轉(zhuǎn)發(fā)上級單位要求的下行公文。一般性的通知發(fā)便函，重要通知則要正式下發(fā)文件。,（二）通知的類型1、指示性通知上級單位對下級單位某一項工作作出指示和安排部署。2、知照性通知用于告知各方面眾所周知的事項等。對下級或平級均可發(fā)送。3、事務(wù)性通知既用于上級單位對下級單位某一項具體事項布置、交代任務(wù)。也用于同級單位及不相隸屬的單位之間就某一項工作的進行或某一具體問題的解決，要求對方配合協(xié)助辦理的。4、人事性通知用于人事任免和聘用。,（三）通知的寫作1、標(biāo)題通常有三種寫法（1）由發(fā)文單位名稱、事由和文種（通知）構(gòu)成；（2）由事由和文種（通知）構(gòu)成；（3）直接以文種（通知）作標(biāo)題。第二種和第三種前面加“關(guān)于”二字。2、上款頂格寫要通知的單位名稱及人員，后加冒號?；?qū)挝幻Q以“抄送”形式寫在最后一頁的最下方。,3、正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成。開頭主要說明通知事項的緣由、根據(jù)。主體說明通知的事項。結(jié)尾提出執(zhí)行的要求。最后另起一行空兩格寫特此通知。有時間要求的還可以再寫不得有誤。4、落款一般至少空兩行，在右下方位置寫發(fā)文單位名稱。如已經(jīng)在標(biāo)題中寫了單位名稱，這里舉省略不寫。最后下一行對正單位名稱位置寫發(fā)文時間。記著一定要在單位名稱位置蓋上發(fā)文單位公章。,（三）通知的寫作,六、會議紀(jì)要寫作,（一）會議紀(jì)要的含義會議紀(jì)要是記載和傳達會議情況與議定事項的公文。（二）會議紀(jì)要的類型和作用會議紀(jì)要一般分為工作（辦公）會議紀(jì)要和專項會議紀(jì)要。對上級單位可作情況匯報；對下級單位可作工作指導(dǎo)；對與會單位可作協(xié)同配合開展工作的重要依據(jù)。,（三）會議紀(jì)要的寫作會議紀(jì)要一般由標(biāo)題、開頭、正文和結(jié)尾四部分組成。1、標(biāo)題作為一種很嚴(yán)肅的正式公文，會議紀(jì)要的標(biāo)題必須寫的明確，決不能僅以“會議紀(jì)要”為題。會議紀(jì)要的標(biāo)題有以下幾種寫法（1）會議名稱文種（紀(jì)要）如ＸＸＸ會議紀(jì)要（2）會議名稱紀(jì)要內(nèi)容文種（紀(jì)要）如ＸＸＸ會議研究ＸＸＸ事項紀(jì)要（3）單位名稱會議名稱文種（紀(jì)要）如ＸＸＸ公司ＸＸＸ工作會議紀(jì)要,2、開頭主要寫明會議的時間、地點、主持人、參加人員。有時，還要寫明會議的主題、議程等事項。每一項第一行的開頭空兩格。3、正文會議紀(jì)要的正文主要有三種寫法。（1）條項式也成為分項敘述法。即把討論的事項和決定的事項分條分項寫明。中大型會議或研究多個問題的會議紀(jì)要常采用這種的寫法，條項清晰，便于記憶和執(zhí)行。,（三）會議紀(jì)要的寫作,（2）綜合式也成為綜合概述法。即把會議的基本情況，研究討論的主要問題，與會人員的認(rèn)識與議定的有關(guān)事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。討論問題比較集中單一、意見比較統(tǒng)一的工作經(jīng)驗交流會、學(xué)術(shù)問題討論會以及小型會議紀(jì)要，一般都采用這種寫法。寫的篇幅較小，容易傳達貫徹。（3）摘錄式即按會議發(fā)言順序，摘要記錄發(fā)言人的主要觀點。這種寫法真實性較強。,（三）會議紀(jì)要的寫作,3、結(jié)尾一般小型會議紀(jì)要不單獨寫結(jié)尾。有些會議紀(jì)要就需要單獨寫一段結(jié)尾。或者是對會議做出一些基本評價，發(fā)出號召，提出希望?；蛘呤菍憰h主持人或其他領(lǐng)導(dǎo)人的總結(jié)講話要點。（三）會議紀(jì)要與會議記錄的異同會議紀(jì)要有別于會議記錄，二者的主要區(qū)別是性質(zhì)不同會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬于事務(wù)文書。而會議紀(jì)要只記要點，是法定的行政公文。功能不同會議記錄一般不公開，制作資料存檔，無須傳達或傳閱。而會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。,（三）會議紀(jì)要的寫作,（四）會議紀(jì)要范例產(chǎn)學(xué)研討論會議紀(jì)要時間2004年2月16日上午主持人毛大龍出席人黃立鵬、王梅珍、陳星達、陳運能、張福良、黃煒列席人林建萍、徐進、李克讓、梁慧、朱國定會議內(nèi)容一、ＸＸＸ同志傳達了全國第二次產(chǎn)學(xué)研工作會議精神和2004年全省教育工作要點。要求。二、ＸＸＸ同志再次重申了會議制度改革和加強管理問題。ＸＸＸ強調(diào)，三、會議決定,謝謝,

簡介：辦公室工作實務(wù),,,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,辦公室日常事務(wù),學(xué)習(xí)目標(biāo)知識點了解辦公室日常事務(wù)性工作的內(nèi)容掌握日常事務(wù)性工作的操作規(guī)范和要求能力點掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法能準(zhǔn)確領(lǐng)會本級和上級組織領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖了解相關(guān)辦事渠道，具備相應(yīng)的辦事能力素質(zhì)點培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻的職業(yè)道德素養(yǎng)培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的辦公室工作習(xí)慣,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,,會說會寫會做事會做人,,辦公室印信管理,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,情景案例,案例1李強是宏利公司總經(jīng)理助理，管著公司大大小小十幾個公章，平時就堆放在辦公室的抽屜里，因為這個企業(yè)的注冊公司有N家，有的是業(yè)務(wù)需要形式上注冊的，有的是性質(zhì)不一樣，實實在在的。一個公司又分業(yè)務(wù)專用章、合同專用章等，于是管理這堆公章也成了李強的責(zé)任。最開始的時候，李強對管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無所謂，但后來出了幾個差錯，令李強小心起來。那次是宏利公司收購某家企業(yè)，談了很久了，后來進入實質(zhì)性階段。某天，負(fù)責(zé)項目談判的經(jīng)理跑來找李強蓋章，那是一份“補充協(xié)議”，李強每天接觸的蓋章文件實在太多了，也沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個經(jīng)理解釋說不用簽字，李強猶豫了片刻，還是蓋上去了。過了幾天，他和公司的律師一起又過來，拿著上次蓋章的文件，說要交給老總簽字，李強覺得奇怪，明明事先說好不用簽字的，怎么又變了。于是李強還是把已經(jīng)加蓋公章的文件送給老總。老總看了文件后把經(jīng)理叫去問了情況，然后老總說，這個我不簽，你們自行解決事情到這里，李強還沒有警覺，任他們2人把文件帶走，也沒有要回那份文件。直到后來，李強才明白事情的來龍去脈，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很簡單的真相,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,情景案例,宏利公司和他們收購的企業(yè)談判條件，對方見索高價已經(jīng)不可能，就附加一些比較苛刻的收購條款（為此宏利公司要多付款上百萬元）項目經(jīng)理求勝心切，主張同意。文件蓋了章就有法律效力，但財務(wù)部門不同意付款，認(rèn)為這次收購不合理，于是才有要老總補簽一事。公司后來做了相應(yīng)的處罰，李強挨了個不大不小的處分，損失了一個月的工資。禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個部門，要給大量的文件蓋章，就把公司公章借走了，李強忙著有事外出，也沒催他們還。就這樣過了好幾天，老板拿著文件來找李強蓋章，李強手忙腳亂地找了半天，后來才想起來被借走了，搞得老板好幾天沒給李強好臉色。后來又有一次，辦公室被盜，辦公桌的鎖很容易就被打開了。值得慶幸的是，只丟了幾百元的現(xiàn)金，公章一個沒少。但李強還是驚出了一身冷汗，想想就后怕。,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,情景案例,案例2汪華是科慶公司經(jīng)理秘書，某日他高中時的一位老同學(xué)林某找到他，告訴汪華說自己有一筆好買賣，但他是個人身分，不如公司簽合同方便，想借用科慶公司的名義，讓汪華給他出具一份科慶公司的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給科慶公司，并給汪華數(shù)目可觀的報酬。汪華應(yīng)允后，林某利用從科慶公司借用的業(yè)務(wù)介紹信，以科慶公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身份和科慶公司的名義與東信公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了東信公司價值一百萬元的鋼材。林某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事件給科慶公司造成了信譽和財產(chǎn)上的損失。,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,項目任務(wù),1、如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強，你將在辦公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改進2、汪華在辦公室介紹信的管理工作中要吸取什么樣的教訓(xùn),會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,任務(wù)分析,經(jīng)過了這幾件事后，宏利公司的經(jīng)理助理李強在辦公室印章的保管、使用等管理工作中應(yīng)該要吸取教訓(xùn)，做一些改進，如單位的公章應(yīng)該要放置在保險柜里，這樣比放在辦公桌的抽屜里相對來說要安全些；對于公司的合同章，李強應(yīng)堅守一個原則必須要有財務(wù)和法律顧問的親筆簽名，否則，無論如何也不給蓋章，蓋公司章，一定要認(rèn)真審核內(nèi)容，不符合蓋章條件的，應(yīng)堅持原則，無論如何也不能蓋章；如果單位領(lǐng)導(dǎo)不在，就應(yīng)讓申請蓋章者當(dāng)著自己的面電話請示領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)指令同意后，才能蓋章。如果確因工作需要，別的部門借公章，李強應(yīng)讓他們履行嚴(yán)格的手續(xù)，并提醒他們按時歸還，穩(wěn)妥起見，還可以印發(fā)一些用印申請章，來提醒自己不要疏忽，申請單應(yīng)復(fù)印一份，留作存檔。認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，是單位公章管理者必須具備的職業(yè)道德，李強在以后的工作中，應(yīng)不斷強化這個職業(yè)素養(yǎng)，保證印章的管理工作不出差錯。,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,任務(wù)分析,科慶公司經(jīng)理秘書汪華因一己之貪欲，私開公司介紹信加蓋公章后交給林某使用，結(jié)果造成公司重大經(jīng)濟損失，汪華的教訓(xùn)是深刻的。在一般情況下，介紹信由單位印章管理人員負(fù)責(zé)掌管。介紹信與用印緊密相連，只有加蓋印章的介紹信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的管理與印章的管理同樣重要，來不得半點馬虎，否則，出了事故，當(dāng)事人要負(fù)責(zé)任。在介紹信的管理中，一定要堅持原則，不為利誘，不為情動，按公司相關(guān)規(guī)定辦事。,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的概念,會說會寫會做事會做人,,印與章印章是“印”和“章”的合稱?！坝　焙汀罢隆倍际切盼?。在古代，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人使用的則稱為“私印”。而就目前來說，各級各類國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。,,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的概念,會說會寫會做事會做人,權(quán)力的象征職責(zé)的標(biāo)志,,,印章向下代表權(quán)力是機關(guān)職能的合法代表,,,向上則要代表責(zé)任凡是有公章或簽章的文件領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)一定的責(zé)任均要用印才合法有效,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的種類,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的種類,會說會寫會做事會做人,,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的種類,會說會寫會做事會做人,,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的管理和使用,,正式行文通告公司全體員工或有關(guān)客戶、機構(gòu)、部門,準(zhǔn)備刻章申請等相關(guān)材料,到注冊所在地公安局辦理手續(xù),,到其指定或授權(quán)的刻字社刻制,將印模交原審批的公安部門備案,,,會說會寫會做事會做人,刻制與啟用的步驟,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的管理和使用,會說會寫會做事會做人,,,,,,領(lǐng)導(dǎo)審核簽名或授權(quán)審簽,秘書審核,登記用印,印章使用程序,對需留存的材料應(yīng)在加蓋印章前，留存一份，立卷歸檔,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,用印登記表,,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的管理和使用,會說會寫會做事會做人,,,,親自把印、嚴(yán)禁委托他人代為用印、杜絕以印謀私,位置正確、端正、清晰，一次成功,態(tài)度,方法,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,小技法,印章蓋在文末落款處，應(yīng)上不壓正文，下要“騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時，除在規(guī)定處用印外，還應(yīng)加蓋“騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的管理和使用,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,謹(jǐn)記管理和使用三要點,,01,02,03,借用公章需嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)制作用印申請單,做好印章保養(yǎng)工作襯墊一定彈性的硬橡膠或厚紙及時清洗印章，確保印跡清晰,秘書保管嚴(yán)禁代取代用放入專門保險柜，隨用、隨取、隨鎖,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印章的管理和使用,用印申請單,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,介紹信的管理和使用,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,,,,,,,,,,秘書要學(xué)會開具介紹信,介紹,證明,書信式,印刷式,介紹信是介紹企業(yè)成員出外辦理有關(guān)公務(wù)并證明其身份的一種書面憑證。它具有介紹和證明的雙重作用,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,書信式示例,介紹信公司今介紹我公司、兩位同志前往貴公司洽談有關(guān)產(chǎn)品銷售的具體事宜，請予接洽為盼。此致敬禮（印章）年月日（有效期天）,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,介紹信的管理和使用,印刷式是單位正式介紹信，先設(shè)計好固定的格式，然后大批量印刷，使用時只需在相關(guān)條項內(nèi)填上相應(yīng)的內(nèi)容即可。印刷式介紹信一般都由持出聯(lián)和存根兩部分組成。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印刷式示例,NO．公司介紹信（存根）介字第號茲介紹我公司等位同志前往你處聯(lián)系事宜。年月日有效期天NO．公司介紹信茲介紹我公司等位同志前往你處聯(lián)系事宜，請予接洽。此致敬禮（印章）年月日有效期天,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,,,,,,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,介紹信的管理和使用,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,謹(jǐn)記管理和使用三要點,,01,02,03,領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自開具發(fā)放要登記，領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)?？稍诖娓匣?qū)Ｓ玫怯洷砩虾炞?秘書親自填寫，存根、持出聯(lián)內(nèi)容一致若涂改，涂改處加蓋公章加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上（騎縫章）方為有效,秘書保管，不得缺頁或丟失嚴(yán)禁在空白介紹信蓋章后交給領(lǐng)用人不得委托他人自己填寫蓋章,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,示例,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,小技法,介紹信的文字要簡潔明確，使接洽單位一看便知派出人員前去的目的。不要含糊籠統(tǒng)地僅僅寫上“前去聯(lián)系工作”、“商洽有關(guān)事項”等等。介紹信開出后，如因故沒有使用，應(yīng)說明原因，立即退回，并將其粘貼在原存根處。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,介紹信的管理和使用,介紹信發(fā)放登記表,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,印信管理注意事項,1、秘書在保管和使用印信時應(yīng)極其認(rèn)真負(fù)責(zé)，講原則，不循私情；2、建立和規(guī)范印信管理制度，一切按規(guī)定辦事；3、不得隨意放置，要妥善保管，防止丟失被盜。印信若遺失，應(yīng)立即通過新聞媒介公告作廢，同時采取緊急補救措施，以避免造成任何損失。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,相關(guān)鏈接,印章小知識印章是“印”和“章”的合稱。“印”和“章”都是信物。在古代，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人使用的則稱為“私印”。而就目前來說，各級各類國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。所以從某種意義上來說，印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志。我國古代官印依品級高低分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴的玉質(zhì)，象征其地位?，F(xiàn)代印章則多用橡膠和塑料刻制。我國機關(guān)單位的公章一律為正圓形，外資企業(yè)則有圓形和橢圓形或方形之分。橢圓形或方形為國際公章。公章的印文按規(guī)定使用國務(wù)院公布的規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。一般用全稱，如法定名稱字?jǐn)?shù)太多，為印文清晰可見，也可用簡稱。,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,相關(guān)鏈接,國際公章印文應(yīng)用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一般是外文居右上方，中文居下方，且須有繁體字。民族自治機關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當(dāng)?shù)孛褡逦淖帧鴥?nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國微；黨的各級機關(guān)印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。圓形公章的規(guī)格有明確規(guī)定，國務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機關(guān)的公章，直徑為5厘米；縣市一級政府機關(guān)的公章，直徑為4﹒5厘米；其他企事業(yè)單位公章，直徑一律為4﹒2厘米。國家行政機關(guān)和企事業(yè)單位、社會團體的其他專用印章（包括經(jīng)濟合同章、財務(wù)專用章等），在名稱、式樣上應(yīng)與單位正式印章有所區(qū)別，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以刻制。,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,實踐訓(xùn)練,課堂討論1、單位專用公章能代替公章使用嗎為什么2、印章使用的規(guī)范過程中有何要求3、帶存根的介紹信上要蓋幾次章方為有效,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,實踐訓(xùn)練,案例分析1、某公司新聘的秘書小徐，剛到任的第一件事就使她不能聽命。原來是公司總經(jīng)理要她馬上到街上去刻一枚公司改換名稱后的新印章，并要求她把原來這枚舊印章立即就地銷毀。2、新達公司鞏秘書因公出差，臨走時把印章交給了分管業(yè)務(wù)的熊科長代為保管。第二天，新達公司與一外商就聯(lián)合開發(fā)的項目達成協(xié)議，熊科長為提高工作效率，在雙方意見基本一致的情況下，就在合同上蓋了章。五天后，鞏秘書回到公司，看完合同大吃一驚，該合同讓新達公司損失了50多萬元。面對這樣的后果，鞏秘書癱在椅子上，半天沒回過神來。。3、小李因公出差，需開具介紹信，找到辦公室秘書小賀辦理此事。小李要求小賀為其多開幾份空白介紹信并在事先準(zhǔn)備好的空白信箋上蓋上單位公章，說是外出方便一些，以備急用。為此，小賀感到有些為難，但經(jīng)不起小李的再三懇求與保證，還是按小李的要求做了。,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,實踐訓(xùn)練,4、金芬是公司的總經(jīng)理秘書，平時工作積極認(rèn)真，很得總經(jīng)理信任。總經(jīng)理把公司的公章交給她保管，從來沒出過差錯。一天，小金正在做事，一個久違的老朋友打電話過來了。小金知道總經(jīng)理不在，就放心地跟朋友聊起來。正聊得開心，一位部門經(jīng)理秘書小柳拿著文件來找她蓋章。她舍不得放下電話，就隨手從抽屜里拿出公章，讓小柳自己蓋章。小柳走到旁邊的沙發(fā)旁，在茶幾上蓋上了公章；見她用完了，小金隨口說，你先放在那兒吧。于是小柳把公章放在茶幾上自己回去了。這時有個工人搬著一箱稿紙進來，小張讓他把箱子放在茶幾上下午，總經(jīng)理回來了，讓小金給一份合同蓋章。小金才發(fā)現(xiàn)公章不在抽屜里了。她想起來是上午小柳在茶幾上用過，趕忙過來找，卻沒有看見；忽然又想起有工人進來過，她心里一著急，沖進去對總經(jīng)理說經(jīng)理，不好了，公章被人偷走了總經(jīng)理大吃一驚，連忙問清楚事情的來龍去脈。他讓小金先別著急，自己走到茶幾旁一找，原來公章正躺在沙發(fā)下面呢。,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,實踐訓(xùn)練,會說會寫會做事會做人,分析與討論1、小徐為什么不能聽命2、請談?wù)勀銓π逻_公司案例的看法3、小賀的做法是否正確，為什么4、秘書小金犯了哪些錯誤,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,實踐訓(xùn)練,張秘書正在辦公室工作，人事部經(jīng)理進來，要求為一份文件蓋章。經(jīng)理剛走，銷售部業(yè)務(wù)員小劉進來，要求為其出外聯(lián)系業(yè)務(wù)開具一份公司介紹信。實訓(xùn)說明⑴本部分實訓(xùn)在學(xué)校實訓(xùn)室進行。⑵實訓(xùn)時，全班可分為若干個實訓(xùn)小組，每組3人，分別扮演人事部經(jīng)理、張秘書、業(yè)務(wù)員小劉。⑶在模擬的秘書辦公室中輪流演示張秘書蓋章、開具介紹信的全過程。⑷其他學(xué)生對演示過程及結(jié)果進行評議。⑸實訓(xùn)材料的準(zhǔn)備模擬印章、印泥、登記表、空白信箋等。⑹注意印章加蓋時的技術(shù)要求，要求學(xué)生現(xiàn)場擬寫介紹信的內(nèi)容。⑺教師總結(jié)。,會說會寫會做事會做人,WWWTHEMEGALLERYCOM,COMPANYLOGO,拓展訓(xùn)練,如果條件允許，教師可組織學(xué)生到相關(guān)部門觀摩印章管理專業(yè)人員的規(guī)范操作及程序。,會說會寫會做事會做人,謝謝,謝謝,

簡介：1,站在新起點，提高新認(rèn)識,公務(wù)接待是展示形象的重要“窗口”；公務(wù)接待是增進友誼的重要“紐帶”；公務(wù)接待是獲取信息的重要“渠道”；盧秋田交談聊天不是浪費時間無效勞動和無情煩惱是最大的時間浪費公務(wù)接待是交流合作的重要“平臺”。,2,三、新時期搞好公務(wù)接待的基本要求,熱情誠懇情暖三冬雪，善招天下客以禮相待孔子不學(xué)禮，無以立嚴(yán)格規(guī)范報批程序規(guī)范、溝通聯(lián)系順暢突出特色以特色展示文化、以特色體現(xiàn)品味周到細(xì)致會見、宴請、參觀每一個細(xì)節(jié)個性服務(wù)從來賓需要的點滴細(xì)節(jié)入手（民族）節(jié)儉辦事熱情不鋪張、隆重不浪費、簡潔不簡單注重安全交通、飲食、參觀,3,四、辦公室公務(wù)接待規(guī)范,電話接打迎送接待拜訪會客會務(wù)規(guī)范,4,電話接打,電話禮儀的重要性未見其人，先聞其聲。,5,電話接打,1、重要的前三聲2、接電話時的6W技巧①WHEN何時②WHO何人③WHERE何地④WHAT何事⑤WHY為什么⑥HOW如何進行。3、通話結(jié)束時，等領(lǐng)導(dǎo)先掛電話4、電話用語應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇，語調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。,6,打電話的相關(guān)禮節(jié),1、選擇適當(dāng)?shù)臅r間。2、首先通報自己的姓名、身份。必要時，應(yīng)詢問對方是否方便，在對方方便的情況下再開始交談。3、電話用語應(yīng)文明、禮貌，電話內(nèi)容要簡明、扼要。,7,特別提醒有關(guān)電話接打中的幾點注意,1、語言的使用多用詢問式，少用否定式；2、打電話的時機選擇避開早730前、晚1000后以及三餐時間；通話時間控制在3～5分鐘內(nèi)。3、語氣語調(diào)的選擇。4、通話結(jié)束后，輕輕放下話筒。,8,接待工作的準(zhǔn)備,1、收集來賓情況（姓名、年齡、職務(wù)、信仰等；分析判斷來訪目的；掌握日程安排）（注意搜集并保存信息，以備不時之需）2、制定接待計劃（接待規(guī)格、接待形式；接待日程、接待經(jīng)費、接待責(zé)任）3、落實接待事項目（準(zhǔn)備接待材料；安排交通工具；準(zhǔn)備接待禮物；預(yù)定住房；準(zhǔn)備宴請；選派陪同人員）,9,接待中的基本規(guī)范,1、客人要找的負(fù)責(zé)人不在時，要明確告訴對方負(fù)責(zé)人到何處去了，以及何時回本單位2、主動端茶送水3、沖突與協(xié)調(diào),10,3、正確的引導(dǎo)方法,就走路、入座而言兩人并行，右者為大；兩人前后行，前者為尊；三人并行，中者為尊，右邊次之，左邊更次；三人前后行，前者為尊；三人并坐，中者為大，右邊次之，左邊更次；室內(nèi)圍坐時，面對門口的中間位置為尊；上樓梯時，前者為尊；下樓梯時，特別是樓梯較陡時，尊者在一人之后；,11,4、誠心誠意的奉茶禮儀,注意“酒滿茶半”倒水的禮儀等（半茶，茶倒?jié)M了燙，客人不好拿，不好飲，就是不懂禮貌，講究的客人會起身告辭的。有趕客人走的意思。喝酒大多在酒桌上的，倒?jié)M酒表示客氣尊敬的意思，多喝酒就多吃菜，酒滿也有留人的意思。）茶具（紙杯、專用杯、瓷杯）茶葉（有時要問對方需不需要茶葉，量多少。）倒水的間隔,12,接待活動的實施,迎接迎接規(guī)格迎接準(zhǔn)備迎接介紹、握手握手順序一般先由主人、年長者、身份高者、女士先伸手。握手分寸手要干凈，不宜用力過大。介紹他人先把年輕的介紹給年長的先把職位低的介紹給職位高的先把賓客介紹給主人先把男士介紹給女士接待學(xué)校相關(guān)部門分工黨務(wù)系統(tǒng)黨辦負(fù)責(zé)，行政系統(tǒng)校辦負(fù)責(zé)，外事活動國際交流處負(fù)責(zé)，各單位的活動自行解決送客高速口、機場、火車站,13,乘車的座次安排,小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。如果是主人親自駕車，則主人旁邊的位置是尊位。,14,宴請中式宴會桌次安排,,,,,,,2,1,3,說明1號桌代表主桌,15,宴請中式宴會桌次安排,,,說明1號為主桌，其余號碼類推重要概念中為尊,右為尊（面對門）,16,宴請中式宴會座次安排,,門,門,17,拜訪與會客,拜訪禮儀1、準(zhǔn)時赴約。2、進屋禮節(jié)。3、跟主人談話，語言要客氣。4、注意回謝（這非常重要）,18,一名好辦事員的會務(wù)接待原則,陪同領(lǐng)導(dǎo)未行我先行，看看道路平不平領(lǐng)導(dǎo)不到我先到，看準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)座位號領(lǐng)導(dǎo)不走我先走，看看車子停哪口開會領(lǐng)導(dǎo)未講我先講，看看話筒響不響領(lǐng)導(dǎo)不讀我先讀，錯字萬萬不能出餐飲領(lǐng)導(dǎo)未嘗我先嘗，看看飯菜涼不涼,19,會場布置與座次安排,1、會場布置2、座次安排前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。（國際會議反之）,,20,會場座次安排,主席臺人數(shù)為奇數(shù)時主席臺人數(shù)為偶數(shù)時,21,會場座次安排,主席臺人數(shù)為偶數(shù)時（我校習(xí)慣性座次安排）,８６４２１３５７,22,,,23,會議音樂容易被忽視的角色,音樂可以起到引導(dǎo)情緒、畫龍點睛、潤滑銜接等作用暖場音樂輕音樂領(lǐng)導(dǎo)入場迎賓曲頒獎音樂步步高、喜洋洋、團結(jié)友誼進行曲會議結(jié)束后校歌、歡送進行曲,24,討論,2011年1月19日晚上，郎朗在美國總統(tǒng)奧巴馬為胡錦濤舉辦的白宮國宴中演奏我的祖國，引發(fā)中美兩國人士的熱議和爭議。2月17日，中共中央在北京人民大會堂舉行一年一度的元宵節(jié)聯(lián)歡晚會，胡錦濤、溫家寶等九位常委與北京知識界代表出席。在晚會現(xiàn)場，郎朗彈奏了兩首鋼琴獨奏曲春舞、彩云追月，沒有彈奏我的祖國。河南省“七一”頒獎運動員進行曲莊重、雄健中央“七一”頒獎團結(jié)友誼進行曲熱烈、興奮,25,接待工作出錯宏遠公開致歉業(yè)余錯誤接機竟失誤,尊敬的新疆男籃俱樂部全體成員對不起。我們誠摯就今晚接機失誤的事件向你們道歉。因我隊工作疏忽，導(dǎo)致航班接待工作嚴(yán)重失職。在此，再一次向你們表示誠摯的歉意。作為一家職業(yè)俱樂部，我隊在接待工作上犯下極低級的業(yè)余錯誤。我隊愿賠償過程中造成的一切損失，同時，向全國所有俱樂部、球迷承諾，我隊在工作上務(wù)必嚴(yán)謹(jǐn)至上，提供專業(yè)、完善的服務(wù)。最后，在此向新疆隊所有人員、全國球迷表示歉意，真誠希望得到你們的原諒。對不起。,

簡介：辦公室管理案例分析,安徽廣播電視大學(xué)2011年5月,第一題,新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作。在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳小姐暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來電者的對話如下來電者“是利達公司嗎”陳小姐“是。”來電者“你們經(jīng)理在嗎”陳小姐“不在?！眮黼娬摺澳銈兪巧a(chǎn)塑膠手套的嗎”陳小姐“是?！眮黼娬摺澳銈兊乃苣z手套多少錢一打”陳小姐“18美元?！眮黼娬摺?6美元一打行不行”陳小姐“對不起，不行的?！闭f完，“啪”掛上了電話。,第一題,上司回來后，陳小姐也沒有把來電的事告知上司。過了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以14美元一打賣出了100萬打。陳小姐突口而出“啊呀，上星期有人問16美元一打行不行，我知道你的定價是18，就說不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說“為什么”上司說“你犯了五個錯?！标愋〗惚唤夤褪且驗樯纤菊f她犯了五個錯，分別是什么她在電話禮儀方面還犯了哪些錯,第二題,文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請你分析小曹這樣做對不對錯在哪里面對這種情況小曹應(yīng)該怎么辦,第三題,文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來，只見上面寫著“親愛的紅”，她意識到拆錯了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來（但是外表還是有些痕跡）。,第三題,她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么請講出理由并說明正確的做法。,第四題,文員小胡正在辦公室忙著，進來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情地請坐、端茶，然后問道；“您是否和李總約在上午見面”對方回答“如果方便，我希望很快見到李總”。小胡明白了，肯定沒有約會。即便是李總親自約定的，也會有具體準(zhǔn)確的約見時間?！澳矗懿粶惽?，今天上午李總剛好有個臨時會談。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候?；蛘吡砑s時間，可以嗎”錢經(jīng)理馬上表示同意。小胡接著說“您看我怎么向李總匯報您的情況”經(jīng)交談，小胡很快清楚了，來訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告，拉客戶的。這類事不是第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，來訪者中不乏“無冕之王”，還須“恭敬送神”好。,第四題,經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見”，小胡當(dāng)然不能“直言相告”?！板X先生，真對不起，李總正在與一家重要客戶討論談判，我不方便進去打斷。您看已近中午，怕要耽誤您太多的時間了。您看是這樣，我公司雖在本市，但大多數(shù)的業(yè)務(wù)還是在與外省市和外商之間，全國工商名錄上，我公司已在冊，本市工商名錄上再登當(dāng)然對本公司也有益，具體事項，我一定請示李總，并盡快電話與您聯(lián)系，您看，我可以打名片上您的聯(lián)絡(luò)電話吧”“好，好?！弊焐线@么說，錢先生已顯不悅?！傲硗?，剛才看您送來的資料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過她供職的公司正要做公共關(guān)系形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作她的聯(lián)系電話是67559831，這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系?！薄昂茫谩卞X先生的口氣變得和緩了。,第四題,“錢先生，這資料您是否可以多留幾份給我盡管我公司業(yè)務(wù)范圍不太適合，但周末的同行聯(lián)誼會上，我可以幫您向其他合適的公司宣傳，同行介紹，恐怕更方便些，您看是否可以”錢先生告退時的微笑是真誠的謝意，因為他受到的熱情的接待彌補了沒有完成任務(wù)的缺憾。小胡熱情地送他到電梯口。問題1、小胡回到辦公室的第一件事應(yīng)該是做什么2、小胡的做法是否正確有沒有不當(dāng)之處3、小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理是否違背辦公室人員的職業(yè)道德4、秘書對來到公司的每一個人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng),引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎,第五題,波揚公司準(zhǔn)備在本市市中心召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機。預(yù)定會議廳和租借放映機的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問了一些情況，決定租借黎明大廈的會議廳。會議的召開時間是8月9日上午十點整，而資料放映時間是十點十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機送到黎明大廈的會議廳。,第五題,會議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會場，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進場，劉小姐心急如焚突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷“怎么這個地方連停車場也沒有”問題1、假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理2、假如放映機在十點十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么3．從這件事中你得到了什么教訓(xùn),第六題,小李受上司委托在浦東機場接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說著，并不主動伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說“坐在這里視野好?！倍螅约鹤狡嚭笈抛簧?。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對這一切不很滿意，話越來越少。小李有點摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對待他，他怎么你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀為什么小李應(yīng)該怎么做才是正確的,第七題,某國營企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報的統(tǒng)計報表，本公司一位實習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進來，小林針對該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點和見解很得指導(dǎo)老師賞識，他本人也認(rèn)為對公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請小林坐下，說“總經(jīng)理外出了，有什么事請跟我說吧”。小林就滔滔不絕地講了起來。小趙一邊聽，一邊看報表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說完，他便滿臉怒氣地說“公司小是否埋沒了你的才能你是大材小用，為什么不去大公司呢”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。,第七題,小趙還在悶悶不樂時，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進來了，他們因平時工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問題。小趙說總經(jīng)理不在，想請他們坐下來慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進來，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對。,第八題,東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會議記錄兼會議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進行了打扮。正式會談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價值千元的名牌西服也黯然失色。,,古總經(jīng)理與法國客商在接待室內(nèi)寒暄時，小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環(huán)晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)?？蜕堂鎺Р粣傊炎约旱牟璞频眠h遠的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價還價時，古總一時性起，雙方爭執(zhí)起來，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠ァ９趴偼h去的客商的背影，沖著小沈“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無能”小沈并不知道自己有什么過錯，為自己辯解“我，我怎么啦客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系”小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的,第九題,某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過讓銷售科科長處理。正好銷售科的小李走過辦公室，小王說“小李，把這封信交給你們科長”，讓他把信帶走了。小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里。她拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會，12日他正好回來，一定會參加的。,第九題,于是小王打印了接受邀請的回信，明確告知對方總經(jīng)理將參加會議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購的新型材料，一共有五個品種，小王憑印象覺得訂購的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動送來的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。小王處理郵件的做法是否正確如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的,第十題,請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題（1）市教委關(guān)于2003年招生工作的通知；（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴大會議紀(jì)要；（3）東方學(xué)院2003年招生工作計劃；（4）東方學(xué)院關(guān)于2003年招生工作的請示（呈市教委）；（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2003年招生工作的批復(fù)；（6）東方學(xué)院院務(wù)會議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報告；（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強學(xué)生思想工作的報告；（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報告；（12）東方學(xué)院2003年度工作總結(jié)；,第十一題,公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午900到1100召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席。”,第十一題,星期四上午830左右，有2個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。900左右有6個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在1000見面。到了10點，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問另外4位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，你認(rèn)為小劉究竟錯在哪些地方正確的做法應(yīng)該是怎樣的,第十二題,12．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題（1）利華公司2003年2月份經(jīng)理會議記錄；（2）利華公司2003年銷售計劃；（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；（5）利華公司4月份經(jīng)理會議記錄；（6）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（8）利華公司2003年6月份經(jīng)理會議記錄；（9）利華公司與香港凱福公司會談紀(jì)要；（10）利華公司2003年8月份經(jīng)理會議記錄；（11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（12）利華公司2003年銷售工作總結(jié),第十三題,為迎接兄弟單位和上級部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動員大會，局長要秘書小萬寫一份通知。小萬一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會議可能自己不來而派其他人員來了。于是他寫了如下的通知會議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時在局辦公大樓會議室召開各部門負(fù)責(zé)人會議，會議重要，請準(zhǔn)時出席。小萬將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話，詢問開什么會議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。,第十三題,過了幾天，局里召開傳達上級精神黨員代表大會，有數(shù)百人參加，小萬負(fù)責(zé)會議材料工作。會議上，聽完報告后，進入小組討論。這時卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因為打印的分組小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來是打印人員翻重了頁，校對也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對他們不尊敬，紛紛離會而去，會場上出現(xiàn)了一陣騷亂。問題一小萬錯在哪里應(yīng)該怎樣寫這份會議通知問題二作為大會組織者，小萬錯在哪里針對這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施,第十四題,皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進行皮革進出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無話不談的好朋友。在一次閑聊時，陳珍妮說最近的心情不太好，因為公司生意一直不佳，總經(jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書，有上千萬元。如果這筆生意做成，可以賺進一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì),第十四題,情況。但這次談判確實非常順利?！崩铥愐贿呎f，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天賓館與德國某貿(mào)易代表團簽定正式合同時，超過了約定時間，還不見代表團的影子。后來德國某公司長駐中國的代表打來電話說“代表團已與昨天回國，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同，價格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無比，她想有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動，也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團的動向。令她百思不得其解的羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團的情報的他們是如何搶走生意的問題1羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表團的購貨合同的2秘書與親朋好友談話或閑聊時，是否可以不分場合、不分對象暢所欲言3企業(yè)的機密有哪些4秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作,第十五題,A公司原定于12月25日1800時借一娛樂總匯召開公司成立兩周年慶?；顒樱瑸榇?，發(fā)了請柬邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓光臨，在請柬上吧時間、地點寫的一清二楚，要求自行前往，還通知了全體員工下班后趕往。可當(dāng)部分員工提前在1600趕去時，卻發(fā)現(xiàn)預(yù)定的能容納50人的大包房已為B公司占用。經(jīng)詢問，當(dāng)初A公司預(yù)定時，B公司已先預(yù)定，但考慮與娛樂總匯變更預(yù)定時間，沒有最后確定。當(dāng)時當(dāng)堂負(fù)責(zé)人說“若B公司換了時間，則包房由A公司用，不用再通知了”，事后由于總匯工作人員的疏忽，忘了將時間沖突情況告知A公司。,第十五題,結(jié)果A公司于娛樂總匯的工作人員就這一問題發(fā)生爭執(zhí)和沖突，造成來參加活動的50多人滯留大堂2個多小時，最后交涉無果，不得不在包車前往附近另一賓館舉行。最后活動早早收場，大家掃興而歸。為什么A公司慶?；顒游慈〉妙A(yù)期效果如果你是A公司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動如果發(fā)現(xiàn)已預(yù)定包房被他人所用，應(yīng)怎樣處理,

簡介：辦公室事務(wù)管理實訓(xùn),主講胡明寶桂林航天工業(yè)學(xué)院人文社科系,實訓(xùn)內(nèi)容,一、辦公室環(huán)境二、常規(guī)辦公室工作三、辦公用品管理四、辦公效率及時間管理五、辦公室信息工作,實訓(xùn)實習(xí)方法,1實訓(xùn)教學(xué)以專業(yè)崗位為中心、能力訓(xùn)練為中心、借助情景活動和問題引導(dǎo)。2校內(nèi)校外頂崗實習(xí)。3見習(xí)、參觀考察、調(diào)查訪問。4撰寫實訓(xùn)報告、考察或調(diào)查報告。5討論、互評、教師講評、總結(jié)。,我國辦公室事務(wù)的主要內(nèi)容,⑴文書撰寫（會議記錄等）⑵文書制作（打字、復(fù)印等）⑶文書處理（收發(fā)、傳遞等）⑷檔案管理（歸檔、管理等）⑸會議組織（準(zhǔn)備、善后等）⑹調(diào)查研究（計劃、實施等）⑺信息資料（收集、整理等）⑻信訪工作（來訪、投訴等）,⑼接待工作（來訪接待）⑽協(xié)調(diào)工作（政策等）⑾督察工作（決議實施）⑿日程安排（各種日程）⒀日常事務(wù)（通訊值班）⒁辦公室管理（環(huán)境等）⒂其它臨時交辦的事項,國際秘書協(xié)會確定的辦公室事務(wù)的內(nèi)容,⑴速記上司交代事項；⑵執(zhí)行錄音吩咐；⑶檔案管理；⑷閱讀并分類信件；⑸以電話維持公共關(guān)系；⑹替上司定約會并記錄；⑺按上司指示完成信函；⑻在權(quán)限內(nèi)自發(fā)信函；⑼接待來訪賓客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自動處理例行的事務(wù)；,⑿為上司安排旅行或考察；⒀替公司賓客訂房間機票等；⒁準(zhǔn)備好公司要公開的資料；⒂替上司收集演講等的資料；⒃協(xié)助上司準(zhǔn)備財務(wù)等報告；⒄整理并組織好粗略的資料；⒅替上司保管各種記錄；⒆協(xié)助上司搞好交稅等事務(wù)；⒇督導(dǎo)一般職員或速記員；21搞好會務(wù)工作22復(fù)印資料,外資合資企業(yè)辦公室事務(wù)的內(nèi)容,⑴辦公室環(huán)境的布置和整理；⑵通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；⑶執(zhí)行上司交辦事項；⑷照料上司身邊的瑣事；⑸接待賓客和員工的來訪；⑹記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容；⑺打印文告及表格；⑻收集及整理各種信息；⑼保管辦公室設(shè)備及用品；⑽外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。,辦公室環(huán)境,（一）辦公環(huán)境的概念辦公環(huán)境，或稱為辦公室環(huán)境，它是直接或者間接作用和影響辦公過程的各種因素的綜合，從廣義上說，它是指一定組織機構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說，辦公環(huán)境是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門工作所處的環(huán)境，它包括人文環(huán)境和自然環(huán)境。,辦公環(huán)境及其優(yōu)化,辦公環(huán)境包括空間環(huán)境、視覺環(huán)境、聽覺環(huán)境、空氣環(huán)境、健康與安全環(huán)境。辦公環(huán)境的優(yōu)化原則方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。,1空氣殺手；2光線殺手；3聲音殺手；4空間殺手；5設(shè)備殺手；6文件殺手；7職能殺手。,辦公室的七大效率殺手,案例辦公室布局,某公司準(zhǔn)備在上海開辦一所銷售分公司，租用了某寫字樓一層的大廳，其中，大門左邊用作產(chǎn)品展示，大門右邊作為銷售分公司辦公區(qū)，包括正副經(jīng)理辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財務(wù)部。該銷售分公司負(fù)責(zé)人將整個一層大廳全部設(shè)計為當(dāng)今很流行的全開放式辦公室和半開放式辦公室，用站立并能夠移動的間隔物來分割，沒有門，所有人的工作都能清楚可見。討論這個布局有什么好處又有什么問題你如何看待開放式布局的辦公室,保持辦公環(huán)境的整潔有序,（一）辦公室清潔有序1保持秘書的辦公區(qū)域整潔干凈2保持秘書負(fù)責(zé)的公共區(qū)域整潔干凈,保持辦公環(huán)境的整潔有序,1．設(shè)備物品要放置適當(dāng)，擺放有序2．公用物品要擺放有序,辦公環(huán)境維護的基本原則,1整潔舒適。2和諧統(tǒng)一。3合理實用。4環(huán)保安全。,辦公室的空氣環(huán)境管理,1溫度最舒適并有益于健康的工作溫度是1825℃。2濕度最適宜的濕度為4060。3空氣流通每人每分鐘需要45立方公尺的新鮮空氣。4空氣的凈化包括打掃，拖洗，擦凈，上臘與打光等。,識別辦公室安全隱患,1地、墻、天花板、門窗中的隱患，離開辦公室不鎖門。2室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音、通道等方面的隱患，如光線不足或者光線刺眼。3辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤桌面過高，難以用正確的姿勢操作。4辦公設(shè)備及操作中的隱患，如電線磨損裸露。5工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物品。6工作中疏忽大意造成泄密的隱患，如復(fù)印時將保密原件忘在復(fù)印機玻璃板上。7火災(zāi)或消防中的隱患，如亂扔煙頭、滅火器前堆放物品等。,識別辦公室安全隱患,辦公設(shè)備及操作中的隱患如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當(dāng)?shù)姆垂猓瑥?fù)印機的輻射，違規(guī)操作等。工作中疏忽大意的人為隱患如站在轉(zhuǎn)椅上舉放物品，女士的長頭發(fā)卷進有關(guān)的機器設(shè)備，復(fù)印后將保密原件遺留在復(fù)印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關(guān)的安全標(biāo)識等。消防隱患如亂扔煙頭，滅火設(shè)備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災(zāi)警報失靈等。,識別辦公室安全隱患,辦公建筑隱患主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關(guān)窗、鎖門等。辦公室物理環(huán)境方面的隱患如光線不足或刺眼，溫度、濕度調(diào)節(jié)欠佳，噪音控制不當(dāng)?shù)?。辦公家具方面的隱患如辦公家具和設(shè)備等擺放不當(dāng)，阻擋通道；家具和設(shè)備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。,辦公環(huán)境安全檢查,包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分，后者是記錄辦公設(shè)備運行中出現(xiàn)的故障。例如計算機不能工作了，就應(yīng)填“設(shè)備故障表”，如果計算機仍能操作，但屏幕被強光照射，非常刺眼，就應(yīng)該填寫“隱患記錄及處理表”。,實訓(xùn)填寫隱患記錄及處理表,設(shè)備故障表,緊急情況記錄常識,事故應(yīng)該立即報告給上級或者安全主管，具體要求填寫事故情況記錄表和工傷情況報告表，證人和事故涉及的人員有可能也需要完成證人記錄。事故情況記錄表通常記錄下面的信息事故日期；事故地點；事故涉及人員；事故的證人；事故過程的概述和填寫事故記錄表的人員簽名。如果事故中有人受傷，涉及的每個人都要填寫一份工傷情況報告表，準(zhǔn)確記錄受傷人的信息、傷情和處理情況。,技能訓(xùn)練,下列問題哪些屬于設(shè)備故障，哪些屬于辦公隱患過度擁擠；打滑的地板；家具或設(shè)備的突出的棱角；柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西；轉(zhuǎn)椅無法調(diào)節(jié)高度；電線拖曳太長；未接地線的設(shè)備；電路負(fù)荷太大；消防栓無法打開；碎紙機沒有安全使用說明；傳真機卡紙。,實訓(xùn)內(nèi)容,1調(diào)查你實習(xí)單位辦公室的布局與環(huán)境；2調(diào)查機關(guān)辦公室的環(huán)境安全情況；3調(diào)查秘書辦公區(qū)域的環(huán)境與安全情況。要求35人一組，調(diào)查一個單位的辦公室的布局與環(huán)境、安全狀況，寫一份調(diào)查報告，就上述情況進行分析，找出存在的問題并提出改正的建議。,接打電話的基本禮儀,（一）語言表達（二）動作表現(xiàn)（三）聲音語調(diào)（四）時間控制（五）場合選擇,電話機應(yīng)該擺放在最容易、最方便使用的地方。如果是習(xí)慣用右手寫字，電話機就應(yīng)該放在辦公桌的左邊。當(dāng)來電話時，右手拿筆作記錄，很方便。,電話機擺放在什么位置,撥打電話程序,接聽電話的程序,問對方是否愿意等待轉(zhuǎn)接并解釋轉(zhuǎn)接原因,轉(zhuǎn)接電話,感謝對方等待,對方接受轉(zhuǎn)機,對方不愿意等候,請對方留言,,,,,,,,轉(zhuǎn)接電話流程,技能訓(xùn)練,如果你的上司正在召開重要會議，而對方又是因為緊急事情致電你的上司，這時，你應(yīng)該怎樣處理為了不中斷會議，打擾上司，可采用遞紙條的方式，紙條上寫上特急電話找您，是關(guān)于事，接電話請您畫圈（），不接電話，請打鉤（）。,如何處理同時打來的幾個電話,請正在交談的一方稍等，告訴他有電話打進來，需要馬上處理。迅速接聽另一部電話，快速處理完，趕快回到第一個電話上。如果第二個電話一時不能處理完，也不屬于緊急內(nèi)容，則應(yīng)該告訴他還有一個電話沒有結(jié)束，建議一會兒再給他回電話；然后馬上回到第一個電話上。如果第二個電話是緊急的事情，則要馬上向第一個來電者道歉，建議他先掛上電話稍等或快速處理完第一個電話。無論怎樣，回到第一個電話時，都要向來電者致歉。,模擬應(yīng)對不同類型來電的策略,1堅持只同上司通話的人你可以運用這樣的技巧“正如我所告訴你的一樣，我上司現(xiàn)在不方便接聽電話，或許你遲點再撥過來。”或“我能為您帶口信，如果你告訴我你只想同他談，我會告訴他給你打電話。”,當(dāng)通話者提出的要求超出正常限度的時候，例如對方要同事或上司家里的電話號碼等，你怎么說“對不起，我們公司沒有保留這方面的信息?；蛟S明天你可以打電話到他她的辦公室?！睙o論請求如何，不要被迫接受。,來電要求超出正常限度,模擬應(yīng)對不同類型來電的策略,接聽恐嚇電話要鎮(zhèn)定，并做好錄音工作。上司不想接的電話作為為上司服務(wù)的秘書人員，為保證你的上司集中精神處理一天重要的事務(wù)，對于上司不愿接的電話，你就應(yīng)靈活應(yīng)對，恰當(dāng)把握講話的分寸，按上司的意圖妥善處理。,案例新加坡利達公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作，在征得上司的同意后，她請自己最好的朋友陳秘書暫時代理她的工作，時間為一個月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來后推薦陳秘書頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳秘書正在公司打字，電話鈴響了，陳秘書與來電者的對話如下來電者是利達公司嗎陳秘書是。來電者你們經(jīng)理在嗎陳秘書不在。來電者你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎陳秘書是。來電者你們的手套多少錢一打陳秘書18美元。來電者16美元一打行不行陳秘書對不起，不行的。說完，陳秘書“啪”掛上了電話。,上司回來后，陳秘書也沒有把來電的事告知上司。一星期后，上司提起他剛談成一筆大生意，以14美元1打賣出了2萬打。陳秘書脫口而出“啊呀，上星期有人出價16美元1打，要15萬打，我說不行?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說“你被解雇了”，陳秘書哭喪著臉說“為什么”上司說“你犯了五個錯”陳秘書犯了哪五個錯她在電話禮儀方面還犯了哪些錯誤,分析１該問的沒有問（指對方情況，手套的需要量）；２該記的沒有記錄（對方的姓名、公司、電話號碼）；３該說的沒有說（沒有及時向上司匯報）；４不該說的卻說了（價格上的自作主張，不向上司請示）；５不懂得保護自己（即使自己自作主張拒絕了對方，犯了錯誤，也沒必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）；６電話禮儀方面，接電話時沒有自報家門；７不等對方說完，就“啪”地掛上電話行為失禮。,印章的審批和使用,必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，并進行認(rèn)真的登記未履行手續(xù)或手續(xù)不全時，不得用印。用印時應(yīng)注意蓋在正確的位置，一般應(yīng)蓋在文件成文日期的上方，上不壓正文，下騎年蓋月；印中文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。如下圖,印章啟用工作流程圖,,印章的使用流程,,技能訓(xùn)練,111月1日，李經(jīng)理要到廣州參加一個貿(mào)易洽談會，考慮到要與多家公司洽談業(yè)務(wù)，需要帶幾張空白介紹信，可否2某公司印章管理人員小馬為工作方便，帶印章一起出差到外地，這種做法正確嗎3市物資供銷處辦公室辦事員洪，在銷售處處長老王的再三要求下，在三張空白介紹信上編好介紹信編號，并蓋了章。老王走后，他越想越后悔，趕緊向辦公室李主任匯報了此事，領(lǐng)導(dǎo)對他進行了嚴(yán)肅的批評，責(zé)成他立即追回這些介紹信。請指出錯誤所在。,介紹信使用的程序,用信申請,,領(lǐng)導(dǎo)審批,秘書開介紹信、蓋印,,用信登記,,播放視頻3秘書印信管理,用信登記簿,,技能訓(xùn)練,11月1日，李經(jīng)理要到廣州參加一個貿(mào)易洽談會，考慮到要與多家公司洽談業(yè)務(wù)，需要帶幾張空白介紹信，可否2某公司印章管理人員小馬為工作方便，帶印章一起出差到外地，這種做法正確嗎3市物資供銷處辦公室辦事員洪，在銷售處處長老王的再三要求下，在三張空白介紹信上編好介紹信編號，并蓋了章。老王走后，他越想越后悔，趕緊向辦公室李主任匯報了這件事，領(lǐng)導(dǎo)對他進行了嚴(yán)肅的批評，責(zé)成他立即追回這三封介紹信。請指出錯誤所在。,值班工作的內(nèi)容,（1）記好值班電話記錄（2）記好值班接待記錄（3）記好值班日志（4）做好信息傳遞。,1值班日志外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等。2接待記錄來訪人員的姓名、單位、來訪事由，聯(lián)系方法等。3電話記錄來電時間，來電單位，來電人員姓名，來電內(nèi)容。,實訓(xùn)編寫值班記錄,實訓(xùn)情景模擬訓(xùn)練,1接待來訪客人（1）對待已經(jīng)預(yù)約的來訪者。（2）對待不速之客。（3）對待不受歡迎的客人。2處理突發(fā)事件和臨時任務(wù)（1）接受任務(wù)（P76）。（2）具體辦理。（3）辦畢匯報（P76）。,案例毒藥掉進河里之后,2006年的一天深夜，某市政府值班劉秘書接到市交通部門打來的緊急電話，告知一家裝卸公司在某碼頭裝卸化學(xué)物品時，不慎將一桶劇毒化學(xué)物品落入水中。若毒藥擴散到水中，人畜飲用后會造成死亡。此時劉秘書腦海中掠過兩套方案一是打電話給市領(lǐng)導(dǎo)或上級機關(guān)，請求指示，然后依照領(lǐng)導(dǎo)的指示去執(zhí)行，如果找不到領(lǐng)導(dǎo)，再根據(jù)自己的經(jīng)驗處理。二是立即趕到現(xiàn)場指揮打撈。如果你是值班秘書，應(yīng)當(dāng)采取什么措施詳見P76,郵政業(yè)務(wù),1信函業(yè)務(wù)國內(nèi)信函、明信片、國內(nèi)印刷品、國內(nèi)保價信函、國際信函、國際印刷品、國際保價函件。2郵政包裹業(yè)務(wù)國內(nèi)包裹、國際包裹、3特快專遞信函、文件資料、物品。,郵件處理程序,,簽收,拆封,登記,分類,及時處理郵件，并記錄,呈送郵件,,,,,,技能訓(xùn)練,一、分析觀察一天上班不久，郵遞員送來三個郵件一個是發(fā)給萬總經(jīng)理的函件，封面上有“急件”字樣，另一個是給朱經(jīng)理的包裹，還有一個是稅務(wù)局寄來的函件。秘書小汪在投遞單上簽收后，將三個郵件放在一邊，開始忙昨天未結(jié)的工作，直到快中午的時候，才騰出時間處理這三個郵件。小汪打開稅務(wù)局的函件，是一份關(guān)于稅務(wù)新管理辦法的文件。小汪又打開急件，是一封客戶請求確認(rèn)并要立即給予回復(fù)的商函。小汪一看這兩個函件，不是重要就是緊急，不敢怠慢，急忙送交萬總經(jīng)理閱辦?；貋砗?，小汪還沒有坐穩(wěn)，辦公室錢主任走了進來，叫小汪外出辦一件事情。小汪于是把包裹放在辦公桌上，給朱經(jīng)理打了個電話，讓他過來自行取走，然后放下電話出去了。要求1以圖示意三個郵件的處理過程，展示其中主要的環(huán)節(jié)；2分析小汪的處理有什么問題，并給出規(guī)范的操作方法。,實訓(xùn),以下情況，應(yīng)該運用哪些郵政業(yè)務(wù)1經(jīng)理正在外地參加一個商品交易會，留守單位的小牛接到經(jīng)理打來的電話，要求小牛立即寄送一個商品的樣本過去。2某員工與公司解除勞動關(guān)系后，應(yīng)聘到了另一家企業(yè)，由于走得匆忙，剛剛補做的團員證來不及取走，現(xiàn)在需要把團員證給他寄過去。3企業(yè)因拓展業(yè)務(wù)的需要，需要印制大量的商業(yè)函件發(fā)往全國各地，尋找合作伙伴。,祝各位學(xué)習(xí)進步,

簡介：接打電話、前臺接待,辦公室事務(wù)管理3,一、接聽與撥打電話,（一）接聽電話正確有效禮貌,秘書接聽電話的原則與要求,自報家門尊重親切表述清晰講求實效靈活處理,接聽電話程序,⑴電話鈴響兩遍以后，四五遍以內(nèi)就應(yīng)接聽電話。⑵接聽電話首先應(yīng)說“您好”，緊接著自報家門，再說“請講”。⑶做好電話記錄。應(yīng)記清對方單位、姓名、回電號碼、內(nèi)容要點、來電時間、接話人簽名六個要素。,電話記錄單,（二）打出電話的原則與要求,1做好準(zhǔn)備（熟悉號碼；列出要點，數(shù)據(jù)核實，資料在旁；考慮時間、時差）2先問好，自報單位、姓名，要請誰接電話等。重要內(nèi)容提請對方記錄，復(fù)述核實。3如果要求的通話人不在或不便接電話，簡單事項可請接聽人記下轉(zhuǎn)告，或者請轉(zhuǎn)告回電或另約時間再打。通話結(jié)束，應(yīng)說“謝謝”或“再見”，方可掛斷。,很難對付的電話,1有的人講話聽不清或很難懂，應(yīng)在通話開始時就向其說明。2有的人喜歡在電話里大發(fā)脾氣。可以適當(dāng)?shù)刈寣Ψ桨l(fā)泄心中的怒氣?；卦捜说恼Z調(diào)要安詳，沉穩(wěn)。3有的人東拉西扯，談不到點子上。應(yīng)有禮貌地把問題引上正題。4有的人像牛皮糖，很纏人。他總是在電話里說個沒完，或三番五次地打電話來。對他們說話要直截了當(dāng)，不能過于婉轉(zhuǎn)，可以說，自己正在忙，有空便回電話。比如說“謝謝你多次來電話，只是我們已經(jīng)選好了辦公用品的供應(yīng)商”。,秘書接聽電話用語范例1,秘書您好客戶您好，麻煩您轉(zhuǎn)一下孫總。秘書請稍等孫總的電話沒人接?？赡艹鋈チ?，要不您下午再打一下。客戶好吧，我下午再打一遍。秘書好的，再見?？蛻粼僖?秘書接聽電話用語范例2,①如果知道上司何時回來，可以告訴對方到時再打過來。如“很抱歉，劉海先生正巧不在，您過一會兒再打來好嗎估計他9點鐘左右回來?！雹诳烧垖Ψ搅粝滦彰碗娫捥柎a，等上司回來后再同他聯(lián)系。如“請您留下電話號碼好嗎這樣劉經(jīng)理可以給您回電話?！雹劭稍儐枌Ψ绞欠裨敢馀c其他人通話，但要告知對方你要轉(zhuǎn)給人員部門，并征求對方同意。如“關(guān)于合同一事，你想同其他人談一談嗎我們銷售部的馬經(jīng)理正在辦公室，要不要我把你的電話轉(zhuǎn)過去”,思考討論秘書怎樣接打電話,1秘書張葉知道上司經(jīng)理劉海出去辦事，9點鐘左右回來。這時有一客戶來電話談合同一事。2秘書張葉想和銷售部王濤談?wù)劮峙浞桨傅氖乱耍枰豢嚏娮笥視r間。,課程實踐活動,情景模擬要求分組合作完成?？疾轫椖?接打電話準(zhǔn)備工作。2接打電話的語言。3接打電話的程序。4做好電話記錄。,情景模擬材料,情境一方正公司的錢經(jīng)理正在召開工作例會，公司的合作伙伴華茂公司的楊總來了電話要找錢經(jīng)理，請演示秘書小張接電話的情景。情境二方正公司的秘書張葉接到東風(fēng)貿(mào)易公司吳總電話說航班延誤，下午才能到機場，到時想直接去展銷會現(xiàn)場，但不知道怎么坐車，請張秘書告訴他。,秘書該怎樣處理,情境三下午接到一位客戶的投訴電話，抱怨他買的公司產(chǎn)品手機品質(zhì)不好，給他增加了很多麻煩，他情緒激動，非常惱火，言語有些過激。情境四一位客戶打來電話，抱怨你的一位同事，說她態(tài)度不好，答應(yīng)提供服務(wù)卻未能兌現(xiàn)。你既要保護同事和公司的信譽，又要使客戶得到安慰和幫助。,二、秘書前臺接待工作,所需素質(zhì)與能力,1個人氣質(zhì)、形象；真誠、溫馨甜美的微笑。2分析性思維很重要，經(jīng)常需要對自己的工作進行輕重緩急的判斷。3辦公軟件、設(shè)備的掌握比如EXCEL的使用，打印文件,收發(fā)傳真之類的。,前臺接待工作內(nèi)容與職責(zé),1轉(zhuǎn)接電話，做好來電咨詢工作。2接待來訪客人，并負(fù)責(zé)基本咨詢、引領(lǐng)或通報相關(guān)部門與人員；3收發(fā)文件、傳真、信件和報刊；4打印、復(fù)印辦公文件，制作辦公表格等；5組織公司辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作；6更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式；7協(xié)助組織公司活動（生日會、年會等）；8完成上級領(lǐng)導(dǎo)臨時指派的其他工作任務(wù)及協(xié)助其他部門完成相關(guān)工作。,接待來訪客人服務(wù)規(guī)范,（一）致以問候或歡迎辭?？蛻艋騺碓L者進門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭?！跋壬?，您好”“小姐，早上好”“您好歡迎來到XX公司?！薄澳孟壬?，我記得您前不久（以前）來過我們公司，今天光臨，再次表示歡迎,（二）引領(lǐng)工作,1引導(dǎo)客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳資料；2當(dāng)場解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)，介紹時先介紹主人，后介紹客人；3引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員，行走時走在客戶或來訪者側(cè)前位置，并隨時用手示意。途中與同事相遇，點頭行禮，表示致意；4進入房間，要先輕輕敲門，聽到回應(yīng)再進。進入后，回手關(guān)門；5介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開身回應(yīng)，則安撫客戶或來訪者稍等，退出。,（三）接打電話,“您好，這里是XX公司”接著迅速判斷出來電有何需求，回話例1咨詢家裝業(yè)務(wù)先生（小姐），關(guān)于這方面情況，讓我們公司客戶顧問X先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問題，我把電話轉(zhuǎn)過去，請稍等。例2聯(lián)系業(yè)務(wù)與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員；無關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答先生（小姐），我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請您聯(lián)系其他公司吧，謝謝,例3找人先生（小姐），您找的X先生（小姐）名字叫什么您跟他（她）預(yù)約了嗎請您稍等。（然后接通本公司X先生的電話，詢問轉(zhuǎn)接與否。）例4不指明的電話判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上把電話轉(zhuǎn)給能處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴接話人；通話簡明扼要，不應(yīng)長時間占線。結(jié)束時應(yīng)說“謝謝”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。,

簡介：科技的實力、創(chuàng)新的活力、服務(wù)的誠信力,競聘演說,競聘人崔浩,競聘崗位辦公室主任,,個人簡介,,,,,個人簡歷,年齡XX歲,職稱助理經(jīng)濟師,現(xiàn)任職務(wù)辦公室主任,專業(yè)保險、管理專業(yè),學(xué)歷本科,政治面貌中共黨員,,通過省招聘，被公司錄用,先后擔(dān)任過、副科長、科長、辦公室主任等職務(wù),在支公司先后擔(dān)任副經(jīng)理、經(jīng)理,擔(dān)任辦公室主任,個人簡歷,,,個人簡歷,,,,競聘優(yōu)勢,競聘優(yōu)勢,六個方面優(yōu)勢,1、年齡優(yōu)勢,今年33歲，有經(jīng)驗、有閱歷、有干勁、有熱情，正是干工作、做貢獻、出成績、求發(fā)展的黃金年齡。,,基本情況,,,,工作目標(biāo),工作目標(biāo),嚴(yán)管理重實效識大局顧大體用創(chuàng)新促發(fā)展切實保證辦公室各項職能發(fā)揮到位,,自我介紹,,,,,,,,,理,立,禮,服務(wù),利,圍繞一個中心，突出四字方針，做好各項工作,任職構(gòu)想,任職構(gòu)想,以理服人，用制度協(xié)調(diào),,理,任職構(gòu)想,立足全局，能換位思考,利,,任職構(gòu)想,以禮待人，從細(xì)節(jié)入手,,禮,任職構(gòu)想,注重創(chuàng)新，要務(wù)求實效,,立,魚得水而歡，人的能力發(fā)揮更需要平臺作支撐。希望各位領(lǐng)導(dǎo)、評委，能夠給我這個平臺，我一定會給您們一個滿意的表現(xiàn),謝謝,

簡介：辦公室6S管理執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)向小明,內(nèi)容一、何為“6S”二、“6S”的含義三、實施“6S”的好處四、“6S”具體操作細(xì)節(jié),一、何為“6S”“6S”實際是五個單詞的簡稱，就是整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全，其日文的羅馬拼音的第一個字母都是S，故稱之為“6S”。,二、“6S”含義整理把所有的物品（硬件）分為兩大類，要與不要的，把不要的物品變賣、拆掉、丟棄、清除。整頓把要的物品分為幾大類，經(jīng)常使用；不經(jīng)常使用的；長時間不使用的；按照相應(yīng)的明確規(guī)定擺放好，并加以標(biāo)示。清掃所有要的物品及場所不間斷的進行打掃，維持上述物品和環(huán)境的較好的狀態(tài)。清潔經(jīng)常性保持上述的行為結(jié)果。,素養(yǎng)當(dāng)上述的四大方面能夠?qū)崿F(xiàn)時，不是依靠公司的強制性法令或約束性制度，而是要求員工形成習(xí)慣化，員工都把那些方面看成自然而然的事，不做就會不適應(yīng)，這便是素養(yǎng)。安全消除隱患，預(yù)防事故發(fā)生。,三、實施“6S”的好處,“6S”有助于改變公司的形象?！?S”有助于提高工作效率?！?S”有利于節(jié)約有限的空間。提高工具、機器設(shè)備的最大使用壽命。實施“6S”對工作人員的身心健康有極大好處。,四6S具體操作細(xì)節(jié),（一）整理的含義把所有的物品（硬件）分為兩大類，要與不要的，把不要的物品變賣、拆掉、丟棄、清除。內(nèi)容及要求1、每半年對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。根據(jù)公司要求，必要文件上交行政人事資源管理部送檔案室歸檔。2、每半年對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，根據(jù)公司要求，盤點后的有效表單記錄上交行政人事資源管理部送檔案室歸檔。3、各部門對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”，分類如下,4、依據(jù)必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)決定物品的“要”與“不要”。,5、“不要”物品經(jīng)各部門經(jīng)理判定后，集中報行政人事資源管理部報廢。,（二）整頓的含義把要的物品分為幾大類，經(jīng)常使用；不經(jīng)常使用的；長時間不使用的；按照相應(yīng)的明確規(guī)定擺放好，并加以標(biāo)示。內(nèi)容及要求普通辦公桌橫式屏風(fēng)轉(zhuǎn)角屏風(fēng)坐椅報刊文件資料水吧儲藏間鐵皮柜各種線路個人物品中心領(lǐng)導(dǎo)區(qū)過道墻面門窗暫放物品會客區(qū),1普通辦公桌（1）桌面除公司購置的文件架盤（外側(cè)）、電話機（中間）、鍵盤（中）、顯示器內(nèi)側(cè)角、鼠標(biāo)、水杯靠文件架、臺歷、綠色盆栽除外無其他物品；人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。,（2）抽屜辦公用品一般的常用品筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置右側(cè)第一抽屜內(nèi)；書本類可以放置右側(cè)第二抽屜內(nèi)；個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、各種表格及個人物品等，可放置第三抽屜；左側(cè)有序的放置文件資料。,（3）UPS電源放在主機上靠桌內(nèi)側(cè)；有主機臺的可放置臺內(nèi),（4）垃圾簍罩塑料袋，放置桌洞下右前角；,2橫式屏風(fēng)（1）內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；桌面除筆筒、水杯、電話機、臺歷、綠色盆栽（從外至內(nèi)依次內(nèi)推）、鍵盤（中間）、顯示器內(nèi)側(cè)角、鼠標(biāo)外，無其他物品；人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。,（2）抽屜柜辦公用品一般的常用品筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置右側(cè)第一抽屜內(nèi)；書本類可以放置右側(cè)第二抽屜內(nèi)；個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、各種表格及個人物品等，可放置第三抽屜；左邊兩層，可以按照類別整齊放置資料和材料。,（3）主機和UPS電源排插豎式置桌內(nèi)側(cè)靠墻處；,（4）垃圾簍罩塑料袋，放置桌洞下左前角；,3轉(zhuǎn)角式屏風(fēng)（1）內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；桌面除文件架內(nèi)側(cè)、文件盤內(nèi)側(cè)、顯示器中間、電話文件盤與顯示器中間、鼠標(biāo)、綠色盆栽外側(cè)、臺歷外外側(cè)，不允許放其他物品；人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。,（2）抽屜放置屏風(fēng)外側(cè)角，辦公用品一般的常用品筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置左側(cè)第一抽屜內(nèi)；書本類可以放置左側(cè)第二抽屜內(nèi)；個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、不常使用的文具及個人物品等，可放置第三抽屜內(nèi)；,（3）主機和UPS電源豎式置桌面下左側(cè)；,（4）垃圾簍罩塑料袋，放置桌下右前角；,4公司領(lǐng)導(dǎo)區(qū)（1）桌面除公司購置的電話機、筆筒、臺歷、（右側(cè)）顯示器（右側(cè)角）外無其他物品；,（2）抽屜柜放置內(nèi)側(cè)，筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置左側(cè)第一層抽屜內(nèi)；資料可以放置左側(cè)第二層抽屜內(nèi)；空白稿紙、不常使用的文具等，可放置第三層抽屜內(nèi)；鍵盤、鼠標(biāo)、文件架盤放置于柜面，主機放置與抽屜柜中間。垃圾簍罩塑料袋，置桌下右前角；,（3）資料柜可放置辦公桌后靠墻處，第一層放置文件夾資料（不能超過18個），第二層放置榮譽牌、紀(jì)念牌，第三、四、五層放置書、個人常用的參考資料、文件卷宗。,5坐椅靠背坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正，下班或離開半個小時以上，椅子應(yīng)放回桌面下。,6水吧飲水機放置指定的水吧，不得隨意移動；水杯放置指定的水吧臺，靠內(nèi)墻成一排或二排直線；茶葉、咖啡、私人用品等按照順序放置水吧臺上下柜中。如無水吧的部門，可放置辦公室最合適的角落。,7鐵皮柜靠墻放置，柜面可放置公司配發(fā)綠色花草，內(nèi)放各部門在過去的一個月或一周內(nèi)使用的資料文件必須分類整齊，并加以標(biāo)識，明確責(zé)任人。,8儲藏間門口左側(cè)靠墻處放置純凈水；門口左側(cè)靠墻處放置鐵皮文件柜；內(nèi)左側(cè)放置資料柜、鐵皮文件柜；內(nèi)右側(cè)放置有序的雜用品。,9電腦線、網(wǎng)線、電話線有序的固定放置，無亂接線現(xiàn)象。10桌下不得堆積雜物。11過道保持暢通，不得占道放置任何物品，地面保持干凈、清爽。12墻面無亂張貼，亂掛現(xiàn)象。13門窗無亂張貼現(xiàn)象，嚴(yán)禁放置任何物品于窗臺上。,14暫放物品如樣品、材料等，合理定位，有序放置，并標(biāo)識責(zé)任人及放置時間。15個人物品如外衣手袋等，請置于第三抽屜內(nèi)或水吧柜中，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。16報刊閱讀完后必須上報架,或放入辦公桌內(nèi)。17會客區(qū)桌椅定位擺放，桌面保持干凈整潔。人員離開后將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)，椅子歸位。18文件、資料管理文件夾標(biāo)簽統(tǒng)一標(biāo)識（標(biāo)簽上方為公司標(biāo)記，其下方字體（黑體）由電腦制作。文件紙采用4號打印紙。,（三）清掃含義所有要的物品及場所不間斷的進行打掃，維持上述物品和環(huán)境的較好的狀態(tài)。清掃內(nèi)容及要求公司專門的保潔人員，對公共區(qū)域（如通道、樓梯等）負(fù)責(zé)清掃，個人清掃區(qū)域桌面、桌下、電腦、傳真機、復(fù)印機、打印機等等。清掃基準(zhǔn)對象清掃標(biāo)準(zhǔn)要求周期清掃時間1個人區(qū)域桌面干凈整潔、桌下面無垃圾、無雜物遺落、及時清理垃圾桶內(nèi)垃圾，每天5分鐘清掃每天下班后5分鐘。,2辦公設(shè)備主機和重點部位的正面、背面、送風(fēng)口無污垢，每周一次每周五、六下班前15分鐘。3文件資料歸檔文檔桌面、電腦中不能有失效文件，重要文件必須設(shè)置密碼，當(dāng)你離開半小時以上必須鎖定桌面，避免無關(guān)人員看到機密文件；根據(jù)公司實際情況，超過保管年限的表單及時集中銷毀，保管年限內(nèi)的表單裝訂送行政人事資源管理部歸檔。無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等，無無用的手稿與工作無關(guān)的文件。,（四）清潔的含義經(jīng)常性保持上述的行為結(jié)果。內(nèi)容及要求徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。清潔的主要內(nèi)容1有無文件檔案管理制度；2有無依照檔案制度將文件歸檔；3本部門重點目標(biāo)管理有無目視化；4供應(yīng)開水水吧處有無標(biāo)識清掃責(zé)任人；5有無指定書庫、書架維護負(fù)責(zé)人。,（五）素養(yǎng)的含義當(dāng)上述的四大方面能夠?qū)崿F(xiàn)時，不是依靠公司的強制性法令或約束性制度，而是要求員工形成習(xí)慣化，員工都把那些方面看成自然而然的事，不做就會不適應(yīng)，這便是素養(yǎng)。素養(yǎng)內(nèi)容及要求1遵守員工守冊、公司日常管理規(guī)定2養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣（禮儀、著裝等），提升個人品質(zhì)。,出入管理規(guī)定食堂管理規(guī)定宿舍管理規(guī)定制服管理規(guī)定空調(diào)管理規(guī)定辦公室管理規(guī)定圖書室管理規(guī)定會議室使用規(guī)定環(huán)境衛(wèi)生管理規(guī)定個人物資管理規(guī)定,（六）安全的含義內(nèi)容及要求1、下班前關(guān)閉電器設(shè)施電腦、空調(diào)、飲水機、電燈等）電源2、檢查重要文件柜是否處于關(guān)閉狀態(tài)3、檢查門窗是否關(guān)閉,謝謝大家,

簡介：辦公室6S管理實施方法與技巧,主講陳鵬,課程大綱,辦公室6S管理能給我們帶來什么好處推行辦公室6S管理的二十大要項行動起來做辦公室6S管理,模塊一辦公室6S管理能給我們帶來什么好處,規(guī)范高效,細(xì)致專業(yè),模塊二推行辦公室6S管理的二十大要項,一、公獨明確二、公私區(qū)分三、有名有家四、OA機定位五、柜架管理六、資料歸位七、文件管理八、電腦文件九、表格管理十、桌面整潔,十一、桌底狀態(tài)十二、抽屜狀態(tài)十三、物品定位十四、線束整理十五、開關(guān)標(biāo)識十六、空調(diào)狀態(tài)十七、張貼管理十八、看板管理十九、會議管理二十、安全消防,1、公用的工具（傳真機、打印機、復(fù)印機等）應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置；2、清理不要物；3、明確管理責(zé)任人；,一、共獨明確,二、“公私區(qū)分”,1、清理不要物2、私人用品和辦公用品分開放置；3、私人用品不宜過多，原則上不超過一個抽屜；4、私人用品應(yīng)置于抽屜的下層；5、標(biāo)識明確辦公用品、常用資料、私人物品6、不可出現(xiàn)“雜物”標(biāo)識,三有名有家,,,1、清理不要物；2、公用的工具（傳真機、打印機、復(fù)印機等）應(yīng)統(tǒng)一定位在各部門都方便使用的位置；3、明確管理責(zé)任人；,四、OA設(shè)備管理,1、清理不要物；2、各文件、物品必須分層、分類管理標(biāo)準(zhǔn)類、記錄類、通知類、日常管理類、規(guī)定規(guī)范、參考資料、事務(wù)管理類、品質(zhì)管理類、生產(chǎn)計劃類、報告類、人事管理、檔案類、工藝文件、國家標(biāo)準(zhǔn)、空白表格3、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按輕重決定置于哪層。一般輕的物品、文件放上層，重的放下層，4、各文件柜、架內(nèi)物品都必須按使用的頻率決定置于哪層一般為使用頻率高的置于中間拿取方便的位置。使用頻率低的置于偏高或偏低的層次；5、標(biāo)識明確；6、定期清掃，保持干凈無塵。,五、柜架管理,1、清理過期的資料；2、每冊資料都需要有明確的標(biāo)識；①資料名稱②定位標(biāo)識③管理者標(biāo)識3、每次使用過的資料都必須按指定的位置歸回原處；4、保持資料干凈整齊。,六、資料\物品歸位,七、文件管理,1、建立文件目錄文檔2、個人文件與公司文件區(qū)分放置，并標(biāo)識清楚個人文件不做要求3、公司文件要進行文件分類并標(biāo)識清楚4、公司文件保密與不保密的文件要用標(biāo)識區(qū)分清楚并區(qū)分管理,八電腦文件6S,1、建立電腦文件目錄文檔2、個人文件與公司文件區(qū)分放置，并標(biāo)識清楚個人文件不做要求3、公司文件要進行文件分類并標(biāo)識清楚（思路見后）4、公司文件加密與不加密的文件要用標(biāo)識區(qū)分清楚5、常用文件的快捷方式6、離開時鎖住屏幕,C盤,我的文檔,私人文件,文件,品質(zhì)文件,培訓(xùn)文件,6S文件,文件,效率文件,,,,電腦文件分類（例）,九、空白表單管理,1、部門內(nèi)有多種表格時，需分類管理；2、為了方便查找，建議用不同顏色分開；3、為了防止急用時沒有的現(xiàn)象，建議有復(fù)印提示4、定期清理不用、過期的表格。,1、清理不要物；2、可定置于桌面的物品為電腦、文件欄、電話、筆筒、臺歷、茶杯，并要求定位；3、工作時可有需處理的文件資料等置于桌面，但人長時間（05H以上）離開時，文件、資料必須歸位；4、桌面文件狀態(tài)可按“待處理”、“已處理”、“處理中”4、保持桌面清潔,十、桌面整潔,1、清理不要物（包括私人鞋物）；2、文件資料/產(chǎn)品等不可直接置于桌底；3、離開座位時，椅子要推近桌子；4、保持地面干凈。,十一、桌底狀態(tài),1、不要物的清理2、辦公用品、文件資料、私人用品必須按類別分抽屜放置；3、一個抽屜內(nèi)有幾種物品時，想辦法將物品固定，避免來回開關(guān)抽屜時物品亂動；4、標(biāo)識清楚；5、定期清理，保持干凈無塵。,十二、抽屜狀態(tài),十三、物品定位隱形定位法,,,,,,,說明需定位的地面物品碎紙機、衣架、書架、茶幾\地面復(fù)印機\柜式空調(diào)\梯子等易移動物品；定位線寬2CM左右，兩邊長12CM,隔實物1CM貼附,以免磨損，當(dāng)物品靠墻時，只需定外側(cè)；目的提醒歸位,,,,,1CM,,,,,12CM,,1、電源線不可直接拖在地上。2、繞成大概1520CM長，用扎帶或套紐固定兩端；3、或?qū)⒕€束嵌入套管，露出部分用扎帶固定；（不可給其他操作、動作造成障礙）4、插頭標(biāo)識清楚5、電源排插應(yīng)固定。,十四、線束整理,十五、開關(guān)標(biāo)識,1、保持干凈2、功能完好3、控制區(qū)域/功能明確,十六、空調(diào)狀態(tài),1、明確管理責(zé)任人2、運轉(zhuǎn)狀態(tài)目視管理3、確保功能完好,1、清理過期的張貼物；2、所有張貼物都需定位,墻上張貼物要明確區(qū)域；3、公司通知、公告需統(tǒng)一貼附在看板中的規(guī)定位置上，不可隨處有張貼現(xiàn)象；4、工作臺需要的張貼物（備忘錄等）不可隨意貼，要求規(guī)定位置,規(guī)定數(shù)量貼附不能超過2張A4紙位置,玻璃窗上不宜張貼通知/資料；5、明示標(biāo)識崗位、職責(zé)6、保持張貼物的清潔。,十七、張貼管理,十八、看板管理,內(nèi)容通告/公告欄學(xué)習(xí)園地初期可以展示6S基礎(chǔ)知識人員去向管理輪值管理6S責(zé)任區(qū)域布局圖6S日常點檢表可以先空著,十九、會議室,1、“不要物”清理2、會議室標(biāo)識3、使用狀態(tài)標(biāo)識4、預(yù)約管理5、會議要求,◇會議室懸掛物如公司方針、環(huán)境方針、產(chǎn)品介紹、地圖要求大小、高度盡量一致◇會議室溫馨提示會議后椅子必須歸位、禁止吸煙等請帶走會議后多余物,二十、消防設(shè)備管理,定位標(biāo)識明確明確責(zé)任人日常點檢,滅火器點檢表（例）,______年,模塊三行動起來做辦公室6S管理,

簡介：辦公室6S管理制度,目的適用范圍6S定義推行區(qū)域6S工作的開展辦公區(qū)域物品擺放標(biāo)準(zhǔn)其他辦公室6S管理自查表,1、目的,為營造干凈整潔的辦公場所，提高工作效率，塑造良好的企業(yè)形象，特制定本制度。,2、適用范圍,適用于深圳華潤物業(yè)管理有限公司南寧分公司辦公區(qū)域的管理。,3、6S定義,整理（SEIRI）工作現(xiàn)場，區(qū)別要與不要的東西，只保留有用的東西，撤除不需要的東西，目的是把“空間”騰出來活用；整頓（SEITON）把要用的東西，按規(guī)定位置擺放整齊，并做好標(biāo)識進行管理，目的是不浪費時間找東西；清掃（SEISO）將不要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾，無污穢狀態(tài)，目的是消除“臟污“，保持辦公區(qū)域干凈、明亮；清潔（SEIKETSU）將前3S實施的做法做到制度化、規(guī)范化，維持其成果，目的是通過制度化來維持成果；修養(yǎng)（SHITSUKDE）培養(yǎng)文明禮貌習(xí)慣，自覺遵守各項規(guī)章制度，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，目的是提升“人的品質(zhì)”，成為對任何工作都講究認(rèn)真的人。安全（SAFETY）上述一切活動，始終貫徹一個宗旨安全第一。,第一部分個人辦公桌及周圍區(qū)域；第二部分公司文件/工具柜及公共區(qū)域。,4、推行區(qū)域,5、6S工作的開展,51整理階段推行步驟A現(xiàn)場檢查對工作現(xiàn)場進行全面檢查（包括看到的和看不到的）。B區(qū)分必需品與非必需品使用頻率在每天、每周、每小時的物品即為必需品。C清理非必需品將必需品留下,非必需品移出工作區(qū)域。D非必需品的處理無使用價值折價變賣；有使用價值特別處理、分類后存檔E每天循環(huán)整理日日做、時時做◆區(qū)分必需品和非必需品,52整頓階段,推行步驟A分析現(xiàn)狀從物品的名稱、分類、放置進行規(guī)范化。B物品分類根據(jù)物品特征進行分類。C決定儲存方法物品存放進行定置管理，實現(xiàn)人與物最佳結(jié)合。D實施按照決定的儲存方法，對物品進行存放。,53清掃階段,推行步驟A從工作崗位掃除一切垃圾灰塵自己親自動手，不留死角。B清掃后檢查工作區(qū)干干凈凈，每天均要保持。C整修清掃中發(fā)現(xiàn)問題及時整修或保養(yǎng)。D查明污垢的發(fā)生源從根本上徹底解決。,54清潔階段,推行步驟A整理、區(qū)分工作區(qū)的必需品和非必需品。B撤走各個崗位的非必需品。C整頓、規(guī)定必需品的擺放場所。D規(guī)定物品的擺放方法。E粘貼規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)識。,55修養(yǎng)階段,推行步驟A努力遵守規(guī)章制度。B深刻理解各項規(guī)章制度。C認(rèn)真仔細(xì)的學(xué)習(xí)公司的各項規(guī)章制度。D成為他人的榜樣。,56安全階段,推行步驟A貫徹“安全第一、預(yù)防為主”的方針，在生產(chǎn)、工作中必須確保人身、設(shè)施設(shè)備的安全。B系統(tǒng)的建立防傷病、防污、防水、防盜、防損等保護措施。C對危險品應(yīng)有明顯的標(biāo)識。D各安全出口的前面不能有物品堆積。E滅火器應(yīng)在指定位置放置并處于可使用狀態(tài)。F消防栓的前面或下面不能有物品放置。G電源、線路、開關(guān)、插座沒有異?，F(xiàn)象出現(xiàn)。,6、辦公區(qū)域物品擺放標(biāo)準(zhǔn),61桌面位置擺放規(guī)范A辦公文件、票據(jù)不能散亂放置于辦公桌上，應(yīng)分類放進文件夾、文件盒中。B經(jīng)常使用的文件夾、文件盒不能在辦公桌上重疊堆積，應(yīng)進行分類編號整齊存放在文件架或文件框中。C不經(jīng)常使用的文件夾、文件盒應(yīng)進行分類編號整齊存放在文件柜中。D從文件/工具柜中取用的資料用完后及時返還至文件/工具柜。E正在使用的文件資料分為待處理、未處理、已處理三類整齊放于辦公桌面，做到需要的文件資料能快速找到。下班后統(tǒng)一歸類，需要繼續(xù)處理的存放于辦公桌第二層抽屜。F工程人員，使用頻率高的日常工具放置于隨身攜帶的工具包或整齊的掛在墻上，較常用的工程工具存放于工具柜的外層，使用頻率較低的工程工具放置于工具柜的內(nèi)層。G文件/工具框中的所有文件/工具應(yīng)擺放整齊有序，不得出現(xiàn)報紙、雜志等與工作無關(guān)文件。,H辦公用品如筆、尺、橡皮、訂書器、起釘器、剪刀等，應(yīng)放在筆筒內(nèi)或放于第一層抽屜，不能散亂于辦公桌上，取用后放回原位。I辦公桌面可放置電腦、正在使用的資料，文件框、臺歷、電話、茶杯等辦公必備用品，要求擺放整齊，衣服、手套、包等私人物品不能放置于辦公桌面。J電腦、電話線應(yīng)捋順，不得纏繞。K辦公電腦桌面整潔，所有文件有清晰的目錄。,62辦公桌抽屜整理規(guī)范,第一層存放個人及客戶名片、筆、眼鏡等小物品，應(yīng)擺放整齊。第二層存放正在使用的文件資料及需要保密的資料。第三層私人物品。,63辦公桌整理、整頓標(biāo)準(zhǔn),A椅子無人座時，將椅子推進靠近桌子；B桌面桌面清潔，下班時無文件及其它物品亂放，桌面原有物品不使用狀態(tài)下要及時歸位C日歷放置在照片C位置D文件托盤放置在D處E筆筒放置在E位置F電腦放置在屏風(fēng)中間，保持電腦表面干凈整潔G盆栽放置在G處H電話放置在H位置I水杯放置在I位置J文件框放置在J處K抽屜抽屜放置于靠近過道一側(cè),L桌牌懸掛在辦公桌屏風(fēng)正前方朝向辦公室門的方向靠近過道方向桌牌內(nèi)容為部門與姓名,M垃圾簍垃圾簍放置于靠近中間屏風(fēng)一側(cè)N主機箱主機箱放置于靠近過道一側(cè)，抽屜旁除以上物品外，桌面和桌下不允許再放置其他物品。,64計算機擺放端正、保持清潔。下班時關(guān)閉電源。65打印機、傳真機節(jié)約用紙，紙張存放整齊。及時取回打印、傳真文件，以免丟失、泄密。不允許用傳真機復(fù)印大量文件（單張或緊急時候可特殊對待）。66地面保持干凈。計算機電源線、網(wǎng)絡(luò)線、電話線等扎放整齊。桌墊、紙袋、紙張、紙板、紙箱、塑料、泡沫等易燃品，不得與電源線、網(wǎng)線、電話線放置在一起，保證安全。,67通道、走廊保持通暢。不得擺放影響美觀或走路的紙箱等。垃圾簍應(yīng)置于桌下內(nèi)側(cè)或辦公室指定區(qū)域。68臨時擺放物品原則上公共場地不允許擺放紙箱、物品等。如特殊情況需臨時擺放，必須放置整齊、不得影響整個辦公場所的美觀及行走方便。69公用、流動座位使用人員均有責(zé)任和義務(wù)在使用和離開時做好辦公區(qū)域的衛(wèi)生工作。,7、其他,A各部門經(jīng)理為6S管理的第一負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)員工行為的檢查和監(jiān)督，員工每日進行自檢，行政部隨時進行檢查。B當(dāng)檢查表出現(xiàn)3項不合格項時，第一次警告，第二次處罰5元，第三次處罰10元，以此類推。C處罰所得將用于員工活動基金。,8、辦公室6S管理自查表,9、程序所附表格,,,

簡介：辦公室篇,6S現(xiàn)場執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),人力資源部編制,一、基礎(chǔ)整理、整頓1、辦公桌整理標(biāo)準(zhǔn)2、辦公室物品定置線標(biāo)準(zhǔn)3、辦公區(qū)域通道線、定位線4、桌面、抽屜整理5、各類線路整理6、文件柜整理7、文件夾整理8、窗簾整理9、晨會召開,目錄,二、各類標(biāo)識制作、管理圖制作（持續(xù)更新）1、辦公人員定置圖2、座位牌,三、辦公室的清掃1、保證辦公室的衛(wèi)生清潔，無積塵、無污垢、地面無雜物、無紙屑、無煙頭等；玻璃窗戶保持光潔、無積塵、無斑點。,A椅子無人座時，將椅子推進桌子內(nèi)；B桌面桌面清潔，下班時無文件及其它物品亂放桌面原有物品不使用狀態(tài)下要及時歸位C桌牌懸掛在辦公桌屏風(fēng)正前方朝向辦公室門的方向桌牌內(nèi)容為職務(wù)與姓名（根據(jù)實際需要）D日歷放置在照片D位置（根據(jù)實際需要）E水杯放置在E位置（根據(jù)電腦位置可作調(diào)整）F筆筒放置在F位置（根據(jù)電腦位置可作調(diào)整）G電腦放置在屏風(fēng)中間，保持電腦表面干凈整潔（根據(jù)實際工作需要位置可做調(diào)整）H文件放置在H處（根據(jù)實際工作需要位置可做調(diào)整）I電話放置在I位置（根據(jù)實際工作需要位置可做調(diào)整）J抽屜抽屜上需要張貼抽屜標(biāo)簽（根據(jù)需要）,1、辦公桌整理、整頓標(biāo)準(zhǔn),A,B,C,D,E,F,F,G,H,I,K,一、基礎(chǔ)整理、整頓,2、辦公室物品定置線標(biāo)準(zhǔn),一、辦公桌上面（全部使用黃色膠帶）1、顯示器定置定置材料黃色不干膠定置位置底座前面直角處定置線規(guī)格方形底座5CM1CM不干膠（定置2角）圓底座3CM1CM不干膠（定置8條），線間距要一致，可根據(jù)底盤大小自行控制，2、茶杯、筆筒定置定置材料黃色不干膠紅色干膠字（成品）定置位置屏風(fēng)靠近透明玻璃處定置規(guī)格筆筒與茶杯中間距離為10CM,一、基礎(chǔ)整理、整頓,3、其他物品（日歷、文件架）定置材料黃色不干膠定置位置日歷定置與茶杯、筆筒同一條直線，文件架定置于電腦的另一側(cè)。定置線規(guī)格4CM1CM不干膠（定置4角）4、花盆定置材料黃色不干膠定置位置顯示器兩側(cè)定置線規(guī)格3CM1CM寬，不干膠（定置6條）,2、辦公室物品定置線標(biāo)準(zhǔn),一、基礎(chǔ)整理、整頓,二、辦公桌下面1、文件柜與電腦主機托盤定置材料紅色不干膠定置位置桌子下面左側(cè)，電腦主機托盤靠文件柜擺放（根據(jù)實際情況擺放）。定置線規(guī)格6CM15CM不干膠（定置2角）2、移動柜子定置材料紅色不干膠定置位置（根據(jù)實際情況定置）定置線規(guī)格6CM15CM不干膠（定置4角）,2、辦公室物品定置線標(biāo)準(zhǔn),一、基礎(chǔ)整理、整頓,3、垃圾桶定置材料紅色不干膠定置位置指定位置定置線規(guī)格1CM寬，長度為3CM6CM根據(jù)實際大小確定直徑為20CM的正六邊形4、花盆定置材料黃色不干膠定置線規(guī)格1CM寬，長度為3CM6CM根據(jù)花盆大小確定注桌面上面可以擺放筆筒、茶杯、電話、日歷、文件架、花盆（可以包含文件），其他物品一律不準(zhǔn)擺放?？蓴[放的物品需有定置且擺放整齊、有序。,2、辦公室物品定置線標(biāo)準(zhǔn),一、基礎(chǔ)整理、整頓,三、辦公桌以外區(qū)域（全部使用黃色膠帶）1、飲水機、水壺定置材料黃色不干膠定置線規(guī)格3CM1CM不干膠2、清潔用具辦公室內(nèi)所有潔具存放在統(tǒng)一存放一處，不可到處放置、不可堆放。定置線規(guī)格1CM寬黃色不干膠責(zé)任牌尺寸30CM5CM,2、辦公室物品定置線標(biāo)準(zhǔn),一、基礎(chǔ)整理、整頓,,1、辦公通道線定位使用黃色膠帶，采用5CM寬的黃色膠帶進行劃線，定置線主要定置辦公室的主要通道，參照右圖；,3、辦公區(qū)域通道線、定位線,一、基礎(chǔ)整理、整頓,1、以門口的門軸為中心畫半圓，半徑為一扇門的寬度；2、半圓的邊為虛線3、虛線的實體線為60MM50MM，每段間隙為60MM4、虛線的顏色為黃色,通過標(biāo)識門開時的旋轉(zhuǎn)軌跡以保證門開關(guān)順暢，明確門開關(guān)的范圍,2、開門線的繪制標(biāo)準(zhǔn),3、辦公區(qū)域通道線、定位線,一、基礎(chǔ)整理、整頓,4、桌面、抽屜整理,,5、各類線路的整理,線路整理清楚，沒有安全隱患各插座上標(biāo)有電壓標(biāo)識,一、基礎(chǔ)整理、整頓,6、文件柜內(nèi)物品分類存放,無不要物，分類物品標(biāo)識清晰,1、紅色線劃分2、分類標(biāo)識,一、基礎(chǔ)整理、整頓,每天使用的文件夾定置,用于存檔的文件夾定置,各文件夾整齊劃一，標(biāo)識清晰、統(tǒng)一,,1文件夾標(biāo)識寬3CM、長20CM；2外框線粗225磅、黑色，內(nèi)線粗45磅，線型外粗內(nèi)細(xì)；3LOGO高06CM、寬26CM4“工藝文件”黑體三號，加粗，可分為多行打?。?文件名稱黑體小初，加粗；6部門名稱黑體三號，加粗7內(nèi)框距外框上下距離均為15CM,7、文件夾標(biāo)識（如果有條件實施）,一、基礎(chǔ)整理、整頓,統(tǒng)一高度定位窗框頂向下45CM處紅色膠帶，寬度為1CM，貼于窗戶框上，面朝室內(nèi),,9、窗簾高度目視圖,一、基礎(chǔ)整理、整頓,窗簾高度統(tǒng)一美觀，便于操作。,,,儀表整理點名青島啤酒手勢語“好很好非常好結(jié)束會議,10、晨會的召開,一、基礎(chǔ)整理、整頓,人員基本信息應(yīng)包括彩色照片、姓名、職務(wù)、電話,二、各類標(biāo)識制作、管理圖制作,1、辦公室人員定制圖（如需要）,下圖參考,標(biāo)識牌制作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格20CM12CM張貼位置辦公桌的左側(cè)或右側(cè)，面朝辦公室門方向。,2、崗位標(biāo)識牌（如需要）,,,二、各類標(biāo)識制作、管理圖制作,1、辦公室地面每天清掃拖凈，不留任何死角，做到無果殼、紙屑等廢物，無積水。2、辦公桌椅、文件柜、電腦、飲水機、計算機、電話、打印機等辦公設(shè)備每天搽拭干凈，無灰塵、無污垢。3、辦公室門、窗、墻表面擦拭干凈，保持潔凈明亮，無灰塵、蜘蛛網(wǎng)及污漬。4、要注意保持辦公環(huán)境的清潔，不亂扔垃圾。5、辦公室內(nèi)墻體、標(biāo)語、花盆等裝飾物無灰塵、無污漬。6、辦公室內(nèi)垃圾簍需每日清理干凈，不留過夜垃圾。7、抹布、拖把、掃把等衛(wèi)生用品使用完后清洗干凈，擺放整齊有序。8、加強辦公室用電管理，經(jīng)常堅持辦公室插座、電線安全情況，防止短路、漏電等情況發(fā)生。9、堅持開窗通風(fēng)，保證各辦公室的花草干凈有人澆灌，保持空氣清新。10、每天下班前關(guān)燈、關(guān)機、斷電、關(guān)窗、鎖門。11、辦公室內(nèi)做到每日早上上班前小清掃，每月一次大清掃。,三、辦公室的清掃,