簡介:我想去遠(yuǎn)方,我想要怒放,汪峰怒放的生命WMA,我想去遠(yuǎn)方,我想要怒放,,文秘11級(jí),,文書工作與檔案管理實(shí)務(wù),項(xiàng)目三,,文書的管理,教學(xué)規(guī)劃,教學(xué)目的1、了解文書收集的范圍2、掌握收集文書的方法3、了解文書歸檔的范圍4、掌握文書整理與歸檔工作的程序5、掌握文書整理與裝訂的基本要求教學(xué)重點(diǎn)1、文書收集的范圍和收集文書的方法2、文書整理與裝訂工作的基本要求教學(xué)難點(diǎn)1、收集文書的方法2、文書整理與裝訂工作的要求教學(xué)方法講授、討論、實(shí)操教學(xué)時(shí)數(shù)6課時(shí),,項(xiàng)目構(gòu)成,任務(wù)一文書的收集,任務(wù)二文書的整理與歸檔,,,任務(wù)一文書的收集,任務(wù)導(dǎo)入,作為A房地產(chǎn)集團(tuán)公司第一分公司的辦公室秘書,李蕓在日常工作中接觸到大量的文件有上級(jí)來文、本公司對(duì)外的發(fā)文,也有下級(jí)上報(bào)的文件。領(lǐng)導(dǎo)要求李蕓在日常工作中保管好這些文件,以便在年末將其中有價(jià)值的文件歸檔。為了防止文件遺失,在日常工作中李蕓非常注意收集往來的文書。但這次在整理所收集的文件時(shí),她發(fā)現(xiàn)總公司關(guān)于設(shè)立培訓(xùn)部的請(qǐng)示一文的批復(fù)找不到了。假定你是李蕓,根據(jù)以上背景,你將如何完成文件的收集和保管工作,任務(wù)分析,及時(shí)、全面地收集各類文書,是歸檔工作的重要前提,也是保證檔案價(jià)值的重要保障。在實(shí)際工作中,客觀上存在著文書及管理文書的專兼職文書人員分散在各個(gè)部門的現(xiàn)狀,給文書收集工作及其統(tǒng)一規(guī)范性帶來困難。為較好地完成文書的收集與管理工作,秘書應(yīng)了解文書收集的范圍、對(duì)需要保存的文書能夠進(jìn)行鑒別,并熟練掌握收集文書的基本方法,能夠妥善保管辦畢文書。,,本節(jié)知識(shí)點(diǎn),,1、文書收集的范圍2、對(duì)需要保存的文書能夠進(jìn)行鑒別3、收集文書的基本方法4、能夠妥善保管辦畢文書,一、文書收集的范圍,1、文書收集涉及部門和人員的范圍(較廣),重點(diǎn)部門辦文機(jī)構(gòu)(辦公室)、核心部門(如商貿(mào)企業(yè)的銷售部或市場部、財(cái)務(wù)部)重點(diǎn)崗位和人員單位主要領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、部門主要領(lǐng)導(dǎo)、秘書及部門內(nèi)勤人員。,誰來統(tǒng)一收集,部門自行收集本部門文書,加以整理保管,定期歸檔,一、文書收集的范圍,2、收集文書的內(nèi)容與類型,凡本單位在工作中形成或使用的、辦理完畢的,具有利用價(jià)值的公文、電報(bào)、各種記錄、機(jī)關(guān)出版物及各種圖表、簿冊(cè)、照片、錄音錄像等資料均需收集。收集的文書主要有正式文件、非正式文件兩類(P29),二、收集文書的基本方法,,1、做好日常收集工作發(fā)文注意留存、在辦收文跟蹤收集、定期收集2、充分利用文件登記表的線索作用收文登記表、文件處理單、傳閱文件登記表3、專項(xiàng)活動(dòng)的文書集中收集保管專題會(huì)議、慶典、項(xiàng)目等相關(guān)文書及時(shí)收集歸檔4、請(qǐng)示與批復(fù)的文書收集請(qǐng)示與批復(fù)應(yīng)歸為一件,但批復(fù)往往容易“遺失”①財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)部門需將批復(fù)用做憑證的情況②以電話或口頭方式對(duì)請(qǐng)示進(jìn)行的非正式批復(fù)③領(lǐng)導(dǎo)直接在請(qǐng)示原件上進(jìn)行批復(fù)的情況,齊全完整,三、鑒別篩選文書,,依據(jù)歸檔文件目錄對(duì)文書進(jìn)行鑒別篩選以本單位為主將沒有保存價(jià)值的文書另行存放或銷毀非本單位文件、不需辦理文件,四、妥善保管辦畢文書,,1、保證文書的齊全與完整做好平時(shí)整理工作關(guān)鍵詞隨收隨歸2、嚴(yán)格管理臨時(shí)借閱文書借閱登記3、定期調(diào)整,HOW,初步整理(平時(shí)整理),平時(shí)整理即初步整理,是指文書部門的工作人員依據(jù)文書產(chǎn)生的規(guī)律,預(yù)設(shè)案盒,將已經(jīng)處理完畢的文件材料,隨時(shí)收集、整理,隨時(shí)歸入案盒,以為年終或第二年年初系統(tǒng)整理歸檔做高效準(zhǔn)備的工作。隨收隨歸,年底調(diào)定。,,平時(shí)整理的意義反示圖,1、有利于文件的完整,防止丟失和遺漏。2、有利于平時(shí)查找利用,方便工作。3、有利于分門別類地整理,保證檔案的質(zhì)量。4、有利于節(jié)省人力和時(shí)間,減輕年終工作負(fù)擔(dān)。,平時(shí)整理的操作要點(diǎn),1、做好平時(shí)整理的物質(zhì)準(zhǔn)備;(卷夾對(duì)號(hào)入座;衣柜抽屜)2、及時(shí)收集辦畢文書;3、細(xì)心裝訂;4、適時(shí)或定期清查;5、有些辦理完畢的文件材料可及時(shí)整理成檔;(一次會(huì)議、一個(gè)案件、一個(gè)客戶),,任務(wù)實(shí)施,李蕓發(fā)現(xiàn)總公司關(guān)于設(shè)立培訓(xùn)部的請(qǐng)示一文的批復(fù)找不到了。如果你是李蕓,你將如何完成該份批復(fù)的收集呢,1、判斷遺失的文書是否需要收集保存標(biāo)準(zhǔn)是否辦畢;是否有價(jià)值2、查找索要遺失的文書依線索追回文件傳閱登記表文件處理單3、對(duì)收集的文書加以整理保管圖211,1、收集的范圍2、鑒別篩選文書,本節(jié)知識(shí)應(yīng)用,應(yīng)用知識(shí)點(diǎn),技能訓(xùn)練,你是某電子公司的辦文人員一、判斷以下文書是否需要進(jìn)行收集,澄清理由。二、你發(fā)現(xiàn)一份文件名為關(guān)于同意購買財(cái)務(wù)管理軟件的批復(fù),而相應(yīng)的請(qǐng)示原件找不到。該如何查找遺失的請(qǐng)示,,項(xiàng)目構(gòu)成,任務(wù)一文書的收集,任務(wù)二文書的整理與歸檔,,,任務(wù)二文書的整理與歸檔,任務(wù)導(dǎo)入,A房地產(chǎn)集團(tuán)公司第一分公司辦公室在年終時(shí)共收到數(shù)十份公司文件,辦公室決定對(duì)這些文件進(jìn)行必要的整理,如期向檔案室移交。假定你是李蕓,根據(jù)以上背景,該如何完成對(duì)這些文件的整理與歸檔呢。,任務(wù)分析,李蕓應(yīng)根據(jù)企業(yè)文書歸檔的范圍對(duì)收集的文書進(jìn)行篩查,確定符合歸檔條件的歸檔文書,對(duì)歸檔文書進(jìn)行整理,保證文檔的質(zhì)量,并將整理妥當(dāng)?shù)奈臋n按要求移交檔案機(jī)構(gòu)。,,本節(jié)知識(shí)點(diǎn),,1、文書的整理與歸檔2、文書的歸檔范圍確定歸檔文書3、歸檔文書的整理4、歸檔,一、文書整理歸檔,,文書整理歸檔是指將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)過系統(tǒng)整理移交檔案館(室)保存的過程。,文書整理歸檔工作由誰做,二、文書的歸檔范圍,,◆是對(duì)收集的文書進(jìn)行衡量和篩選的依據(jù);◆是文檔工作的指導(dǎo)性材料;◆具有科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。,,歸檔文件的三個(gè)條件◆反映本部門的職能活動(dòng);◆文件辦理完畢;◆具有查考利用價(jià)值;,國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定061218國家檔案局第8號(hào)令;2212、企業(yè)機(jī)構(gòu)文書歸檔范圍(222),三、歸檔文書的整理,,,我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)歸檔文件整理規(guī)則中,將歸檔文件整理概括為“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒,使之有序化的過程”,文書工作環(huán)節(jié)歸檔文書整理的單位以件為單位進(jìn)行裝訂,1、歸檔文書整理的單位,以件為單位進(jìn)行裝訂。件的定義一份文件為一件◆文件正本與定稿為一件;◆正件與附件為一件;◆原件與復(fù)制件為一件;◆轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;◆請(qǐng)示與批復(fù)為一件;來函與復(fù)函為一件;◆發(fā)文稿紙及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的文件處理單與被處理文件合為一件;◆報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等,一冊(cè)(本)為一件;◆會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄一年為一件。,2、歸檔文書整理的原則(要求),1)遵循文件形成的自然規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和完整性(立足于本單位,以問題為主);2)嚴(yán)格區(qū)分文件的不同價(jià)值;3)便于文件的保管和利用。,任務(wù)實(shí)施,李蕓年末該如何完成公司數(shù)十份文件的整理與歸檔,1、依據(jù)公司文書歸檔范圍,確定歸檔文件(表223);2、修整文件(P44);3、裝訂文件裝訂順序圖221;對(duì)方方式圖222;裝訂方法三孔一線式裝訂、不銹鋼夾裝訂;不銹鋼書釘裝訂4、辦理移交歸檔文件移交手續(xù)(清單)表224,1、企業(yè)文書歸檔范圍2、歸檔文書的初步整理,本節(jié)知識(shí)應(yīng)用,應(yīng)用知識(shí)點(diǎn),一、歸檔文件整理練習(xí)將下列各組文件進(jìn)行歸檔整理。要求操作規(guī)范、完整。,練習(xí)1①上海自行車一廠1993年生產(chǎn)計(jì)劃②上海自行車一廠1993年生產(chǎn)情況報(bào)告③上海自行車二廠1993年生產(chǎn)計(jì)劃④上海自行車二廠1993年生產(chǎn)情況報(bào)告⑤上海自行車三廠1993年生產(chǎn)計(jì)劃⑥上海自行車三廠1993年生產(chǎn)情況報(bào)告,練習(xí)2①縣人民政府關(guān)于做好2003年防汛工作的通知②縣人民政府關(guān)于2003年防汛工作的報(bào)告③縣人民政府關(guān)于再接再勵(lì)繼續(xù)做好防汛防臺(tái)的工作④縣人民政府關(guān)于防汛、防臺(tái)工作的總結(jié),練習(xí)3①海賓市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)工人的計(jì)劃②海賓市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)工人的工作報(bào)告③海賓市工業(yè)局關(guān)于加強(qiáng)物資管理的通知④海賓市工業(yè)局關(guān)于加強(qiáng)物資管理的幾項(xiàng)規(guī)定,二、技能訓(xùn)練,作為公司的辦公室秘書,你收集到以下文書47。1、請(qǐng)判斷哪些文書需要整理歸檔2、請(qǐng)對(duì)這部分歸檔文書進(jìn)行整理。3、將排序結(jié)果寫出來。,
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